Système de gestion de contenu

Au travers d'interfaces web, les SGC sont accessibles quel que soit le type de système d'exploitation au moyen d'un navigateur Web. Ainsi, les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer de logiciels spécifiques supplémentaires. Grâce aux standards du web, les SGC offrent donc un format de données lisible (HTML et ses dérivés RIA), imprimable et stockable par tous, ce qui facilite l'échange et l'accessibilité des documents. Un SGCD permet de gérer et de générer le code source des projets pour l'exporter.

C'est un principe fondateur de la gestion de contenu :

• le contenu est stocké le plus souvent dans une base de données, structurée en tables et en champs. C'est le contenu des champs de la base qui est créé/modifié par le rédacteur, et non pas la page elle-même. On parle de site « dynamique » ;
• la présentation est définie dans un gabarit. Le gabarit définit deux choses : la mise en page proprement dite - via les feuilles de style (parmi lesquelles les CSS, ou les règles de transformation XSLT), et la structuration des données, au moyen de standards tels que XML, ainsi que les informations extraites de la base de données (de même que l'endroit où celles-ci doivent être affichées et sous quelles conditions).

Du fait du principe de séparation contenu/présentation, les rédacteurs peuvent se concentrer sur le contenu. L'édition des pages est considérablement simplifiée. Deux mécanismes sont proposés :

• une interface WYSIWYG qui propose une interface graphique de mise en forme similaire à celle qui existe dans un traitement de texte ;
• l'utilisation de balises simplifiées, visant à mettre le texte en forme. Il en existe plusieurs types, dont le plus répandu est BBCode. On peut aussi citer des alternatives plus modernes telles que Markdown ou Textile. Les wikis qui ne sont pas WYSIWYG utilisent le wikitexte.

Pour aider les contributeurs à saisir plus simplement des contenus, de nombreux outils de gestion de contenu proposent des fonctions d'édition « inline », c'est-à-dire d'édition depuis la partie visible du site sur internet (appelée aussi front-office, en jargon informatique).

La théorie de l'information affirme que plus il y a d’informations, plus le désordre augmente. En pratique, lors de la recherche d'une information spécifique, toutes les autres créent du bruit. Pour y remédier, un SGC propose habituellement de multiples mécanismes de tri plus ou moins complexes comme :

• les hyperliens, qui permettent de référencer les articles entre eux ;
• un moteur de recherche sur le texte ;
• des tris spécifiques (par date de modification, auteurs, liens…).

La majorité des SGC offrent la possibilité de catégoriser l’information, de l’indexer ou d’utiliser des taxinomies pour améliorer les méthodes de recherche et l'affichage des contenus. On peut donc créer des catégories de contenus, des sections (ou rubriques), voire des mots clés favorisant l’indexation.

La multiplication d’une vue, des mécanismes de choix, diminue la profondeur de l’information par rapport à la page d’entrée en multipliant les chemins, et la rend donc plus accessible.

Par le biais de l’interface d’administration, les systèmes offrent le plus souvent la possibilité de gérer les utilisateurs et leurs droits. C'est-à-dire de leur donner accès ou non aux fonctionnalités du système. Les fonctionnalités sont multiples et variables selon la plate-forme, très basiques comme un droit de lecture/écriture sur un article, ou plus élaborées comme un droit de modération d’autres utilisateurs. Afin de gérer plus globalement les droits des utilisateurs, certaines solutions de SGC permettent de créer et gérer des groupes d'utilisateurs. Les utilisateurs sont ensuite intégrés aux groupes. Pour répondre aux besoins des organisations, la plupart des outils de SGC permettent l'interfaçage avec des annuaires d'entreprises (LDAP, AD).

Lorsque plusieurs personnes ou entités travaillent sur un même document, elle fournit un outil qui trace les évolutions, et permet de visualiser/gérer les modifications et les éventuelles situations conflictuelles. Grâce à elle, on peut également savoir qui a apporté telle modification et quand.

En fonction des centres d’intérêt des lecteurs, certains SGC actuels permettent de présenter un contenu de manière personnalisée tout en exploitant le même contenu original. Par exemple, une organisation fournit la même base documentaire mais des présentations différentes à ses différentes parties prenantes : pour une entreprise, ce peut être ses clients, ses fournisseurs, ses catégories de personnels, et ses actionnaires.

Plusieurs parties prenantes peuvent trouver avantage à travailler sur un espace commun privé, lié à une communication précise (suivi d’une relation client pour une entreprise et son fournisseur), tout en gardant une trace historique matérialisable (en général par la couleur) permettant de savoir qui a modifié quoi. Un logiciel précurseur dans le domaine a été Lotus Word Pro, dont Microsoft Word reprit plus tard cette fonction.

Il s’agit de mutualiser les contenus de plusieurs organisations tout en présentant le contenu d’informations issues de sources différentes avec leur mise en page, comme le font les journaux qui diffusent les dépêches d’agences de presse. Ce mécanisme s’appelle généralement la syndication de site.

La plupart des projets SGC libres fonctionnant sur le Web proposent de créer des forums associés aux articles pour laisser les visiteurs réagir. Ils sont la base du succès des sites de nouvelles en fil. On a pu^[Qui ?] constater sur des sites comme Slashdot que les commentaires des lecteurs apportaient eux-mêmes une valeur ajoutée à l’information^{[réf. souhaitée]}, la scindant en deux blocs :

• l’information institutionnelle, qui apporte ce qui peut être émis par une source dite de confiance ;
• l’information officieuse qui, par un mécanisme de retour, permet d’obtenir : la validation, la correction, la discussion d’une information, et son enrichissement par tout lecteur.

Le commentaire fait évoluer les outils logiciels d’édition (destinés à la simple diffusion d’information) vers des outils de communication. En effet, la communication est bilatérale, à la différence de l’information, unilatérale.

Ceci est probablement la plus grande évolution qui implique un changement profond de notre façon de considérer le partage de la connaissance et d’appréhender le web. En effet, d’un côté le diffuseur d’information, en proposant un forum de réactions, prend les risques inhérents à l’expression publique (juridiques et rédactionnels) et, de l’autre, l’utilisateur prend le risque de la modification/suppression de son contenu par les auteurs du site.

Il est certain qu’il pourrait être décidé^{[style à revoir]} que seules les personnes utilisant la signature numérique puissent réagir afin que tous soient responsables de leurs dires, mais qu’advient-il alors de l’anonymat qui permet la liberté de parole ?^{[style à revoir]} Il est probable^{[style à revoir]} que les personnes devront se baser sur la confiance qu’ils ont dans l’éthique des éditeurs, et les éditeurs espérer que la loi ne les tienne pas pour responsables en toutes circonstances des propos des lecteurs^{[réf. souhaitée]}.

Cette section ne cite pas suffisamment ses sources (février 2017). 

Pour l'améliorer, ajoutez des références de qualité et vérifiables (comment faire ?) ou le modèle {{Référence nécessaire}} sur les passages nécessitant une source.

Ces logiciels ont amélioré leurs qualités :

• la sécurité informatique, en particulier pour empêcher la prise de contrôle par des tiers, est désormais correcte voire excellente (prise en charge native de SSL, voire Kerberos) ;
• la qualité du code (PHP, Python, PERL…) : il est de mieux en mieux indenté, commenté (donc plus clair), ce qui favorise l’identification des bugs et l’amélioration par la communauté ;
• la qualité des documents informatiques publiés, la qualité du code HTML, JavaScript, etc., le respect des normes ainsi que l’ergonomie.

La mise en conformité avec le standard XHTML et l’actualisation des méthodes de programmation des concepteurs avec des méthodes telles que l’Extreme programming ont permis une nette amélioration de la qualité des systèmes de gestion de contenu.

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