Déclaration sociale nominative

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En août 2001, un chargé de mission du Ministère chargé de l'emploi à la Délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle, Michael Chétrit, est chargé de rédiger l'avis de sa direction à l'attention de la Cour des comptes sur les problèmes posés par la multitude des codes-types nécessaires pour remplir les bordereaux récapitulatifs des cotisations URSSAF (près de 1000 codes-types). Il propose à sa hiérarchie, au GIP Modernisation des données sociales (Éric Hayat) ainsi qu'à divers services de la Direction de la Sécurité Sociale une transmission directe à partir du logiciel de paye. Il constate que le système simplifierait grandement la charge administrative des entreprises. Le système présentait également de nombreux avantages en termes de collecte de données statistiques utiles au pilotage de la politique de l'emploi. Sa mise en œuvre s'avérait en revanche particulièrement complexe sur les plans techniques et organisationnels, la collecte des déclarations sociales obligatoires étant opérée concurremment par de nombreux organismes de sécurité sociale disposant d'un grand nombre d'agents chargés d'enregistrer les déclarations papier. Ce traitement ayant un coût, les organismes se vendaient les fichiers ainsi constitués. À compter de juillet 2006, le chef de service de la délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle (Bertrand Martinot, conseiller social à l'Elysée en 2007 puis Délégué général à l'emploi en 2008) transmet la proposition au Cabinet du ministre chargé de l'emploi et au directeur de l'Acoss (Jean-Luc Tavernier). Après le lancement d'une étude de faisabilité ouverte par le GIP-MDS le 25 octobre 2006, le ministre délégué à la sécurité sociale (Philippe Bas) annonce officiellement le chantier le 5 mars 2007 avec l'accord du cabinet du Premier ministre.

Fin 2011, la maîtrise d’ouvrage stratégique est confiée à une Mission interministérielle de simplification et de normalisation des données sociales, missionnée par le ministre des Affaires Sociales et le ministre du Budget et dirigée par Jean-Louis Bühl (Lettre de mission du 29 décembre 2011 signée par le Directeur de la DSS et décret du 18 avril 2012[8]). Elle est chargée de déterminer le contenu et les objectifs de la DSN, de mettre en place les conditions de sa réussite en lien avec le GIP-MDS et ses membres, d’instaurer des échanges avec l’ensemble des administrations, de veiller à l’adaptation des textes nécessaires.

L'article 35[2] de la loi de simplification du 22 mars 2012, institue la DSN avec 2 jalons :

• Janvier 2013 : ouverture au volontariat des entreprises et premier périmètre déclaratif ;
• Janvier 2016 : obligation pour toutes les entreprises privées et les EPIC de transmettre la DSN à un périmètre élargi d'OPS.

Ce dernier jalon a été reporté à janvier 2017 par le décret n° 2016-611 du 18 mai 2016[3] fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la DSN.

Un arrêté du 30 novembre 2016[9] fixe les données à transmettre aux administrations et organismes de protection sociale (OPS) en précisant, pour chacune d'entre elles, la catégorie, la nature et le destinataire.

La DSN a plusieurs objectifs[12] :

• Permettre un allègement du fardeau administratif. La simplification des processus de travail permet un gain de temps grâce à l’automatisation de tâches et la constitution de la déclaration directement par le logiciel à partir des données de la paie.
• Pallier la multiplicité et l’hétérogénéité des formalités sociales qui présentent de nombreux risques et en particulier la perte de droits pour les assurés. La DSN vise à apporter une sécurisation des processus avec une diminution des erreurs de saisie et une fiabilisation des données transmises.
• Permettre une diminution du nombre des données collectées. À titre d'exemple, la réduction entre le nombre de données demandées en phase de démarrage et le nombre actuellement demandé en cumulant les formulaires obligatoires en place est estimée à 36 %. L'ambition, à terme, est de diviser par 3 le nombre de données actuellement demandées.
• Suivre l'évolution des pratiques informatiques en matière de dématérialisation et d’échange de données informatisé.

La première simplification est que contrairement aux déclarations précédentes qui détaillaient par organisme de protection sociale les besoins d'informations dans le vocabulaire de chaque organisme, la DSN part de l'existant, la paie et de son vocabulaire. Ce changement de paradigme est important : dès lors que l'entreprise a fait ses actes de gestion (dans ce cas la paie), elle n'a rien à "déclarer", elle envoie un sous-produit directement généré à partir de ces actes de gestion.

La DSN s’effectue sur un point de dépôt unique pour tous les organismes au lieu de plusieurs points de dépôt. Il s’agit de net-entreprises.fr[13] pour le régime général et de msa.fr[14] pour le régime agricole. Les utilisateurs ont la possibilité d’accéder au point de dépôt par le navigateur web, ou bien de manière automatique en passant par une interface de programmation applicative (API) publique. Les échanges de données informatisés (EDI) se font directement depuis le logiciel de paie, ou par l'intermédiaire d'un concentrateur[15].

A ce jour, la DSN remplace[16]:

• 8 formalités liées au chômage ou à la maladie ou au suivi des effectifs DARES
• 17 formalités DUCS - recouvrement
• 13 formalités annuelles ou ponctuelles
• 7 procédures spécifiques (5 nouvelles procédures qui n'existaient pas antérieurement et 2 nouvelles à destinations des salariés, introduites depuis la généralisation de la DSN à l'ensemble des entreprises

La DSN alimente par ailleurs le compte personnel de formation[17] et le compte de pénibilité.

La DSN simplifie les démarches pour les salariés et permet un traitement plus rapide des dossiers, tout en diminuant les risques d’erreur ; tous les organismes recevant directement les informations qui concernent leur périmètre.

Elle simplifie, sécurise et fiabilise les déclarations pour les employeurs (d'où un rapide retour sur investissement[7]) en remplaçant la majorité des déclarations sociales.

Elle permet aux organismes de protection sociale un rapprochement simplifié entre cotisations et prestations.

Depuis janvier 2019, la DSN est devenue le vecteur déclaratif du prélèvement à la source pour l'impôt sur le revenu[18] avec notamment la transmission du taux du prélèvement à la source de chaque salarié à l'employeur.

Elle complexifie certaines démarches. Elle oblige à une augmentation des déclarations en adoptant un rythme mensuel (et non plus trimestriel comme certaines contributions sociales comme l'Urssaf par ex.) et reste peu adaptée aux contrats multiples (salariés de l'audiovisuel et du spectacle par exemple). La profusion des typologies des paramètres sociaux dans le droit du travail français fait de cette DSN un outil numérique centralisé difficile à paramétrer. En outre, cet outil entièrement "en ligne" possède un caractère opaque et une nomenclature très technocratique, peu intuitive, pour les TPE. (voici un exemple de message d'erreur : "Pour un versement individu (S21.G00.50), s'il existe au moins un sous-groupe "Rémunération - S21.G00.51" de type (S21.G00.51.011) "001 - Rémunération brute non plafonnée" dont le montant (S21.G00.51.013) est non nul, alors il doit être renseigné au moins une rubrique "Code de base assujettie - S21.G00.78.001" avec la valeur "03 - Assiette brute déplafonnée" ")

Le déploiement de la DSN s'est effectué en plusieurs phases[21] :

• phase 1 : d'avril 2013 à septembre 2015
• phase 2 : de février 2015 à décembre 2016
• phase 3 : à partir de septembre 2016
• puis généralisation (aux entreprises privées et aux EPIC) : janvier 2017 (régime général) et avril 2017 (régime agricole)

Le déploiement dans le Secteur Public s'est fait aussi ensuite en 3 temps : 2022, 2021 et 2022 pour s'appliquer désormais à l'ensemble de la Fonction publique[22].

Les entreprises - ou leur mandataire comme les experts comptables - transmettent les données mensuellement, à l'issue du processus de paie, via un point d'accès unique (portail Net-entreprises[23]).

Les transmissions sont opérées en échange de données informatisé (EDI) soit en mode dépôt de fichier, soit en mode machine to machine c'est-à-dire directement à partir du logiciel de paie.
Les données sont envoyées par le logiciel de paie selon les modalités suivantes :

• Transmission mensuelle et dématérialisée de données tous les 5 ou 15 du mois M+1 (en fonction de l’échéance DUCS pratiquée) ;
• Transmission de signalements événementiels allégés, transmis au fil de l’eau dès leur survenance pour garantir la prise en charge des salariés dans les délais de référence.

Les employeurs ou leur expert-comptable transmettent également les signalements événementiels[24] :

• Arrêt de travail pour maladie, maternité, paternité ou adoption, accident du travail ou maladie professionnelle (AT/MP)[25]
• Reprise anticipée de travail si le salarié reprend son activité au sein de l'établissement avant la date de fin stipulée dans l'arrêt
• Fin de contrat de travail unique (FCTU) pour tout départ d'un salarié de l'établissement[26]
• Amorçage des données variables (non obligatoire) permettant la transmission d'informations pouvant avoir un impact sur la couverture des droits des salariés ainsi que le calcul du prélèvement à la source

Les messages mensuels et événementiels sont ensuite traités par l'Acoss (Agence centrale des organismes de sécurité sociale) pour le régime général et la MSA (mutualité sociale agricole) pour le régime agricole qui ont la charge de vérifier leur conformité aux contrôles de forme définis dans la norme et de fournir un certificat de conformité ou, le cas échéant un bilan d’anomalies.
Les données nécessaires aux assurances sont transmises directement aux institutions de prévoyance, mutuelles ou assurances concernées.
Pour les organismes de sécurité sociale et les services de l’État, la Cnav (Caisse nationale de l'assurance vieillesse des travailleurs salariés) conserve les données de rémunération des salariés et alimente directement le ministère du Travail pour les déclarations et enquêtes de mouvements de main d’œuvre.
Lors de la survenance d’événements qui les concernent, les éléments nécessaires sont adressés directement aux organismes concernés : Caisse Nationale d'Assurance Maladie (CNAM), Pôle emploi.