Gestión de flotas

La función básica de cualquier sistema de gestión de flotas es el seguimiento de vehículos.[2] Este componente se basa normalmente en un sistema GPS, el cual puede funcionar a través de la tecnología GPRS, sistemas satelitales, de radiofrecuencia y/o la combinación de cualquiera de estas tecnologías. Una vez el sistema determina la ubicación del vehículo, dirección y velocidad, esta información es enviada a la aplicación de gestión de flotas. Como se mencionó los métodos de transmisión de datos incluyen tanto sistemas terrestres y radiofrecuencia como vía satélite.

Las comunicaciones por satélite aunque más costosas, son críticas si se va a realizar el seguimiento de vehículos en entornos remotos donde la señal celular de los operadores móviles no llega o terrenos donde debido su geografía la señal GSM/GPRS no alcanza a enlazar el posicionamiento vehicular en tiempo real.

Actualmente, las soluciones telemáticas de gestión de flotas se han afianzado como herramientas inteligentes que van proporcionan más que la mera localización y seguimiento de vehículos en el mapa. Tienen tanto potencial que estos localizadores GPS de gestión de flotas permiten analizar el rendimiento, mejorar la eficiencia y controlar los gastos.

Existen una infinidad de empresas proveedoras de rastreo satelital vehicular, que dentro de sus sistemas de gestión de flotas y rastreo satelital, manejan soluciones para administrar las flotas de transporte de carga en sus recorridos en tiempo real, tiempos de parada, desvío de rutas, control de geocercas y puntos de interés, alertas de entrada y salida de zonas previamente configuradas, para evitar sobre velocidades, horarios de llegada y de salida, posición y horario de paradas permitidas y alertas automáticas en las paradas no permitidas, entre otras funciones.

También existen proveedores de gestión de flotas donde inclusive tienen integradas funciones para el control y calidad en la conducción de los chóferes, con la finalidad de disminuir las aceleraciones y frenados bruscos por parte de los conductores, tener un control sobre el tiempo en ralentí, así como para tener una gestión integral en el mantenimiento vehicular de las flotas de los clientes.

La operatividad global de todos los vehículos se puede mejorar ya que la telemática muestra áreas del negocio que son esenciales.  Así, permitiendo reducir gastos y mejorar la productividad.

Cabe recalcar que utilizan localizadores GPS para la gestión de flotas, ayudan a impulsar la empresa mejorando la conectividad. Además, mejoran la toma de decisiones, ya que estas estarán basadas en estudios exhaustivos de rendimiento real de la flota.

Los sistemas más avanzados de gestión de flotas pueden conectarse con el ordenador de a bordo del vehículo y recopilar la información. Recopilan detalles como:

• Descripción: Placa de Licencia / Registro de Vehículo.
• Contador: Número total de viajes (Desde el encendido hasta el apagado del motor).
• Tiempo de manejo: Tiempo total con el motor en marcha.
• Tiempo vehículo parado y motor encendido: La cantidad total de motor encendido innecesariamente
• Combustible utilizado: La cantidad total de combustible utilizado por el vehículo.
• Kilometraje: distancia total recorrida.
• Número de licencia: Placa de licencia / Registro de Vehículo.
• MPG / LPK: millas por galón o kilómetros por litro.
• Velocidad promedio: Velocidad media del vehículo.

La información puede ser recibida por los usuarios en el espacio temporal que ello elijan, diariamente, semanalmente o mensualmente.

Se ha comprobado que estos elementos facilitan un aumento del ROI (retorno de la inversión) y mantienen con la exactitud el tiempo de las operaciones, disminuyendo así averías y previniendo que los vehículos queden inactivos. Logran mejoras notables en costes y servicios.

El software de gestión de flotas facilita la administración y control de las flotas a cualquier nivel. Algunas de funciones que pueden desarrollar algunos softwares son las siguientes:

• Localización del vehículo: permiten conocer desde diferentes dispositivos con conexión a internet la posición de cada trabajador en movilidad.
• Órdenes de trabajo: envían órdenes de trabajo al dispositivo del trabajador.
• Crea puntos de interés: captan la posición actual y busca puntos de interés cercanos, como pueden ser gasolineras. Además, permiten ordenarlos por precio o cercanía.
• Programan los tiempos de descanso y conducción.
• Aplicación de mensajería: permiten enviar mensajes al trabajador, así como rutas o destinos. Además, el conductor puede responder a estos mensajes y confirmar las órdenes de trabajo.
• Conducción eficiente: realizan una valoración del tipo de conducción, basado en el consumo, la velocidad, las frenadas y aprovechamiento del motor, para permitir reducir el consumo y reducir las emisiones de CO2.
• Módulo de estados: permiten conocer estadísticas de los conductores como que trabajador ha estado más tiempo trabajando, si gasta demasiado tiempo en desplazamientos o incluso si utiliza el vehículo fuera del horario laboral.
• Control de la mercancía: se puede conocer si la mercancía está a la temperatura adecuada. Además, envían notificaciones por la apertura de las puertas de vehículo para evitar que se rompa la cadena del frío.
• Delimitación de áreas y velocidades: podrán enviar notificaciones, en el teléfono móvil o por correo electrónico, cuando un vehículo entre en una zona que se haya delimitado, supere la velocidad prevista, no llegue al destino previsto, este más tiempo parado o se abran las puertas en un lugar no autorizado.

• Elegir la ruta más adecuada: con los nuevos terminales para el conductor, se pueden determinar las mejores rutas en todo momento, y con información de tráfico en tiempo real, para evitar atascos y llegar siempre a tiempo.

Estas tareas acompañan todas las fases del ciclo de vida del vehículo, desde la adquisición hasta su eliminación.

La información referente al estado del vehículo puede ser recopilada en una web o una aplicación, dependiendo del tipo de hardware instalado en las flotas.

Todas estas funciones ofrecen una gran oportunidad de rentabilizar el negocio ya que aumentan la productividad de una forma sencilla. Esto es debido a que permite el control de vehículo y de los trabajadores de forma completa para que se pueda optimizar al máximo el uso de las flotas y reducir el número de averías.[3]

La gestión de flotas también hace referencia a la gestión de embarcaciones cuando se encuentran navegando. Habitualmente las tareas de mantenimiento y gestión del estado de la embarcación son controladas por una empresa externa. De esta forma el propietario de la flota puede concentrarse en la gestión de la carga.

Los sistemas de localización de flotas, además, tienen la posibilidad para realizar el seguimiento de rastrear por satélite las embarcaciones. Esta tecnología es utilizada debido a su fiabilidad y eficiencia en la vigilancia por organismos policiales, empresas de investigación privada, minería, localización de personas y control de flotas de vehículos.

La gestión de flotas por GPS permite en tiempo real controlar la ubicación y el estado de los barcos, desde un pc, móvil o tableta conectado a internet, ofreciendo una cobertura global. Proporciona más seguridad y protección a la flota ya que envía diferentes alarmas (presencia no autorizada, fuego, agua, robo, SOS, nivel de baterías, remolcado, vuelco…).

Además, se puede controlar la velocidad, rumbo, registros de horarios de viaje (inicio y fin jornada), representación de las rutas diarias, registros de kilometraje y consumos de combustibles, registro de entradas y salidas de bases puertos o puntos de interés, control de tiempo de motor, etc.

Estos dispositivos son ideales para proporcionar una solución centralizada y un monitoreo de cualquier embarcación.

Si una persona tiene intención de robar un barco para intentar ocultarlo y camuflar la identidad del barco puede cambiar el registro del remolque y los números de serie, pero este softwares instalado en el barco seguirá proporcionando la información de ubicación y el dueño la continuará recibiendo.

Los últimos avances en gestión de flotas permiten disponer de un sistema de seguridad y control inalámbrico en los vehículos. El control y seguridad de las flotas incluye tanto la gestión de la seguridad cuando el vehículo está detenido como la posibilidad de detener un vehículo en marcha.

El tacógrafo es un dispositivo que funciona como un testigo que permite grabar y almacenar la actividad de los conductores profesionales en vehículos pesados de transporte en carretera y en transporte de viajeros. El objetivo del tacógrafo es servir como garante de seguridad para que los conductores profesionales no excedan las horas que pasan conduciendo y que descansen suficientemente para garantizar la seguridad en carretera.

Alguna de las consecuencias de no disponer de acceso remoto al tacógrafo serían: realizar rutas improductivas por no prever descansos, recibir cuantiosas multas por incumplimiento de normativa e incluso provocar accidentes por falta de descanso. Lo que podría hacer reducir la productividad de la empresa  y poner en riesgo la seguridad de la flota.

En la actualidad, el tacógrafo digital y el tacógrafo inteligente permiten la integración con sistemas telemáticos GPS de localización y gestión de flotas,  Estas soluciones ofrecen acceso inmediato de la información del tacógrafo y  permiten programar y automatizar la descarga remota del mismo sin paralizar la actividad de los conductores.[4]

Los gestores de flota que trabajan con esta integración del tacógrafo digital y de sistemas telemáticos ayudan a tomar mejores decisiones para mejorar la productividad y eficiencia de la flota (control de vehículos, tiempos de entrega, gasto de combustible, estado de la mercancía, optimización de rutas…), así como prevenir accidentes e incidencias.

Además, localiza el vehículo en caso de robo. De esta forma el gestor puede recuperar vehículos robados y reducir el riesgo de perder la carga.

Los sistemas de detención remota de vehículos ofrecen a los usuarios autorizados un sistema para evitar que un vehículo sea puesto en funcionamiento, evitar el movimiento de un vehículo y detener o reducir la velocidad de un vehículo en marcha. La desactivación a distancia permite detener gradualmente un vehículo cambiando de marchas, disminuyendo la potencia o poniendo en marcha los frenos desde una localización remota. Algunos de estos sistemas ofrecen un aviso al conductor antes de comenzar cualquier acción. Tras detener un vehículo algunos sistemas bloquean los frenos y no permiten que el motor sea puesto en marcha de nuevo.

Los sistemas de detención remota pueden estar integrados con un sistema de notificación de emergencias. En caso de emergencia un conductor puede enviar una alerta pulsando un botón en el sistema o utilizando un mando a distancia si no se encuentra dentro del vehículo. El gestor que es avisado puede enviar un equipo a realizar una comprobación, comunicarse con el conductor o desactivar el vehículo.[5]

• Facility Management
• Radiomódem