Comment écrire une note de remerciement professionnelle

Ne remettez pas à plus tard ! Dans la plupart des contextes liés au monde des affaires, tout l'avantage d'envoyer une note de remerciement réside dans le fait qu'elle permet de laisser une impression positive durable au partenaire commercial, à l'employeur potentiel, au client ou encore au donateur. Plus vous laissez s'écouler de temps entre l'entretien, l'accord ou le service rendu et la réception de la note de remerciement, moins celle-ci sera efficace.

Choisissez un format approprié. Dans la plupart des cas, il est préférable d'opter pour du papier plutôt que pour un format numérique. Si vous représentez une entreprise, le choix le plus professionnel est de taper la note sur un papier à entête de votre entreprise. Toutefois, une carte écrite à la main offre une touche personnalisée et peut être plus adéquate dans certaines circonstances, par exemple si vous êtes une petite entreprise ou que vous exprimez de la gratitude pour une donation substantielle. Les notes rédigées à la main sont également un bon choix pour remercier un employeur potentiel après avoir été reçu pour un entretien d'embauche. Si vous choisissez d'écrire votre note de remerciement à la main, il y a quelques conseils à suivre.

• Choisissez une carte à la fois simple et sophistiquée. Une carte de couleur crème ou blanchâtre avec un « Merci » estampé au recto est généralement un pari sûr. Évitez les cartes avec des messages imprimés à l'intérieur, ainsi que les modèles trop fleuris, « jolis » ou encombrés.
• Réfléchissez à votre capacité à écrire à la main. Si vous n'êtes pas certain de la qualité ou de la clarté de votre écriture, montrez un échantillon à un ami ou un collègue. Si vous ne maitrisez pas une écriture cursive lisible et nette, faites plusieurs brouillons avant d'écrire sur la carte que vous avez l'intention d'envoyer. Vous pourriez aussi demander à quelqu'un d'autre de transcrire votre note (pensez simplement à apposer votre propre signature).
• Si pour quelque raison que ce soit vous ne connaissez pas l'adresse du destinataire, votre seule option pourrait être l'envoi électronique. Il s'agit parfois du format le plus approprié, par exemple lorsque les messages électroniques ont été le premier mode de correspondance entre vous et la personne que vous souhaitez remercier. Le principal inconvénient associé au remerciement par message électronique est qu'il y a plus de chances qu'il soit perdu ou ignoré et il sera moins susceptible de sortir du lot. Sachez que certaines personnes (et particulièrement les cadres supérieurs) reçoivent des centaines de mails par jour. En sachant cela, il peut être tentant de compenser en envoyant un message plus tape-à-l'œil ou une carte virtuelle via un site tiers. Pour faire court, ne le faites pas, car votre message risque d'apparaitre davantage comme une publicité et augmenter ses chances d'être ignoré ou supprimé. Restez bref, simple, sophistiqué et, à nouveau, ponctuel. Vous pourriez adapter le champ « Objet » en incluant des informations spécifiques à votre relation professionnelle ou mentionner l'objet du remerciement (par exemple, « Merci pour la considération que vous portez à ma candidature ^[1] . »).

Choisissez une salutation appropriée. Si le remerciement est destiné à une personne en particulier, adressez-vous à elle par son titre et son nom de famille, par exemple, « Cher M. Kinkaid ». Lorsque vous vous adressez à plus d'une personne, mentionnez tous les noms et titres dans la ligne de salutation. Évitez les salutations impersonnelles telles que « à la personne concernée ». Autrement, la formalité de votre ton devrait dépendre de votre niveau de familiarité et de la nature de la relation que vous entretenez avec le(s) destinataire(s).

Dans la phrase d'ouverture, exprimez votre gratitude et expliquez clairement pourquoi vous remerciez le destinataire. Vous n'avez pas besoin de qualifier votre introduction, évitez les ouvertures comme « Je vous écris simplement pour vous remercier de… » ou « Je voudrais vous exprimer ma gratitude… » et optez plutôt pour un passé composé simple : « Merci pour votre soutien dans notre projet de service corporatif communautaire. »

• Bien qu'il soit important d'expliquer ce pour quoi vous êtes reconnaissant, évitez de mentionner directement l'argent s'il s'agit d'une donation. Remplacez les dénominations spécifiques aux montants avec des euphémismes comme « votre générosité », « votre gentillesse » ou « votre généreuse donation ».

Discutez de l'impact direct ou de l'importance de ce pour quoi vous formulez le remerciement.

• Lorsque vous vous adressez à un donateur, spécifiez ce que votre entreprise pourra réaliser grâce à la donation.
• Lorsque vous vous adressez à un employeur potentiel après un entretien d'embauche, vous pourriez profiter de cette occasion pour réitérer votre intérêt pour ce poste auquel vous postulez. N'utilisez cependant pas la note de remerciement comme excuse pour expliquer à nouveau pourquoi vous pensez être « parfait pour ce poste ». Choisissez plutôt une approche pleine de tact comme « J'ai apprécié de vous rencontrer et je suis très excité par ce poste. »
• Lorsque vous vous adressez à un partenaire ou à un conseiller, dire quelque chose comme « C'était un plaisir de travailler avec vous » ou « vos conseils ont eu une importance inestimable dans la réalisation des objectifs annuels de mon service » pourra vous aider à renforcer une relation positive et à manifester un intérêt pour maintenir cette relation.

Complimentez le destinataire, mais sans aller jusqu'à la flatterie. C'est peut-être la partie la plus difficile de la note de remerciement, elle n'est pas toujours garantie ni même nécessaire. Réfléchissez à un éloge ou à une phrase générale concernant le destinataire ou l'entreprise qu'il représente. Par exemple, « Votre travail est merveilleux » ou « Votre expertise en gestion de compte est inégalée. »

Faites une allusion au futur. Ici, vous devriez exprimer explicitement votre désir de continuer votre affaire ou d'établir une relation sur le long terme avec le destinataire. Lorsque vous vous adressez à un employeur potentiel, c'est une bonne occasion d'exprimer votre confiance dans votre anticipation de sa décision. Vous pouvez pour cela simplement dire, « J'attends de vos nouvelles avec impatience ^[2] . »

Réitérez vos remerciements. Vous n'avez pas besoin d'écrire plus d'une phrase pour reformuler votre remerciement d'ouverture (utilisez des mots différents). « Merci encore pour… » devrait faire l'affaire ^[3] .

Enrobez le tout d'une salutation et signez de votre nom. Dans la plupart des cas, il est conseillé de clore la note par une variation de « Cordialement », « Votre dévoué » ou « Meilleurs sentiments ». Même si votre lettre est tapée à l'ordinateur, signez-la au stylo. Lorsque c'est approprié, ajoutez votre titre ou votre position et l'entreprise que vous représentez en dessous de votre nom.

Corrigez et relisez votre note. Selon les circonstances, le produit fini devrait être court et relativement simple (maximum la moitié d'une page écrite à la main). S'il semble plus long, vérifiez s'il n'y a pas des redondances non nécessaires, à l'exception du remerciement lui-même, chaque point ne devrait être abordé qu'une seule fois. Vérifiez également que votre ton reste égal tout au long de la note. Il est conseillé de demander à une ou deux autres personnes de relire pour rechercher les éventuelles fautes et erreurs grammaticales, car il suffit d'une erreur mineure pour faire mauvaise impression au destinataire.