Cómo mantener la confidencialidad

Ya sea que seas un empresario o un educador, proteger la información sensible es una prioridad. Para algunas industrias, como la salud, hay leyes estrictas y códigos de ética que rigen la información privada. Debido a que la información privada se guarda electrónicamente de forma rutinaria, cualquier conversación acerca de confidencialidad debe incluir la ciberseguridad. Si bien los códigos, las leyes y la tecnología son temas complejos, la base de la confidencialidad es simple, consciencia. Siempre sé consciente de tus acciones, de tu entorno y de tus responsabilidades.

Método 1

Método 1 de 3:
Proteger la información confidencial

1
Maneja los documentos privados cuidadosamente. Ya sea que seas una enfermera, un abogado o un empleado que maneje el material confidencial de la empresa, no descuides los documentos privados. Trata de saber siempre en dónde está el material y quién tiene acceso a él.^{[1]
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- Por ejemplo, si eres un profesional de la salud, no descuides los registros médicos de un paciente en la mesa de una cafetería o en un área de recepción.
2
Cierra con llave las salas de archivo, los gabinetes y otros espacios de almacenamiento. Además de almacenar seguramente el material confidencial, asegúrate de que estén protegidos del daño. Por ejemplo, los documentos vitales irreemplazables se deben guardar en gabinetes o en cajas fuertes a prueba de fuego y de agua.^{[2]
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- Cuando dejes una sala de seguridad, asegúrate de que estén cerrados los cajones, los gabinetes y las puertas. Para evitar las violaciones, habitúate a verificar dos veces cada picaporte antes de alejarte de una unidad de almacenamiento o de una puerta.
3
Sé discreto al hablar de información confidencial. Siempre sé consciente de tu entorno cuando hables de información privada. Habla de información sensible en un lugar privado y asegúrate de que solo personal autorizado esté cerca para escuchar.^{[3]
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- Cuando tengas que deliberar con un colega acerca de un paciente o de un cliente, habla únicamente de los detalles necesarios. Dependiendo de tu ubicación y de la industria, puede ser un requisito legal retener o intercambiar cualquier información de identificación.
- Si un cliente o un paciente te llama, ve a un lugar privado para hablar. A menos que se trate de una emergencia, evita hablar de asuntos confidenciales por teléfono. Puedes hablar, por ejemplo, de problemas de programación; pero deja la información sensible para una conversación personal.^{[4]
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4
Protege la propiedad intelectual con acuerdos de confidencialidad. Independientemente de tu papel o de la industria, es muy probable que firmes un acuerdo de confidencialidad en algún punto de tu carrera profesional. Siempre lee cualquier contrato cuidadosamente antes de aceptar las condiciones.^{[5]
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- Si eres una empleado, asegúrate de entender condiciones como usar la propiedad intelectual de la empresa dentro de ciertos límites o no hablar de las operaciones con familiares y amigos.
- Si operas un negocio, tendrás que asegurar cualquier información confidencial que necesites intercambiar durante transacciones, negociaciones y otras ocasiones. Por ejemplo, si presentas un invento a un inversor potencial, es prudente pedir a un abogado que redacte un acuerdo de confidencialidad para asegurarte de que tu propiedad intelectual no se use sin tu consentimiento.

Método 2

Método 2 de 3:
Cumplir las leyes de privacidad

1
Familiarízate con los requisitos específicos legales y éticos. Desde los profesionales de la salud hasta los educadores, cada profesión tiene sus propios códigos de ética en cuanto a confidencialidad. Además, las leyes que rigen la confidencialidad varían según la ubicación y las industrias están reglamentadas de maneras distintas.^{[6]
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Fuente confiable
American Psychological Association
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- Aunque las obligaciones éticas y legales pueden ser complicadas, no conocerlas no será una excusa si accidentalmente las incumples. El empleador o la organización profesional debe proveer recursos con respecto al cumplimiento ético y legal.
- Si no estás seguro acerca de una situación que pueda conducir a una trampa ética o legal, no hagas nada sin antes investigar. Revisa el código de ética de tu profesión, busca leyes aplicables locales o federales, pide consejo a un colega de confianza (sin revelar la información privada) o ponte en contacto con la organización profesional.
2
Informa a clientes y a pacientes cómo se usa su información. Si manejas información confidencial de un cliente o de un paciente, lo más probable es que estés obligado ética o legalmente a asegurarte de que entienda sus derechos de privacidad. Dile qué información se registra, cómo se almacena, por cuánto tiempo y cómo se usa.^{[7]
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Fuente de investigación}
- Pregúntale si tiene alguna duda acerca de cómo se almacena y se usa la información, como registros médicos o legales.
- Adicionalmente, infórmale de las limitaciones de su derecho a la privacidad. Por ejemplo, si eres un terapeuta, informa al paciente que estás obligado a enviar un informe si amenaza con dañarse a sí mismo o a otras personas.
3
Cumple con la ley más estricta cuando 2 leyes privadas interaccionen. Si 2 leyes interaccionan, 1 tiene prioridad sobre la otra. En general, cumple con la ley que ofrezca protecciones de privacidad más estrictas para un paciente o un cliente.^{[8]
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Fuente confiable
American Psychological Association
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- Imagina que eres un psicólogo en Nuevo Hampshire y que has recibido una citación que solicita información acerca de un paciente. Las leyes estatales de Nuevo Hapmshire y la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés) rigen la manera en que los proveedores manejan los registros de los pacientes, pero varían cuando se trata de divulgarlos ante las autoridades legales.
- Debido a que las leyes de Nuevo Hampshire requieren de una orden judicial o del consentimiento del paciente, en vez de simplemente una citación, ofrecen una mayor protección que la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud. En este caso, no acatarías las leyes si cumples con la citación.
4
Habla del cumplimiento legal con cualquier asociado de terceros. Asegúrate de que cualquier otra entidad con la que hagas negocios entienda las leyes de privacidad que rigen tu industria. Verifica su historial de cumplimiento y no te involucres si encuentras alguna violación en este.^{[9]
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Fuente confiable
American Academy of Family Physicians
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- Por ejemplo, imagina que eres un médico o un consejero que dirige una práctica privada. Investiga a todos los asociados que contratas o los servicios con los que trabajas, incluyendo especialistas en facturación, personal médico, aseguradores, laboratorios y proveedores de servicios de Internet. Si alguien del personal o un servicio con el que trabajes hace un mal manejo de la información confidencial, tu práctica puede perder su reputación y sufrir consecuencias legales.
5
Obedece las leyes de notificación obligatoria. Algunas veces, estás legalmente obligado a divulgar información que de lo contrario sería confidencial. Por ejemplo, si eres un profesional de la salud, estás obligado a contactar a las autoridades si un paciente te dice que planea dañarse a sí mismo o dañar a otras personas. No hacerlo puede meterte en problemas legales y poner en riesgo tu certificación profesional.^{[10]
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Fuente confiable
American Psychological Association
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- Adicionalmente, una citación o una orden judicial puede solicitar los registros de un paciente o de un cliente. Si es necesario, divulga solo la información especificada en la demanda legal. Por ejemplo, si una orden judicial solicita información acerca de una lesión específica, no divulgues los registros de una enfermedad que el paciente tuvo de niño.
- Toma en cuenta que el privilegio entre abogado y cliente tiene prioridad sobre las demandas legales, como una solicitud para divulgar pruebas o una orden para que el abogado testifique bajo juramento.^{[11]
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  Fuente de investigación}

Método 3

Método 3 de 3:
Asegurar la información electrónica

1
Instala y actualiza el software antivirus y antimalware. El primer paso para preservar la información electrónica es mantener actualizado el software antivirus. Si no está actualizado, no estás protegido de las amenazas en línea más recientes.^{[12]
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Fuente confiable
American Academy of Family Physicians
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- Adicionalmente, asegúrate de que tanto tú como cualquier persona con la que trabajes use el internet seguramente. Por ejemplo, no hagas clic en enlaces sospechosos ni abras archivos adjuntos de correos electrónicos de un remitente desconocido.
2
Posiciona estratégicamente las pantallas que muestren información personal. Mas información se ve comprometida por mirar por encima del hombro que por virus informáticos; sin embargo, es un aspecto de la ciberseguridad que usualmente se pasa por alto.^{[13]
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Fuente confiable
United States Department of Justice
Ir a la fuente} Asegúrate de que los monitores, las pantallas de las computadoras y otros dispositivos que muestren información confidencial sean visibles únicamente para el personal autorizado.^{[14]
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Fuente confiable
American Academy of Family Physicians
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- Por ejemplo, si eres propietario de una restaurante pequeño, no dejes la computadora portátil abierta en el bar con la información financiera visible. Si eres un médico, asegúrate de que los pacientes no puedan ver pantallas que muestren información personal desde la sala de espera o el mostrador de recepción.
- También es prudente usar protectores de pantalla de privacidad y pantallas de bloqueo protegidas por contraseña.
3
Verifica la información de un destinatario antes de enviar documentos privados. Siempre asegúrate de haber ingresado correctamente una dirección de correo electrónico o un número de fax antes de enviar cualquier documento que contenga información sensible. Si crees que te has equivocado en una letra o en un número, llama al destinatario para verificar su información de contacto.^{[15]
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Fuente de investigación}
- Adicionalmente, revisa el código de ética y las leyes locales de la industria para asegurarte de que se te permita enviar un documento confidencial determinado.
4
Cifra la información electrónica privada siempre que puedas. Aunque no se requiera legalmente que cifres la información y la comunicación electrónica, de todos modos debes considerar esta posibilidad. Evalúa la posibilidad de contratar a un especialista de seguridad informática para que desarrolle un portal seguro por el que puedas comunicarte con los pacientes o los clientes.^{[16]
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Fuente confiable
American Academy of Family Physicians
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- Si eres miembro de una organización profesional, esta puede asociarse con una empresa que se especialice en comunicaciones seguras para la industria. Quizás puedas contratar a esa empresa a una tarifa con descuento.