Lettrage comptable

L'association des deux opérations est faite manuellement entre les factures et les règlements qu'ils sont censés solder. Cette technique était courante tant que les comptes du grand livre se tenaient manuellement.

Par un programme, depuis l'ouverture de la comptabilité à l'informatique. La méthode est identique, mais le lettrage est établi par recherches opérationnelles ou au clavier par factures payées. Il est établi soit a priori, soit a posteriori.

• a priori : chaque facture est identifiée par un code unique (souvent un numéro). À chaque fois qu'on enregistre un règlement, le système impose d'enregistrer en même temps un code facture. Chaque règlement est associé à une facture (ou une répartition du règlement est associé à n factures), il suffit d'éditer la liste des factures dont les règlements associés sont inférieurs au montant de la facture pour connaître l'état des factures restant à régler.

• a posteriori : l'ordinateur s'efforce d'associer deux écritures en s'appuyant sur des éléments identiques dans chacune d'elles, fréquemment le montant ou le libellé. Dans les cas simples (exemple : une facture a donné lieu à un règlement), le lettrage a posteriori donne des résultats pertinents. Dès que la situation se complique (exemple : une facture réglée en plusieurs fois, ou un règlement qui regroupe n factures), la qualité du lettrage décroît rapidement.

Le lettrage automatique est une opération comptable qui consiste à associer des règlements avec des factures via un système informatisé. Le programme informatique permet de récupérer le détail des écritures de compte. En cas de concordance, l’association entre les règlements et les factures est effectuée automatiquement. Les lignes d’écritures comptables non lettrées dans les comptes sélectionnés sont ainsi affectées sans aucune ressaisie, grâce à un enchaînement automatique de critères de lettrage. Ce type de solution agit comme un véritable assistant de lettrage en traitant toutes les opérations de pointage et de lettrage souvent chronophages et fastidieuses.

Les solutions comptables moderne et de gestion d´entreprise permettent de ne pas utiliser cet ancien système de marquage de la réconciliation. Car automatiquement ils marquent les frais et les recouvrements avec la référence de la facture payée, qu´elle soit payée totalement, partiellement ou même en plusieurs fractions, faisant dans ce dernier cas une division automatique du paiement pour marquer chaque partie du même, correspondant à chaque facture.

Ce qui est expliqué pour les frais est aussi applicable aux recouvrements, aux remboursements des factures, acomptes et dépôts.

L´usage d´une référence supplémentaire comme le “Lettrage” pour ce marquage, qui est typique des applications de comptabilité du dernier siècle, n´est désormais plus nécessaire, étant la même référence du document payé/remboursé la meilleure solution de marquage.

Le lettrage comptable s'opère à la suite de la saisie des écritures de règlements par comptes individuels. La même lettre attribuée le sera toujours au moins à une écriture de règlement au crédit d'un compte client et à une facture passée au débit du même compte et de même valeur. Un règlement soldera toujours une ou plusieurs autres écritures, sinon il s'agit d'un litige qui exigera la levée de celui-ci avant un lettrage ultérieur. Lettrage de comptes à ne pas confondre avec rapprochement de comptes qui concerne toujours le pointage d'écritures passées sur deux comptes différents. Exemple : une différence de solde entre le compte du client A et celui de son fournisseur B, qui se rencontrent pour effectuer le pointage des écritures comptables afin de détecter l'écriture erronée ou manquante, responsable de la différence entre les deux comptes. La liste des opérations non pointées fera l'objet d'une attention particulière des responsables comptables de l'entreprise et même des commissaires aux comptes. Les principaux comptes pour lesquels le lettrage a un intérêt sont les comptes de tiers (la classe 4 dans le plan comptable français) Aujourd'hui tous les logiciels de comptabilité proposent des options, plus ou moins sophistiquées, de lettrage des écritures à solder : périodicité du lettrage (lettrage en continu ou à une date précise) ; qualité (saisie a priori des informations nécessaires au lettrage permettant un lettrage parfait ou rapprochement heuristique) ; verrouillage définitif ou non du lettrage ; liberté de définir la liste des comptes auxquels s'applique le lettrage etc.

Exemple de lettrage comptable.

Exemple : la démarche de lettrage consiste à associer pour un compte client ou fournisseur :

• les écritures correspondant aux transactions (factures, avoirs)  ;
• leur règlement.

La somme des écritures débitrices sélectionnées pour un lettrage doit être égale à la somme des écritures créditrices sélectionnées.