Cómo hacer un plan de comunicación

Coescrito por Personal de wikiHow

Un plan de comunicación es una hoja de ruta para transmitir un mensaje a una audiencia, determinando exactamente a quién te diriges y cómo y cuándo lo comunicarás. Es una herramienta fundamental en el mundo empresarial, ya sea que trabajes en marketing, recursos humanos, relaciones públicas o asuntos corporativos. Tomarte un tiempo para especificar tus objetivos, audiencias y estrategias de comunicación hará que tu plan sea lo más sólido y efectivo posible.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Determinar tus objetivos y audiencia

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Crea una línea de tiempo o un calendario para tener una visión general del plan. Para comenzar a elaborar tu plan de comunicación, necesitarás algunas hojas de papel y una línea de tiempo o un calendario en blanco que utilizarás para organizar las distintas iniciativas. Cuando comiences a desarrollar y limitar tus ideas, ingrésalas en el calendario o la línea de tiempo. Por ahora, ten el calendario cerca para tener los tiempos y cronogramas en mente mientras creas el plan.^{[1]
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- Puedes usar un calendario de papel para colgar en la pared o colocar en el escritorio, o usar uno en la computadora para recibir recordatorios cuando se acerquen los plazos.
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Describe el estado de la compañía o el proyecto en su forma actual. Antes de comenzar a elaborar tus ideas para tu compañía o proyecto, es importante que tengas un panorama claro del estado actual. Habla con tus empleados, compañeros de trabajo o accionistas. Luego, analiza y traza la situación actual lo mejor que puedas. Escribe estos puntos a medida que desarrollas ideas.^{[2]
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- Piensa en el estado de tu mercado y la compañía o el proyecto como un todo. Pregúntate si presenta buenos resultados y cuáles son las cosas que puedes mejorar.
- Por ejemplo, puedes detallar las ventas actuales de la empresa, la perspectiva presupuestaria y su proyección de crecimiento. También puedes hablar de otras cosas, como los empleados y la satisfacción y retención de clientes.
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Establece tu objetivo más amplio para mantener el plan enfocado. Para definir el objetivo exacto, pregúntate qué necesitas hacer y por qué. ¿Cuál es el objetivo de tu compañía o proyecto? ¿Cuáles son las ideas que tienes que mejorar manteniéndote fiel a los principios básicos? Evalúa qué será distinto en tu compañía o proyecto una vez que lleves a cabo tus ideas.^{[3]
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- Escribe tu objetivo general con letras grandes y llamativas. Es importante que lo consultes mientras sigues creando tu plan de comunicación.
- Por ejemplo, si quieres que tu negocio comience a alejarse de las tiendas físicas y acercarse a los clientes digitales, puedes formularlo como una forma de continuar obteniendo ganancias suficientes en una situación de mercado cambiante.
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Crea subobjetivos más pequeños siguiendo el método SMART. Una vez que definas tu objetivo general, desarrolla algunos subobjetivos que te permitan llegar allí. Por ejemplo, si quieres hacer una transición a una tienda digital, un objetivo puede ser crear una página web, mientras que otro puede ser cambiar la publicidad principalmente al área en línea. Sigue el método SMART para que tus objetivos sean tan específicos y alcanzables como sea posible.
- En tu hoja de desarrollo de ideas, escribe los subobjetivos debajo del objetivo principal.
Crear objetivos SMART

Haz que tu objetivo empresarial sea…

Específico y enfocado.

Mensurable para cuantificar el progreso.

Alcanzable para alcanzarlo en un plazo específico y con los recursos disponibles.

Relevante en función del objetivo general de la compañía.

De tiempo limitado para completar el objetivo para una fecha establecida.
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Define la audiencia a la que quieres dirigirte. Una vez que determines tu objetivo, piensa a quién quieres dirigirte e influenciar. Pregúntate quién te ayudar a alcanzar tus objetivos, quién será responsable por implementar los cambios y, si correspondiera, quién proporcionará los fondos necesarios. Comienza a pensar cómo puedes comunicar mejor tus objetivos a esa audiencia en particular y haz anotaciones para cada una.^{[4]
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- Por ejemplo, si quieres dirigirte a una compañía grande y una base de clientes, puedes dividir la audiencia entre empleados, accionistas y clientes.
- Si quieres dirigirte a distintas audiencias, es posible que debas desarrollar distintas estrategias para cada una, dado que una táctica que funciona para un grupo quizás no sea tan efectiva para otra. Por ejemplo, comunicarte con un cliente podría ser mejor con un enfoque basado en la imagen, mientras que los accionistas quizás prefieran más datos y análisis.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Crear puntos clave específicos

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Escoge tres puntos importantes que tendrás que transmitir a cada audiencia. En función de tu audiencia y tus objetivos generales, comienza a escribir tres (o menos) puntos principales que cada audiencia deba conocer. Pregúntate qué es lo más importante que cada audiencia debe saber. ¿Cuál es el nivel de detalle que necesita cada una?^{[5]
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- Por ejemplo, imagina que quieres ampliar el inventario de una empresa minorista para incluir prendas tanto de niños como de adultos. Quizás tengas que informarle al fabricante hechos más prácticos de la implementación del cambio y cómo tendrá que modificar sus procesos actuales. Para los departamentos menos impactados, puedes enfocar tu mensaje en los efectos más generales del cambio.
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Infórmale a la audiencia cuál es la decisión en primer lugar. Todas las audiencias querrán saber exactamente cuál es la decisión, así que explícala con la mayor claridad posible. Procura hacerlo en una o dos oraciones simples y directas.^{[6]
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- Por ejemplo, puedes escribir “Como empresa, hemos decidido extender nuestra gama de ropa para adultos al segmento de ropa para niños”.
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Explica por qué es la decisión correcta. Ahora debes informar a la audiencia por qué has elegido este cambio, por qué es importante y por qué se realiza en este momento. Respalda tus explicaciones con datos, hechos y anécdotas, que probablemente debas adaptar un poco a cada grupo de audiencia. Piensa en qué factor será particularmente convincente para cada audiencia y cómo puedes usar esa estrategia para transmitir tu mensaje.^{[7]
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- Por ejemplo, puedes decir “Como empleados del equipo de datos, saben que la mayoría de nuestros clientes también son padres, es decir, alrededor del 70 %. Al ampliar nuestra gama para incluir ropa para niños, podremos satisfacer más a nuestros clientes”.
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Explica quién ha tomado la decisión y a quién afectará. Tu audiencia querrá saber exactamente quién ha tomado la decisión y quiénes percibirán los mayores cambios. En esta parte, es importante que seas específico y sincero, por más que algunos de los cambios no sean tan deseados.^{[8]
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- Por ejemplo, puedes escribir “Esta decisión ha sido tomada por un equipo de empleados y gerentes de todas las áreas de nuestra empresa. La expansión también aumentará un poco la carga de trabajo. Todos, pero especialmente el equipo de recopilación de datos, tendremos que trabajar un poco más para que este proyecto tenga éxito. También iniciaremos procesos de contratación de analistas y así reducir parte de la carga de trabajo”.
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Habla acerca de cómo se ha tomado la decisión y cómo se implementará. Algunas audiencias podrían necesitar o querer saber cómo se ha tomado la decisión a nivel gerencial. Además, informarles acerca del proceso demuestra confianza y consideración por sus necesidades. Las audiencias generalmente también querrán saber cómo se implementará el cambio, dado que las afectará.^{[9]
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- Por ejemplo, puedes decir “Tomamos esta decisión después de evaluar la satisfacción del cliente y la lealtad del cliente varias veces. Enviamos encuestas a todos nuestros clientes para averiguar qué les gustaría que hiciéramos para que sigan haciendo sus negocios con nosotros, y la idea de incluir ropa para niños fue extremadamente popular”.
- Al decirle a un departamento cómo lo afectará la decisión, puedes decir: “Como equipo de recopilación de datos, esto significa que tendrán que obtener información acerca de una nueva fuente ahora: nuestro departamento para niños. Cuando lancemos este nuevo departamento, tendrán que medir las tasas de clic y retención, como así también la información de compra, comparando estos números con los de nuestros productos para hombre y mujer”.
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Informa cuándo tendrán efecto los cambios. Una vez que describas completamente el alcance y los antecedentes de los cambios, debes informar a la audiencia cuándo se aplicarán. ¿Cuándo verán los primeros cambios y cuándo tendrán que comenzar a implementar acciones por cuenta propia?^{[10]
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- Por ejemplo, puedes decir algo así como “El equipo de diseño comenzará a desarrollar productos nuevos durante las próximas semanas. A partir de allí, el sector de fabricación comenzará a producirlos. Nuestro objetivo es tener los productos y el sitio web correspondiente listos en tres meses. El lanzamiento previsto es el 15 de mayo. Su tarea de recopilar los datos relevantes, por lo tanto, comienza en este momento”.
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Informa a la audiencia dónde puede obtener más información. Dependiendo de cómo te comuniques con tus audiencias, puedes preguntarles si tienen preguntas personalmente o por correo electrónico. Si se trata de una comunicación menos directa, pueden consultar a través de una página de preguntas frecuentes o una línea directa de ayuda.^{[11]
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- Por ejemplo, si hablas con un equipo en personal, puedes decir “¿Alguien tiene alguna pregunta?”.
- Para los cambios a mayor escala, puedes solicitar el envío de preguntas por correo electrónico y organizar una sesión de seguimiento para abordarlas una por una.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Respaldar y transmitir el mensaje

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Presenta el mensaje de forma clara y persuasiva. Una vez que desarrolles los puntos principales, es importante que los transmitas de forma efectiva e interesante. Utiliza estrategias persuasivas que se conecten directamente con cada audiencia, demostrando por qué es la decisión correcta para la compañía y para cada una de forma individual.

Consejos para transmitir tu mensaje

Procura que tus ideas sean simples y preséntalas de forma inesperada y memorable.

Usa imágenes, cuando sea posible, para que el punto sea memorable.

Usa una estructura narrativa, como una historia, para crear una conexión emocional.

Incluye hechos y datos de fuentes confiables.
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Piensa en cómo transmitir tu mensaje a cada audiencia. Las distintas audiencias posiblemente necesiten distintos medios de comunicación. De todas formas, generalmente los cambios importantes se comunican mejor en persona, ya sea en reuniones del equipo o conversaciones individuales. Piensa cómo serán los cambios y cómo afectarán a cada audiencia para decidir la mejor forma de transmitirlos.^{[12]
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Estrategias de comunicación

Usa la comunicación cara a cara para los cambios importantes.

Ten una reunión si las ideas nuevas son más complejas o quieres obtener ideas de otras personas.

Usa folletos de papel para ayudar a las personas a recordar los detalles y las fechas. Si tu compañía prefiere trabajar digitalmente, puedes enviar correos electrónicos.
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Desarrolla una estrategia para medir el éxito de la comunicación. No se trata solo de alcanzar tu objetivo comercial, sino también de asegurarte de que tu plan de comunicación sea efectivo. Esto puede ayudarte a mejorar como gerente, empleado o comunicador en general. Entonces, con cada plan de comunicación, piensa cómo puedes medir el éxito. Considera las siguientes opciones:^{[13]
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- Entrega encuestas a las audiencias pidiéndoles que comenten acerca de la forma en que se ha presentado la información.
- Mide las tasas de inversión si te comunicas con inversionistas.
- Mide las tasas de retención de los clientes o empleados.
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Lleva a cabo tu plan. Ahora que has desarrollado tu plan de comunicación, será hora de comenzar. Sigue detenidamente el calendario para llevar a cabo cada fase del plan, pero no te preocupes si te desvías de vez en cuando. Adapta las fechas y los tiempos cuando sea necesario, pero asegúrate de seguir el rumbo para alcanzar los objetivos generales.^{[14]
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Consejos

Trabajar con otras personas para crear el plan de comunicación (incluyendo colegas, supervisores o empleados) te permitirá conocer las opiniones acerca de tus elecciones y crear un plan más sólido a nivel general.
Si planeas hablar en persona, ya sea a través de una reunión o una conversación individual, planifica lo que quieres decir con anticipación. Puedes echarles un vistazo a las notas de vez en cuando, pero hablar con naturalidad y hacer contacto visual es la mejor forma de transmitir un mensaje.