Archivistique

Le respect des fonds impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produits.

Ce principe implique de respecter l'intégrité matérielle et intellectuelle de chaque fonds d'archives sans tenter de séparer les uns des autres les documents qui le composent et sans les répartir dans des catégories artificielles en fonction de leur sujet. Classement et instruments de recherche (répertoire, inventaire, bases de données, etc.) doivent permettre au chercheur de ne pas perdre de vue le lien organique unissant chaque document à l'entité qui l'a produit.

Le cycle de vie de l'information (cycle de vie des documents) est un concept qui décrit les différentes étapes de la vie d'un dossier, depuis la production des documents (création ou réception) jusqu'à leur élimination ou leur conservation à long terme (archivage).

L'archivistique contemporaine francophone distingue généralement deux phases principales d'utilisation de l'information (active et inactive) ou trois âges en fonction de la responsabilité et de la valeur des dossiers (archives courantes pour les dossiers actifs et archives intermédiaires pour les dossiers clôturés à valeur probante, archives définitives pour les dossiers à valeur archivistique).

Armoire des archives électroniques du site de Fontainebleau (Archives nationales de France).

Au cours du temps, et en ce moment même, de nombreux documents disparaissent à tout jamais, privant ainsi les générations futures d'une part importante de leur patrimoine. Que cela soit par processus naturel, papier acidifié qui tombe en poussière, cuir, parchemins, films et bandes magnétiques attaqués par la lumière, la chaleur, l'humidité ou la poussière, ou par causes naturelles, telles qu'inondations, incendies, ouragans, tempêtes, séismes, sans oublier les destructions volontaires causés par l'homme, incendies criminels, destruction de documents, en cas de guerre ou de purification ethnique. Les documents privés, que nous possédons tous dans nos armoires, n'échappent pas non plus à la règle. De simples photos de famille, mais qui ont toute leur importance pour leurs détenteurs peuvent en subir les frais. À ce propos, il est conseillé d'en garder une double copie, stockée dans un lieu différent.

De meilleurs locaux de stockage, répondant aux normes pour une bonne conservation, la numérisation de documents, sont parmi d’autres mesures un frein à cette perte.

L'UNESCO a dressé une liste de bibliothèques et d’archives, qui ont été détruites au cours du XX^e siècle. Elle ne tient pas compte des documents postérieurs à 1996, date de sa rédaction.

Nous pouvons toutefois mentionner les manuels archivistiques les plus anciens qui sont historiquement connus. Imprimés en 1571, ces documents ont probablement été composés au cours de la première moitié du XVI^e siècle. Leur auteur, l’aristocrate allemand Jacob von Rammingen, peut être considéré comme le « père » (prédécesseur) de ce sujet académique. Il a fondé une tradition archivistique qui en Allemagne a persisté pendant au moins deux siècles. La théorie archivistique a été formulée pour la première fois par lui.

Une réflexion plus systématique sur les documents d'archives prend la forme, au XVII^e siècle, d'une recherche des moyens de distinguer les documents authentiques de ceux qui ont été falsifiés ou fabriqués après coup : c'est la diplomatique, dont une des bases est la comparaison systématique des actes d'un même souverain ou d'une même autorité ou datant de la même époque aux fins de repérer constantes et différences. Ce travail n'est toutefois possible qu'à condition que les archives soient non seulement conservées, mais classées et rendues accessibles par des instruments de recherche qui en décrivent le contenu. C'est dans cette perspective que sont menés, au XVIII^e siècle, les premiers travaux qu'on peut considérer comme relevant de l'archivistique : ils consistent à dégager les principes directeurs du classement des archives et de l'établissement des instruments de recherche.

Le De re diplomatica publié en 1681 par Jean Mabillon, bénédictin de la congrégation de Saint-Maur, est livre fondateur de la diplomatique.

• Jacques Wencker, né le 8 juillet 1668 à Strasbourg, actif comme archiviste en cette ville en 1713, auteur d'un Apparatus et instructus archivorum ex usu nostri temporis.
• La Diplomatique pratique de Pierre Camille Le Moine publié en 1765 aura importante répercussion sur les pratiques des archivistes.
• Jean-Guillaume de Chevrière, Le Nouvel archiviste, 1775. Voir en ligne.

La Révolution française s'est fait un principe de l'accessibilité à tous les citoyens français des archives des pouvoirs publics. En conséquence, un imposant réseau de services d'archives fut engendré, qu'il fallut doter de règles. C'est à Natalis de Wailly qu'on doit, dans une circulaire envoyée en 1841 par le ministre de l'Intérieur aux Archives départementales, la première conceptualisation du principe du « respect des fonds ». Dans la pratique, ce principe existait déjà ici et là, et pas seulement en France.

Ce principe du respect des fonds, qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, est un des concepts de base de la discipline archivistique. La constitution des fonds d'archives, d'autre part, et leur utilisation pour prouver des droits et concourir à l'administration, puis comme source de l'histoire est, à partir du XIX^e siècle, le grand sujet de réflexion et d'inquiétude des archivistes.

La constitution des fonds ne va pas de soi et il s'en faut de beaucoup que les documents passent de façon régulière et efficace des bureaux administratifs où ils sont produits aux institutions d'archives où ils doivent être conservés. Le rôle de l'archiviste dans le processus de création des documents et sa place par rapport aux personnes et organismes produisant ou détenant des archives deviennent donc des thèmes majeurs de l'archivistique.

Une question connexe est celle de l'usage des documents archivés. Produits et conservés à l'origine comme preuves, donc pour répondre aux besoins de ceux qui les détiennent, notamment en matières financière et juridique, ils peuvent aussi servir à mieux connaître le passé et à écrire l'histoire. Or ces deux usages ne sont pas forcément successifs, mais peuvent être concomitants, à la fois parce que les documents peuvent garder très longtemps leur fonction de preuves (c'est le cas des titres de propriétés et des accords et traités internationaux, par exemple) et parce que la recherche historique peut porter sur des périodes et des événements récents.

Dès lors les archivistes doivent trouver les moyens de concilier le souci des autorités de voir protéger certains secrets avec la volonté du public que les archives soient bien conservées et aisément consultables. Toute la réflexion en matière archivistique depuis la Première Guerre mondiale est ainsi consacrée à l'élaboration de solutions à ces problèmes. Les principales sont :

• la « théorie des trois âges » (autre concept de base de l'archivistique), qui analyse le cycle de vie du document en trois phases ;
• l'élaboration progressive dans chaque pays de lois et de règlements obligeant les administrations à tenir compte, lors de la production des documents, de la vocation de certains d'entre eux à devenir des archives (procédures de Registratur dans les pays de culture allemande et de Records Management dans le monde anglo-saxon) et soumettant les destructions à l'accord des archivistes ;
• la définition de la place des institutions d'archives dans l'administration et dans la société, qui est très variable selon les pays ;
• la définition des fonctions de l'archiviste, qui ne sont plus seulement de conserver, mais aussi de collecter, de communiquer, et de valoriser.