Cómo ser amable por teléfono

Coescrito por Tami Claytor

Entender la etiqueta telefónica apropiada es una habilidad importante que debes tener sin importar qué es lo que hagas profesionalmente. Ya sea que tengas una conversación informal con un amigo o que hables con alguien por cuestiones de negocios, hay maneras en las que puedes asegurarte de ser amable.

Parte 1

Parte 1 de 2:
Usar la etiqueta telefónica básica

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Saluda a la otra persona amablemente. Ya sea que hagas o que recibas una llamada, asegúrate de saludar a la otra persona amablemente. Salúdala como si la vieras en persona. Si no la conoces, preséntate como si te reunieras por primera vez con ella en persona. Si conoces a la persona a la que llamas, asegúrate de identificarte antes de empezar la conversación.^{[1]
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- Un saludo amable común al hacer una llamada puede ser algo como “Hola, mi nombre es…, ¿cómo estás?”.
- Si respondes una llamada, un saludo común puede ser algo como “Hola, ¿cómo estás? Gracias por llamar”.
- Lee el tutorial Cómo contestar el teléfono con educación.
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Habla con un tono normal de voz. Si hablas muy fuerte por el teléfono, puede ser incómodo para la persona que está al otro lado de la línea. De manera similar, si hablas muy despacio, puede ser difícil y agotador para la persona que te escucha del otro lado. Hablando con tu tono normal de voz, evitarás hacer que esta se sienta incómoda.^{[2]
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- Si te preocupa hablar muy fuerte o muy despacio, di algo como “Disculpa, ¿me escuchas bien?”.
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Habla directamente en el micrófono del teléfono. Aunque hables en un volumen normal, la persona al otro lado de la línea tendrá problemas para escucharte si no hablas directamente en el micrófono del teléfono. Este es el uso previsto del teléfono. Además, usar el dispositivo apropiadamente asegurará que la otra persona pueda escucharte bien.^{[3]
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Fuente de investigación}
- Si hay algún problema con el micrófono, considera la posibilidad de comprar unos auriculares con manos libres para resolver el problema.^{[4]
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No comas mientras hables por teléfono. Una de las cosas más irrespetuosas que puedes hacer al hablar por teléfono es comer, beber o tener goma de mascar en la boca. Los receptores telefónicos amplifican los sonidos de masticación y es irrespetuoso permitir que la otra persona escuche estos sonidos. Si tienes un almuerzo planificado y estás en el teléfono, espera a que la conversación termine o pregunta a la otra persona si puedes llamarla cuando termines de comer.^{[5]
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Elimina las distracciones mientras hablas por teléfono. Al hablar por teléfono es importante que limites las distracciones en la medida de lo posible. Si estás en casa, baja el volumen de la música que se escuche y apaga la televisión. Prevé qué otras cosas te pueden distraer antes de hacer una llamada y haz tu mejor esfuerzo para evitar estas distracciones.
- Si hay otras personas en la habitación, considera la posibilidad de salir o de ir a otra habitación para que no te sientas tentado a hablar con ellas mientras uses el teléfono.^{[6]
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Si tienes mala señal, pregunta a la persona si puedes devolverle la llamada. Si hablas por teléfono en un área con mala señal, es mejor preguntar a la persona si puedes devolverle la llamada. Tener problemas de mala recepción puede ser irrespetuoso para la otra persona, especialmente si debes permanecer en esa área por algún tiempo. Pregúntale amablemente si puedes devolverle la llamada en otro momento y discúlpate por el inconveniente.^{[7]
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- Una manera amable de preguntarle a alguien si le puedes devolver la llamada podría ser algo como “Discúlpame, parece que tengo mala señal. ¿Puedo volverte a llamar lo más pronto posible?”.
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Da las gracias y despídete al final de la llamada. Es amable dar las gracias al final de una conversación telefónica, pero también es importante despedirte. Debido a que no hay señas faciales al hablar por teléfono, suele ser difícil saber cuándo ha terminado la conversación. Al decir algo como “Gracias por llamar, ¡hasta pronto!” quedará claro para ambos que la conversación telefónica ha terminado.^{[8]
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- Si quieres más información acerca de cómo terminar amablemente una llamada telefónica, lee algún artículo que hable del tema.
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Parte 2

Parte 2 de 2:
Hablar por teléfono de negocios

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Si recibes una llamada, responde el teléfono cuando suene 2 o 3 veces. Si recibes una llamada de negocios, es mejor no hacer esperar a la otra persona. Estar preparado para una llamada programada te permitirá responderla en una cantidad apropiada de tiempo y también te dará tiempo para eliminar cualquier distracción que pueda hacer que te entretengas.^{[9]
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- Si la llamada no está programada, no es tan importante que respondas cuando el teléfono suene 2 o 3 veces, pero aún debes responder lo más rápido posible,
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Saluda a la otra persona usando su título profesional. Dirígete a la persona usando su título profesional (por ejemplo, Dr. Barrón o Dra. Robles) en vez de llamarla por su nombre. Esta es la etiqueta de negocios que se usa en persona, pero que se debe tomar en serio también por teléfono.^{[10]
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- Si tienes la confianza para llamar a la otra persona por su nombre, está bien dejar el título formal por teléfono.
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Identifícate apropiadamente si eres el que hace la llamada. Cuando llamas a una persona y esta responde el teléfono, es importante que te identifiques y que le digas para qué llamas. Esta medida eliminará cualquier confusión por su lado y asegurará que la conversación sea lo más eficiente posible.^{[11]
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Usa lenguaje profesional. Evita usar jergas o malas palabras cuando representes a tu empresa o a la de otra persona por teléfono. Actúa como si estuvieras en el trabajo y usa un lenguaje apropiado y profesional. Si tienes dudas acerca de que sea apropiado algo que deseas decir, imagínate diciéndolo en el trabajo y prevé si la persona con la que hablas lo tomará bien.^{[12]
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- Una buena regla general es permanecer en el lado seguro y no decir algo si no estás seguro de que sea apropiado.
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Si debes hacerlo, pregunta a la persona si puedes ponerla en espera. Ya sea que trabajes en la oficina o en casa, las distracciones surgirán inevitablemente durante una llamada de negocios. Si tu atención debe estar en algún otro lugar por un momento, es una etiqueta apropiada disculparte y preguntar a la persona si puedes ponerla en espera.^{[13]
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- Asegúrate de usar la función “en espera” del teléfono para silenciar tu lado de la línea. Si te olvidas de hacerlo, la otra persona podrá oírte.
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Sé paciente y trata de ser lo más útil posible. Hay momentos en los que las llamadas de negocios pueden volverse un poco tensas y mantener la calma es importante como una forma apropiada de etiqueta telefónica. Si la otra persona está molesta por un problema específico, escúchala cuidadosamente y determina la mejor manera de ayudarla a satisfacer sus necesidades. Evita ser grosero o irrespetuoso de cualquier manera.^{[14]
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- Si empiezas a molestarte, pide permiso a la otra persona para ponerla en espera por un momento. Aprovecha este tiempo para calmarte, para respirar profundamente y para recuperar el control de la situación.
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Deja mensajes de voz concisos. Si la persona a la que llamas no contesta, asegúrate de identificarte claramente, deja tu número telefónico y da una descripción breve de la razón por la que llamas. Los mensajes extensos son irrespetuosos e ineficientes, pues la persona en el otro lado de la línea puede dejar de escuchar después de algún tiempo. Usa una etiqueta telefónica apropiada al dejar el mensaje y sé tan conciso como sea posible.^{[15]
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- Es una buena práctica escribir el mensaje de voz antes de hacer la llamada para que estés preparado en el caso de que la otra persona no responda el teléfono.
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Si tomas un mensaje, pide la información necesaria. Si tomas un mensaje para alguien, es importante preguntar amablemente el nombre de la otra persona, el número telefónico y la razón por la que llama. Preguntar por estas tres cosas mantendrá en marcha la conversación y hará que la otra persona proceda lo más eficientemente posible.^{[16]
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- Después de recibir la información necesaria para la devolución de la llamada, agradece a la persona por llamar y dile que transmitirás la información lo más pronto posible.
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Consejos

Nunca llames o envíes mensajes de texto a alguien después de las 8 p. m. a menos que se trate de una emergencia. Muchas personas se despiertan con el sonido del teléfono y aunque tengan el teléfono en modo silencioso, es muy probable que no les agrade que las llamen tan tarde.

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