الاتصال التقني

تخدم جميع الاتصالات التقنية غرضاً معيناً وعادةً لتوصيل الأفكار —والمفاهيم إلى الجمهور أو توجيه الجمهور_, في مهمة^. معينة ويستخدم محترفوا الاتصال التقني تقنيات مختلفة لفهم الجمهور و، عند الإمكان، اختبار المحتوى على الجمهور. المستهدف على سبيبل المثال، إذا لم يقم العاملون في البنك بإيداع الودائع، بشكل صحيح فسيقوم المتصل الفني بمراجعة المواد التعليمية (أو عدم وجودها), ومقابلة العاملين في البنك لتحديد الأخطاء المفاهيمية ومقابلة الخبراء في الموضوع لمعرفة الإجراءات الصحيحة، وتأليف مواد جديدة في الإجراءات الصحيحة، واختبار المادة على العاملين في البنك^.

وبالمثل، فإن مدير المبيعات الذي يتسائل أي من موقعين أفضل لمتجر جديد قد يطلب من متخصص تسويق دراسة المواقع وكتابة تقرير بالتوصيات. ويقوم أخصائي التسويق بتسليم التقرير إلى مسوؤل اتصال تقني (في هذه الحالة، يقوم محرر تقني أو كاتب تقني), بتحرير المستند وتنسيقه، وفي بعض الأحيان تفصيله لجعل تقييم خبير التسويق قابلاً للاستخدام لمدير المبيعات. فإن العملية ليست عملية نقل، المعرفة ولكن استيعاب المعرفة عبر مجالات الخبرة وسياقات الاستخدام. وهذا هو التعريف الأساسي للاتصال التقني.

يؤثر نوع الجمهور على العديد من جوانب الاتصال، من اختيار الكلمات واستخدام الرسومات إلى الأسلوب والتنظيم. وفي أغلب الأحيان، لمخاطبة جمهور، يجب على المتصل التقني النظر في الصفات التي تجعل النص مفيداً (قادراً على دعم مهمة ذات مغزى) وقابل للاستخدام (يمكن استخدامة في تلك المهمة). قد يسيء الجمهور الغير تقني فهم أو حتى لا يقرأ مستنداً مليئاً- بالمصطلحات في حين أن الجمهور التقني قد يتوق إلى —التفاصل الهامة لعملهم مثل تمثيل المتجهات. وغالباً لا يتوفر للجماهير المشغولة الوقت لقراءة مستندات كاملة، ولذلك يجب تنظيم المحتوى —لتسهيل البحث على سبيل المثال عن طريق العناوين المتكررة، والمسافة الفارغة، والإشارات الأخرى التي توجه الإنتباه. وتختلف المتطلبات الأخرى وفقاُ لإحتياجات جمهور معين.

قد يحتاج المتصلون الفنييون إلى ترجمة، مستنداتهم أو عولمتها، أو توطينها لتلبية احتياجات الجماهير في الأسواق اللغوية والثقافية المختلفة. وتتضمن العولمة إنتاج محتوى تقني يلبي احتياجات أكبر عدد ممكن من الجماهير وبشكل مثالي يكيف الجهور الدولي.[7] التعريب للمحتوى الفني الحالي ليلائم التوقعات الثقافية، والخطابية، والتعليمية والأخلاقية "القانونية للمستخدمين في سياق محلي معين.

الاتصال الفني في الحكومة خاصة ومفصلة. اعتمادًا على قطاع الحكومة (والبلد) يجب أن يتبع المكون الحكومي مواصفات مميزة. تتغير المعلومات باستمرار (الكتيبات الفنية، والكتيبات الفنية الإلكترونية التفاعلية، والنشرات الفنية وما إلى ذلك.)ويجب تحديث الاتصالات التقنية.

يجب أن يجمع القائمون بالاتصال الفنيون جميع المعلومات التي تتطلبها. كل وثيقة ويمكنهم جمع المعلومات من خلال البحث الأولي (المباشر) أو —البحث الثانوي باستخدام معلومات من الأعمال الحالية لمؤلفين آخرين ويجب أن يقر المتصلون الفنيون بجميع المصادر التي يستخدمونها لإنتاج عملهم تحقيقاً لهذه الغاية ويميز القائمون بالتواصل الفني عادةً الإقتباسات، وإعادة الصياغة، والملخصات عند تدوين الملاحظات.

قبل كتابة المسودة الأولية يقوم المتصل الفني بتنظيم الأفكار بطريقة تجعل المستند يتدفق بشكل جيد بمجرد تنظيم الفكرة ينظم الكاتب المستند ككل— لإنجاز هذه المهمة بطريقة مختلفة:

• التسلسل الزمني: يستخدم للمستندات التي تتضمن عملية خطية، مثل دليل تفصيلي يصف كيفية إنجاز شيء ما;

أجزاء من كائن: تستخدم للمستندات التي تصف أجزاء كائن، مثل رسم يوضح أجزاء الكمبيوتر (لوحة المفاتيح، الشاشة، الماوس إلخ);

مبسط إلى معقد (أو العكس): يبدأ بأفكار سهلة ويتحول تدريجياً إلى أفكار معقدة; خاص بالعام: يبدأ بالعديد من الأفكار، ثم ينظم الأفكار في فئات -فرعية;

عام بالخاص: يبدأ بفئات قليلة من الأفكار، ثم يتعمق أكثر.

بعد تنظيم المستند، بالكامل يقوم الكاتب عادةً بإنشاء مخطط تفصيلي نهائي يوضح بنية المستند.

تجعل الخطوط العريضة عملية الكتابة أسهل وتوفر وقتاً للمؤلف.

بعد اكمال، المخطط الكتابي يبدأ الكاتب المسودة الأولى، وبإتباع هيكل المخطط. التفصيلي إن وضع كتل مدتها ساعة أو أكثر، جانباً في مكان خال من المشتتات، يساعد الكاتب في الحفاظ على التدفق. ويفضل معظم الكتاب الإنتظار حتى تكتمل المسودة قبل أي مراجعة حتى لا يكسروا. تدفقهم وعادةَ يجب أن يبدأ الكاتب بالقسم الأسهل، ولا يكتب الملخص إلا بعد صياغة النص.

يمكن استخدام تنسيق ABC (a bstract,b ody,c onclusion) عند كتابة أول مسودة لبعض أنواع المستندات. يصف الملخص الموضوع، حتى يعرف القارئ ما يغطيه المستند. النص هو غالبية الوثيقة ويغطي الموضوعات في العمق.أخيرًا، يعيد قسم الخاتمة ذكر الموضوعات الرئيسية للوثيقة. يمكن أن ينطبق تنسيق ABC أيضًا على الفقرات الفردية—بدءًا من جملة الموضوع التي تنص على موضوع الفقرة، متبوعًا بالموضوع، وأخيراً، الجملة الختامية.

بمجرد وضع المسودة الأولية، يمكن إجراء التحرير والمراجعة لضبط المسودة في نسخة نهائية. يمكن أن يكون اختبار قابلية الاستخدام مفيدًا لتقييم مدى تلبية الكتابة و / أو التصميم لاحتياجات المستخدمين النهائيين، واقتراح التحسينات[8]، تقوم أربع مهام بتحويل المسودة الأولية إلى شكلها النهائي، الذي اقترحه فايفر وبوجارد:

في هذه الخطوة، يقوم الكاتب بمراجعة المسودة للتوسع في الموضوعات التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام، وتقصير الأقسام الأخرى—وإعادة تحديد مواضع فقرات، أو جمل، أو موضوعات.

الأسلوب الجيد يجعل الكتابة أكثر تشويقًا وجاذبية، وقابلية للقراءة. بشكل عام، أسلوب الكتابة الشخصي للكاتب غير واضح في الكتابة الفنية. يعتمد أسلوب الكتابة الفنية الحديثة على السمات التي تساهم في الوضوح: العناوين والقوائم والرسومات؛ مساحة بيضاء كبيرة، جمل قصيرة، زمن المضارع، أسماء بسيطة، فعل مبني للمعلوم، على الرغم من أن بعض التطبيقات العلمية لا تزال تستخدم الفعل المبني للمجهول، ضمير المخاطب الثاني والثالث حسب الحاجة

عادةً ما تتطلب الكتابة الفنية كنظام أن يستخدم الكاتب التقني دليل أسلوب. قد تتعلق هذه الأدلة بمشروع أو منتج أو شركة أو علامة تجارية معينة. يضمنون أن الكتابة الفنية تعكس التنسيق وعلامات الترقيم والمعايير، الأسلوبية، العامة التي يتوقعها الجمهور. في الولايات المتحدة، يعتبر الكثيرون دليل شيكاغو للأسلوب الكتاب المقدس للاتصالات الفنية العامة. أدلة الأنماط الأخرى لها أتباعها، خاصة بالنسبة لصناعات— معينة مثل دليل نمط Microsoft في بعض إعدادات تقنية المعلومات.

في هذه المرحلة، يقوم الكاتب بإجراء تعديل ميكانيكي، والتحقق من المستند لقواعد اللغة، وعلامات الترقيم، والتشويش في الكلمات الشائعة، والفعل المبني للمجهول، والجمل الطويلة للغاية، وما إلى ذلك.