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Aunque las tablas almacenan todos tus datos, únicamente los tres objetos restantes de Access te permiten trabajar con ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de interactuar con la base de datos.
Se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando te postulas para un trabajo, te registras en el médico o cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.
La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
Con Access puedes diseñar tus propios formularios, facilitando la manera en que ingresas la información a la base de datos.
Puedes incluir campos de una o varias tablas, e configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.
Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: ¿cuál es la dirección de determinado cliente?, al contrario, resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes.
Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla, de forma rápida y sencilla.
Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específicos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
Son muy útiles ya que presentan tus datos en un formato fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.
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