Cómo escribir términos y condiciones

Coescrito por Clinton M. Sandvick, JD, PhD

Los términos y condiciones son un conjunto de normas y declaraciones que los posibles usuarios de tu servicio tendrán que seguir y aceptar si desean utilizarlo. Establecer los términos y condiciones es un aspecto importante de las empresas y en todo momento que brindes un servicio a otras personas u organizaciones deberás solicitar la aceptación de los mismos. A fin de escribir buenos términos y condiciones, tendrás que entender cuándo son útiles, qué tipos de disposiciones se aplicarán a tu situación, dónde se deben ubicar y cómo uno puede acceder a ellos. Una vez que tengas una buena comprensión de tu situación personal, empezarás a escribir las diversas disposiciones y cláusulas que tendrán tus términos y condiciones. Sigue las instrucciones que hay a continuación a fin de crear un conjunto personalizado de términos y condiciones.

Parte 1

Parte 1 de 2:
Prepararse para escribir términos y condiciones

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Determina si tienes la necesidad de hacer unos términos y condiciones. Si vas a ofrecer un servicio que estará disponible para un número amplio de personas, debes considerar la elaboración e implementación de una serie de términos y condiciones. Algunos de los servicios más comunes que las personas y las empresas ofrecen y que llevan a desarrollar términos y condiciones incluyen páginas web y aplicaciones de teléfonos celulares. Estos tipos de servicios también se encuentran disponibles para el público en general, lo cual hace que el uso de términos y condiciones sea particularmente útil. Si el servicio que ofreces no estará disponible para un número amplio de personas (por ejemplo, solo en consultoría o en otras relaciones de tipo laboral), considera utilizar un contrato más tradicional y particular en vez de términos y condiciones. Algunas de las razones más comunes para tener términos y condiciones son:
- Protegen a tu empresa.^{[1]
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  Fuente de investigación} En pocas palabras, si no especificas los términos y condiciones, hay un riesgo de que el usuario no comprenda algo y tenga dudas.^{[2]
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- Evitan abusos.^{[3]
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  Fuente de investigación} Los términos y condiciones son jurídicamente vinculantes y, por lo tanto, pueden actuar a fin de evitar que los usuarios de tu servicio abusen o hagan mal uso del mismo.^{[4]
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  Fuente de investigación} Los términos y condiciones sentarán las pautas de uso de tu servicio, así como lo que sucederá si no las siguen.^{[5]
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- Demuestran que eres dueño del contenido.^{[6]
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  Fuente de investigación} El contenido que brindes a los usuarios probablemente será tuyo y querrás protegerlo del mal uso o robo.^{[7]
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  Fuente de investigación} Los términos y condiciones son una manera excelente de expresarlo a tus usuarios.
- Limitan responsabilidad.^{[8]
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  Fuente de investigación} Nadie es perfecto y tú puedes tener errores en tu contenido.^{[9]
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  Fuente de investigación} Los términos y condiciones son una manera excelente de advertir a tus usuarios que no te harás responsable de tales errores.^{[10]
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Evalúa los tipos de disposiciones que tendrás que incluir en tus términos y condiciones. Dependiendo del tipo de servicio que brindes, tendrás que adaptar tus términos y condiciones a fin de proteger tu situación particular. Los términos y condiciones son una herramienta increíblemente poderosa y querrás asegurarte de obtener el máximo provecho de ellos. Por ejemplo:
- Si recopilas información personal de tus usuarios (por ejemplo, información de tarjetas de crédito, nombres y direcciones), tendrás que incluir una política de privacidad que explique la manera en que se utilizará, almacenará y difundirá dicha información privada.^{[11]
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- Si ofreces cuentas o suscripciones a los usuarios, debes asegurarte de explicar las reglas de las mismas, incluyendo la manera en que se podrán dar cancelar si hay abuso.^{[12]
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Decide dónde se ubicarán los términos y condiciones y la manera en que se accederá a ellos. El último paso al prepararte para escribir tus términos y condiciones es visualizar dónde se ubicará la información y la manera en que los usuarios accederán a ella.^{[13]
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Fuente de investigación} Esto es importante de considerar antes de escribir los términos y condiciones ya que tus respuestas a esas preguntas determinarán la manera en que los escribirás.
- Piensa en poner tus términos y condiciones en un lugar que sea fácilmente accesible, posiblemente incluso en un lugar donde se solicite que los usuarios accedan a ellos.^{[14]
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  Fuente de investigación} Por ejemplo, si tu servicio es una página web que ofrece productos para comprar, es posible que desees tener tus términos y condiciones en una ventana emergente tan pronto como un usuario nuevo acceda a tu página web por primera vez. Si lo haces, tendrás que dar formato a tus términos y condiciones con un título y declaración inicial que sean claros y atractivos para que así los usuarios quieran leerlos.
- Piensa en solicitar que los usuarios acepten de manera activa tus términos y condiciones antes de que puedan utilizar tu servicio.^{[15]
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  Fuente de investigación} Por ejemplo, solicita que tus usuarios hagan clic o marquen una casilla que diga “He leído y acepto los términos y condiciones” antes de que se les permita utilizar tu página web u otro servicio.^{[16]
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Parte 2

Parte 2 de 2:
Escribir los términos y condiciones

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Empieza con una declaración respecto a la aceptación de tus términos y condiciones. El primer párrafo siempre debe ser una aceptación de los términos de la cláusula.^{[17]
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Fuente de investigación} Esta cláusula garantiza que los usuarios comprendan que al usar tu servicio están aceptando los términos y condiciones.^{[18]
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Fuente de investigación} Asegúrate siempre de ponerla en negrita, mayúsculas y letra grande.
- Considera utilizar el siguiente lenguaje: “Al acceder y utilizar este servicio, usted acepta y accede a estar obligado por los términos y disposiciones de este acuerdo. Asimismo, al utilizar estos servicios particulares, usted estará sujeto a toda regla o guía de uso correspondiente que se haya publicado para dichos servicios. Toda participación en este servicio constituirá la aceptación de este acuerdo. Si no acepta cumplir con lo anterior, por favor, no lo utilice”.^{[19]
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Incluye una declaración de privacidad si es necesario. Si el servicio implica recopilar y guardar información personal de los usuarios, tendrás que incluir una declaración de privacidad.^{[20]
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Fuente de investigación} Esta cláusula establecerá la manera en que se utilizará la información privada de un usuario y cuándo, si acaso alguna vez sucede, tu información se difundirá a otras personas.
- Una política de privacidad normalmente será muy detallada y, por lo tanto, puede ser bastante larga. Debe incluir una definición de la información que recopilarás y la manera en que se utilizará y protegerá.^{[21]
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  Fuente de investigación}
- Si deseas ver un ejemplo de una política de privacidad completa, mira aquí.
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No aceptes la exactitud de la información que brindes. Esta disposición te protegerá de tanta responsabilidad legal como sea posible por cualquier error o errores que puedan estar presentes en tu servicio.^{[22]
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Fuente de investigación}
- Si tu servicio es una página web, considera utilizar un lenguaje como: “Esta página y sus componentes se ofrecen únicamente con fines informativos; esta página no se hace responsable de la exactitud, utilidad o disponibilidad de cualquier información que se transmita o ponga a disposición a través de la misma; no será responsable por cualquier error u omisión en dicha información”.^{[23]
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  Fuente de investigación} Este tipo de disposición te ayudará a evitar responsabilidad en caso de que un usuario se base en tu información y eso cause un problema.^{[24]
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  Fuente de investigación}
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Agrega una disposición sobre derechos de propiedad intelectual. Si tienes una propiedad intelectual asociada con tu servicio y dicha propiedad intelectual se encuentra disponible o visible para tus usuarios, debes incluir una cláusula que les informe que tú eres el dueño de esa propiedad.^{[25]
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Fuente de investigación} Algunos de los bienes potenciales que posiblemente desees proteger son los logotipos, diseños y contenido que creaste.^{[26]
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- Si es necesario, incluye una disposición que sea como la siguiente: “La página y su contenido original, las características y la funcionalidad son propiedad de (nombre del propietario de la página web) y están protegidos por derechos de autor internacionales, marcas registradas, patentes, secretos comerciales y demás leyes de propiedad intelectual o de derechos de propiedad”.^{[27]
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  Fuente de investigación}
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Divulga tu relación con un anunciante. Este tipo de disposición por lo general se aplicará a tu servicio si se trata de una página web que tiene anuncios. Si estás en esta categoría, tendrás que incluir una declaración sobre los anuncios e informar si te compensan por brindar esa promoción.^{[28]
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Fuente de investigación}
- Si te pagan por brindar los anuncios, estás obligado por ley a declararlo en esta disposición.^{[29]
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  Fuente de investigación}
- Incluso si no te pagan, es posible que sea una buena idea brindarles a tus usuarios una declaración breve sobre tu política de publicidad, incluyendo que tomas tu reputación y credibilidad muy en serio y que solo promocionas productos en los que confías.^{[30]
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  Fuente de investigación}
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Establece una política de pago. Si ofreces un servicio que los usuarios pagarán, incluye información sobre los métodos de pago que se aceptarán, la manera en que se procesarán los pagos y en que funcionará el proceso de devolución o reembolso.
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Incluye una declaración sobre la entrega de productos. Si ofreces un servicio que incluye el envío de productos a tus usuarios, tendrás que incluir una declaración sobre la responsabilidad que tú y otros mantengan con respecto a ese envío.^{[31]
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Fuente de investigación} Si utilizas el servicio de entrega de una tercera parte, asegúrate de que tus usuarios sepan que ya no eres responsable tan pronto como dicha tercera parte toma posesión del producto.^{[32]
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Fuente de investigación} Considera también una declaración sobre la posibilidad de retrasos en las entregas y la manera en que los manejarás.^{[33]
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Utiliza una cláusula de rescisión si es necesario. Si solicitas registro o creación de una cuenta antes de permitir el acceso a tu servicio, deberás incluir siempre una sección en tus términos y condiciones que trate sobre la manera en que esas cuentas se podrán cancelar si hay un abuso.^{[34]
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Fuente de investigación}
- Si es necesario, considera incluir una disposición que establezca: “Podemos cancelar su acceso a la página, sin causa o aviso, lo cual podrá resultar en la incautación y destrucción de toda la información que esté asociada con su cuenta. Todas las disposiciones de este acuerdo que, por su naturaleza, deban sobrevivir a la cancelación sobrevivirán a ella, incluyendo sin limitación, las disposiciones de propiedad, renuncias de garantía, indemnización y limitaciones de responsabilidad”.^{[35]
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Agrega una disposición de notificación. Cuando los aspectos de tus servicios cambien, es posible que sea necesario cambiar tus términos y condiciones a fin de reflejar esos cambios. Por lo tanto, es necesario incluir una disposición de notificación en los términos y condiciones que informe a tus usuarios la manera en que manejarás los cambios en los mismos.
- Una disposición de notificación aceptable puede ser como la siguiente: “La empresa se reserva el derecho de modificar estas condiciones de vez en cuando según lo considere oportuno; asimismo, el uso permanente de la página significará su aceptación de cualquier ajuste a tales términos. Si hay algún cambio en nuestra política de privacidad, anunciaremos en nuestra página principal y en otras páginas importantes de nuestro sitio que se han hecho tales cambios. Si hay algún cambio en nuestra página respecto a la manera en que usamos la información de identificación personal de nuestros clientes, enviaremos una notificación por correo electrónico o correo postal a aquellos que sean afectados por el cambio. Todo cambio en nuestra política de privacidad se publicará en nuestra página 30 días antes de que tales cambios ocurran. Por lo tanto, se le recomienda volver a leer esta declaración de manera regular”.^{[36]
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  Fuente de investigación}

Consejos

Lee diversos términos y condiciones que encuentres a fin de conseguir ideas sobre la manera de estructurar tus términos y condiciones. Por ejemplo, cuando te registres en Facebook o iTunes, lee los términos y condiciones en vez de simplemente aceptarlos. Esto te dará una idea de lo que incluyen los distintos servicios, la manera en que se estructuran los términos y condiciones y el tipo de lenguaje que se utiliza.
Considera consultar a un abogado a fin de revisar tus términos y condiciones y pedirle que te dé alguna opinión.
Si bien la mayoría de personas no leen los términos y condiciones, eso no significa que no sean necesarios. Los términos y condiciones ofrecen una herramienta legal poderosa a tu servicio y no debes renunciar a escribirlos e implementarlos simplemente porque las personas no los leen.