Secretario (administración)

Secretario o secretaria (del latín secretarĭus[1]) es la persona que ejerce como asistente de dirección o administrativo, encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requiera confidencialidad (es decir, lo secreto), de personas de cierto poder, como monarcas, papas, presidentes, directores etc

Pamela Turnure, secretaria de prensa de la primera dama, al lado de una corresponsal extranjera, en una oficina ubicada en Estados Unidos (1961).

Este significado todavía se da en varios países del mundo anglosajón o latinoamericano con los cargos políticos de secretario de estado o con el significado de «ministro» de un departamento importante de gobierno, como Home Secretary, Foreign Secretary y otros. Muchas organizaciones grandes tienen como máximo cargo administrativo o de gestión, como secretario general.

Según el tipo de organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina. Existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en cargos de alto nivel en las empresas.

Sus funciones están relacionadas con el trabajo de oficina:

• recibir documentos;
• atender llamadas telefónicas;
• atender visitas;
• acompaña a todos lados
• archivar documentos;
• realizar cálculos elementales;
• informar todo lo relativo al departamento del que depende;
• estar al pendiente de la tramitación de expedientes;
• tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones;
• poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa;
• tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan;
• amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional dedicada al secretariado es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que este no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.