Cómo redactar una carta formal

Coescrito por Shannon O'Brien, MA, EdM

Las cartas formales pueden formar las percepciones que los demás tienen de ti, informar al lector de un problema importante o ayudarte a conseguir un trabajo. Hay dos tipos principales de tipos de cartas profesionales: el estilo en bloque y el "Estilo de Gestión Administrativa" (EGA). El estilo bloque es el más común para dar formato a las cartas formales; tiene un saludo y una despedida, y es bueno para las cartas dirigidas a trabajos a los que te presentas o alguien al que has conocido previamente. El EGA es más breve y mejor para circulares internas y situaciones en las que tienes que ser muy directo.

Método 1

Método 1 de 3:
Escribir una carta con el estilo bloque en tradicional

1
Escribe la dirección del remitente y el teléfono en la parte superior izquierda de la página. Si representas a una empresa, escribe la dirección de ésta. Si tú eres el remitente, escribe tu dirección. Escribe tu dirección (o dirección postal) en la segunda línea. Añade tu ciudad, provincia/estado, y código postal en la línea inferior a esta. Incluye tu teléfono bajo tu dirección.^{[1]
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Fuente de investigación}
- En los casos en los que representes a una empresa, puedes poner el logotipo y la dirección en medio de la página. Asegúrate de centrarlo para que quede uniforme.
2
Coloca la fecha inmediatamente debajo de la dirección del remitente. Debe estar una línea por debajo de la dirección del remitente (apretar dos veces la tecla "Intro" en el teclado). La fecha es importante por dos razones: si quieres que la persona u organización lleve a cabo una tarea en un determinado tiempo (enviar un cheque, realizar un envío, etc.), le dará un marco de tiempo con el que trabajar, o si necesitas conservar una copia por motivos legales o de posteridad, la fecha es absolutamente necesaria.
- Si escribes con un estilo en bloque modificado, todo debe estar alineado a la izquierda a excepción de la fecha y la despedida. Cuando escribas la fecha, mueve el tabulador hasta el centro de la página y escríbela en el centro.^{[2]
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3
Coloca el nombre del destinatario una línea por debajo de la fecha (apretando dos veces la tecla "Intro" en el teclado). Incluye su título (D., Dña., Sr., Srta., Dr., etc). A continuación, escribe su puesto de trabajo, y debajo de éste, el nombre de la empresa. Una línea por debajo de ello, escribe la dirección del destinatario, y en la siguiente, su ciudad, provincia/estado, y código postal.^{[3]
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Fuente de investigación}
- Si no sabes cuál es el puesto del destinatario, realiza una búsqueda o llama a la empresa para averiguarlo. Utiliza siempre las preferencias de la mujer a la que escribes (Dña., Sra., Srta., o Dra), y si no las conoces, utiliza "Dña.".
4
Envía un saludo a la persona a la que estás escribiendo. "Querido(a) señor(a)" es correcto, pero si sabes el nombre de la persona, utilízalo; en cualquier caso, asegúrate de que te diriges a ella formalmente usando "Rev.", "Dr.", "Sr.", "Sra." o "Srta.", e incluye el nombre completo si lo conoces. Coloca dos puntos después del saludo y añade una línea en blanco (apretar dos veces la tecla "Intro" en el teclado) entre el saludo y el cuerpo del texto.
- Si conoces al destinatario y normalmente te refieres a él por su nombre, está bien utilizarlo (por ejemplo, "Querido Antonio:")
5
Escribe el cuerpo del texto. El cuerpo del texto no necesita tener más de tres párrafos. Si no puedes decir lo que quieres en tres o menos párrafos, probablemente no estás siendo los suficientemente conciso. Usa el espaciado simple y justificado a la izquierda en cada párrafo del texto.
- En el primer párrafo, escribe una introducción amistosa y luego explica la razón o el objetivo de la carta. Ve directo al grano.
- En el segundo párrafo, si es posible, utiliza ejemplos para acentuar o subrayar tu punto. Siempre es mejor usar ejemplos concretos y reales a ejemplos hipotéticos.
- En el último párrafo, resume brevemente tu propósito y sugiere cómo te gustaría proceder.
6
Firma tu letra con la despedida adecuada. Si es posible, deja espacio entre la despedida y tu nombre impreso para la firma. "Atentamente,", "Un saludo,", y "Un cordial saludo," son lo más apropiado. Deja un espacio bajo tu nombre impreso para tu firma, y, si procede, concluye con tu puesto debajo de tu firma.
- Si escribes con un estilo en bloque modificado, todo tiene que estar justificado a la izquierda (al igual que en el estilo en bloque), excepto la fecha y la despedida. Mueve el cursor al centro de la página y entonces escribe tu despedida.
7
Añade la palabra "Adjunto" bajo tu firma o puesto de trabajo. Hazlo sólo si adjuntas más material además de la carta, como un resumen u horario. Si hay más de un objeto añadido, puede ser buena idea enumerar una lista con los objetos adjuntados.
8
Repasa tu carta. Comprueba dos veces cómo están escritos los nombres, direcciones, etc. Asegúrate de que tu escrito es claro y conciso y arregla cualquier error gramatical.

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Método 2

Método 2 de 3:
Escribir una carta con EGA (Estilo de Gestión Administrativa)

1
Escribe la dirección del remitente en la esquina superior izquierda. Si estás usando un papel con membrete no necesitas poner la dirección del remitente. En su lugar, comienza la carta con la fecha en la esquina superior izquierda.
2
Coloca la fecha directamente debajo de la dirección del remitente. No dejes una línea en blanco entre la dirección del remitente y la fecha.
3
Escribe la dirección del destinatario una línea por debajo de la fecha. Una línea equivale a apretar dos veces la tecla "Intro" en el teclado.
4
Escribe el tema de la carta en mayúsculas y en una misma línea debajo de la fecha (apretar dos veces "Intro"). Esto permite al destinatario saber de qué trata la carta.
5
Escribe los párrafos de tu carta. Aquí es donde expones tu tema. Sé conciso pero minucioso cuando expongas tu tema.
6
Escribe tu nombre debajo del cuerpo del texto. No añadas saludos como "Sinceramente,". Debajo de tu nombre, deja espacio para tu firma, y debajo de ésta, pon tu puesto de trabajo.
7
Añade los adjuntos. Los adjuntos son materiales adicionales que se envían junto a la carta. Escribe la palabra "Adjunto" y después enumera en una lista los materiales que hayas adjuntado.
8
Revisa tu carta en busca de errores de escritura o gramaticales. Asegúrate de que todos los nombres y direcciones están escritos correctamente.

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Método 3

Método 3 de 3:
Enviar tu carta

1
Toma un sobre. Debe ser plano y cuadrado o bien rectangular. No debe tener diseños impresos. Aunque en cualquier caso, sí puede estar personalizado; puedes tener sobres personalizados que sean más gruesos y duraderos que los sobres normales.
2
[[doblar y meter una carta en un sobre|Dobla] tu carta para que quepa en tu sobre. Asegúrate de doblarla de una vez ya que una carta con múltiples dobleces no resulta profesional.
- Si usas un sombre normal rectangular, dobla tu carta en tercios horizontales.
- Si usas un sobre cuadrado, dobla tu carta por la mitad horizontalmente y luego por la mitad verticalmente para que forme un rectángulo que quepa en el sobre cuadrado.
3
Coloca la carta en el sobre. Cierra el sobre humedeciendo la línea de pegamento o despegando las tiras que cubren la parte adhesiva del sobre (dependiendo del tipo de sobre que hayas comprado).
4
Da la vuelta al sobre. Escribe tu nombre en la esquina superior izquierda. Escribe tu dirección en la línea inferior a la de tu nombre, y en la siguiente tu ciudad, provincia/estado y código postal.
5
Escribe los datos del destinatario. En el tercio inferior derecho del sobre, escribe el nombre de la persona a la que le mandas la carta. Escribe el nombre de la empresa en la línea inferior a aquella (si la empresa tiene nombre), y debajo de ésta la dirección. Finalmente, en otra línea bajo la de la dirección, escribe la ciudad, provincia/estado y código postal.
6
Pega un sello (o sellos) en la esquina superior derecha. Asegúrate de que tu sello tiene el valor de tu carta.

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Consejos

Sé preciso, claro y conciso cuando escribas. Además, ten en cuenta el tiempo que requerirá tu lector para entender tu carta.
Mecanografía tu carta. Aparenta ser mucho más profesional cuando está mecanografiada.
Sé cortés incluso si tu carta tiene que mostrar tu enfado o negación y disconformidad hacia algo.

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