Cómo entregar documentos judiciales

Busca a la persona a quien debes notificar. Para realizar la entrega personal, necesitas saber más sobre la ubicación y los hábitos de la persona a quien notificarás. Debido a que a la mayoría de las personas no les gusta ser demandadas, retrasarán lo más posible una demanda potencial y harán todo lo posible para evitar la entrega de la notificación. Si puedes proporcionarle al servicio de entrega la posible ubicación del demandado y la hora en que podría encontrarse, ahorrarás tiempo y dinero.^[7]

Entrégale los documentos directamente al demandado. El encargado de notificar deberá proporcionarle al demandado una copia de los documentos judiciales. El que notifique se presentará ante el demandado expresando “Estos son documentos judiciales” y le entregará las copias de todos los documentos relacionados al caso.^[8]

• Tal vez el demandado se niegue a aceptar los documentos. Si eso sucede, el que notifica los dejará cerca y se irá. Al hacerlo, se cumplirá con los requisitos, aunque el demandado rechace los documentos o los tire.
• La entrega personal es el método preferido, por ello, siempre debe considerarse antes de optar por algún otro.

Completa un formulario de prueba de entrega. Luego de entregarle los documentos judiciales al demandado, el que notifica deberá completar el formulario necesario y firmarlo ante un notario público. Luego, presentarás al juzgado el formulario junto a los demás documentos.

Págale al secretario del juzgado. En muchos lugares, puedes pagarle una pequeña cantidad de dinero al secretario del juzgado para enviar los documentos judiciales al demandado, ya sea mediante correo certificado o de primera clase, dependiendo del servicio que se requiera por el tipo de documento.

• Por lo general, el monto es mínimo y puedes recuperarlo si ganas el caso.
• En algunos lugares, la entrega por correo debe ser realizada por el secretario del juzgado. Por esta razón, no podrás enviar los documentos tú mismo. Revisa las leyes estatales para enterarte sobre este tipo de entrega y para que conozcas las restricciones.

Envía los documentos por correo certificado. En algunos lugares, se pueden enviar los documentos al demandado sin tener que ir ante el secretario del juzgado. Si este es tu caso, aquellos documentos deberán enviarse mediante correo certificado o registrado y solicitarás un acuse de recibo.^[9]

• El demandado debe firmar ese recibo.
• Ten en cuenta que se requerirá el correo certificado cuando entregues un documento que abre un caso. Si luego debes entregar documentos adicionales relacionados al caso, puedes optar por el correo de primera clase.

Presenta el formulario de prueba de entrega. Si le pagas al secretario del juzgado por enviar los documentos, él será quien complete el formulario. Es probable que recibas una copia y el secretario del juzgado conservará el original para los expedientes del caso. Si resides en un estado que te permite enviar los documentos por ti mismo, deberás completar el formulario y presentarlo, como se acostumbra.^[10]

• Considera que también necesitarás incluir una copia del recibo firmado de la entrega cuando completes el formulario ante la corte.

Comprende los riesgos. Aunque el servicio de correo sea conveniente, hay probabilidad de que el juez no acepte esta forma de entrega a menos que se sigan las pautas estrictas. En realidad, se rechazan casi un 50 por ciento de documentos judiciales entregados mediante correo certificado.^[11]

• El juez debe poder leer la firma del recibo del correo certificado. La firma solo deberá corresponder al demandado.
• Si el demandado se niega a firmar el recibo del correo certificado con su nombre completo, el recibo no se aceptará como prueba de entrega.

Determina a quién más puedes entregar los documentos. Si el que notifica ha hecho todo lo posible por entregar los documentos directamente y no lo ha logrado, también puede entregar los documentos a otra persona que pueda recibirlos legalmente en nombre del demandado.^[12]

• Un adulto competente, de 18 años o más, que viva en la casa del demandado puede recibir los documentos. De igual manera, puede recibir los documentos un adulto que esté a cargo del lugar de trabajo del demandado o uno que esté encargado de recibir la correspondencia.

Instruye al sustituto. Al darle los documentos judiciales al sustituto, el que notifique deberá darle instrucciones específicas en relación al conocimiento de los documentos y lo que debe hacer con ellos.

• Asegúrate de que el sustituto sepa que ha recibido documentos judiciales para una persona específica. Se le debe brindar el nombre del demandado y decirle que le lleve los documentos a esta persona.
• Obtén el nombre del sustituto al momento de la entrega de los documentos. Si el sustituto se niega a decirte su nombre, escribe una descripción física minuciosa del sustituto.

Envía otra copia por correo. Al hacer la notificación mediante un servicio de entrega de documentos, también deberás enviar otra copia de todos los documentos judiciales por correo de primera clase. Envíale el paquete al demandado.^[13]

• Necesitas enviar los documentos a la misma dirección en la que ya se han dejado los documentos.

Completa un formulario de prueba de entrega. Después, el que notifica tendrá que completar el formulario de “prueba de entrega”, como siempre. Además del anterior formulario, el que notifica tendrá que llenar el formulario de “prueba de entrega por correo (servicio de entrega de documentos)”.

• Conserva ambos formularios después de que se hayan completado. Preséntalos al juzgado en o antes de la fecha del juicio.
• Entrega el acuse de recibo junto con los formularios e indica que enviaste una segunda copia de los documentos por correo.

Usa este método como último recurso. Primero prueba con la entrega persona y la entrega a un sustituto. La entrega por publicación solo puede realizarse si dispones de una orden judicial por escrito que te autorice a usar este método.^[14]

• Este método de entrega es poco común. Lo más seguro es que solo se te permita usarlo si ya has intentado entregar los documentos de todas las formas posibles, sin tener éxito.

Obtén una orden de publicación. Este es el nombre de la orden oficial de la corte que te autoriza a utilizar este método de entrega. Tendrás que presentar ante la corte una solicitud de orden para la publicación de una citación y una declaración de debida diligencia a fin de obtener dicha orden.^[15]

• La declaración es simplemente una afirmación de los esfuerzos realizados para notificar al demandado.
• Dile al juez todo lo que sepas sobre la ubicación de la contraparte. Si puedes demostrar ante la corte que no logras localizar a la contraparte, aunque sepas dónde podría encontrarse, tal vez el juez tome en cuenta tu solicitud.
• Si el juez acepta tu solicitud, él ordenará que se publique la notificación en un periódico que él seleccione para la orden.

Obtén una declaración jurada del periódico. Después de que la notificación se haya publicado en el periódico durante el tiempo que el juez haya especificado, se considera que los documentos ya han sido entregados. Luego, el periódico deberá proporcionar una declaración jurada expresando que la publicación se ha realizado tal como se ordenó.