Gestión de infraestructuras

Sin un estándar de servicio definido no es posible conocer qué nivel de servicio pueden esperar los usuarios, ni realizar un control efectivo del coste de vida del activo. Un estándar de servicio definido permite al gestor de activos determinar cómo será medido el éxito o fracaso de su gestión, y el usuario sabe que esperar por el gasto realizado sobre el activo.[1]

Gestionar en relación con un estándar de servicio definido facilita el trabajo de los gestores de activos y evita la necesidad de realizar grandes mejoras o cambios en periodos cortos de tiempo, o elaborar cálculos de beneficios asociados con cada intervención realizada sobre un activo. La gestión de activos toma como aproximación el coste total de la vida del activo para desarrollar las decisiones relacionadas con la explotación, mantenimiento, reparación o sustitución de los activos.[2]

La primera tarea que debe realizarse para establecer un estándar de servicio es definir unas especificaciones objetivas y mesurables que determinen el rendimiento del activo. Habitualmente esto incluye la especificación de atributos del activo, importantes para su funcionamiento, como ubicación, tipo, peso, capacidad, etc. Unas buenas especificaciones evitan los detalles sobre el método utilizado para su utilización pero son suficientemente concretas para ser medidas de forma sencilla. Por ejemplo, para un activo “carretera” una especificación puede ser que permite el movimiento de 200 vehículos por día. Un activo de gestión de inundaciones debería ser especificado a nivel de ubicación y altura, no en términos de tiempo necesario para recuperarse de aquello contra lo que ofrece protección.

El grado de condición mínima de funcionamiento integrada en el estándar de servicio define cuando es necesario mantener, reparar o sustitutir un activo. Con un mantenimiento basado en el rendimiento, las decisiones son flexibles y dependen de la condición actual del activo, así como su edad y su perfil de deterioro futuro. Esto difiere de un plan de mantenimiento preventivo en que funciona como respuesta al deterioro de un activo.[3][4]

Por ejemplo, la limpieza de una alcantarilla se realiza cada vez que hay una tormenta que la obstruye parcialmente, en vez de cada dos semanas. El grado de condición mínima de funcionamiento debe ser determinado de forma objetiva, alineado con el impacto que supone el fallo de este activo durante su uso. Este grado ofrece un punto clave que permite realizar decisiones respecto a las inversiones.

También llamado coste total de posesión (del inglés total cost of ownership) o coste del ciclo de vida. Durante la vida de un activo se llevarán a cabo un gran número de intervenciones que permitirán cumplir el estándar de servicio acordado. Llevar a cabo cálculos de los beneficios de cada intervención individual sobre un activo, o incluso planes anuales de intervención sobre un activo tendrían una alta complejidad y un coste muy elevado. Es la suma del coste de todas las intervenciones y su efecto sobre el coste total de cumplir el estándar del servicio los que son de interés para las organizaciones.

La implementación de un sistema que mantenga un histórico de gastos, así como de la previsión realizada para cumplir el estándar de servicio puede ofrecer una herramienta sólida mediante la que evaluar las actuaciones del gestor de activos.

El objetivo de la toma de decisiones respecto a las inversiones es el siguiente:

Ofrecer el estándar de servicio determinado es una acción que puede ser cumplida de modo más o menos sencilla. La parte más compleja es la minimización de los costes de vida del activo.

Los planes de gestión de activos son planes tácticos para gestionar las infraestructuras y activos de una organización con el fin de lograr objetivos estratégicos. Normalmente, un plan de gestión de activos incluye más de una activo, tomando un enfoque de sistema, especialmente cuando un gran número de activos deben trabajar juntos para lograr cumplir el estándar de servicio acordado. Es en el plan de gestión de activos que el estándar de servicio es fijado y comparado con los estándares actuales, junto con un plan a largo plazo que muestra como una organización logrará cumplir el estándar de servicio con el mínimo coste de vida del activo.

La estrategia de un catálogo de servicios tiene como fin cubrir las necesidades del usuario del modo más efectivo y eficiente. Entre las preguntas claves de un catálogo de activos incluyen:

• ¿Es real la necesidad del servicio?
• ¿Cuál es el estándar de servicio requerido?
• ¿Son los gastos a largo plazo del catálogo actual soportables?
• ¿Se han explorado soluciones no relativas a los activos?
• ¿Qué estándar de servicio deben proveer los nuevos activos?

El resultado de esta estrategia del catálogo de activos normalmente incluye cambios estratégicos en el catálogo para lograr cumplir los objetivos estratégicos, incluidos aquellos que pueden lograrse sin el uso de activos de infraestructura.

Esto puede ser una combinación de creación o adquisición de nuevos activos, o la destrucción o mejora de los activos existentes. Dependiendo en las motivaciones para el cambio, esto puede ser para poder abastecer una nueva demanda (llevar energía eléctrica a un nuevo asentamiento), para solucionar limitaciones (ofrecer una mayor infraestructura de carreteras) o como respuesta a una reducción de la demanda (cierre de carreteras abandonadas) o lugares donde la política de inversiones ha cambiado (defensas contra inundaciones en tierras agrícolas de poco valor).

En la gestión del catálogo de activos, la sostenibilidad a largo plazo es una limitación importante. Aumentar el catálogo de activos más allá de lo que será soportable en la generación futura para mantener y operar no es sostenible. Los costes sociales y medioambientales, así como los beneficios deben ser considerados para ofrecer un plan sostenible.

La gestión de proyectos de mejora es la gestión de un plan a medio plazo dentro de una serie de proyectos que permiten cumplir los objetivos estratégicos identificados en el catálogo de activos. El programa de mejora incluye una mezcla de adquisición o creación de activos, así como cambios en los existentes para mejorar el estándar de servicio, o en caso de retirada o eliminación de activos, reducir el estándar de servicio. Controlar el inicio de los proyectos de cambio es una función importante de la gestión de proyectos de mejora.

El cambio del nivel de servicio de un activo requiere una consideración de los costes y beneficios. A menudo esto incluye consultas con los usuarios e interesados que pueden ser afectados por el cambio. A consecuencia de esto, los cambios de estándar de servicio son gestionados como un proyecto. En la fase de desarrollo de cada proyecto, una caso de negocio para el cambio es necesario cuando las opciones son desarrolladas, comparadas y consultadas antes de seleccionar la opción más adecuada. Una vez se determina la inversión, la gestión de los riesgos y costes durante la fase de implantación es responsabilidad del jefe de proyecto antes de completar el desarrollo y que el gestor de activos tome su lugar.