Comment être organisé au travail

Si possible, programmez la lecture de votre courrier électronique. Certains postes peuvent requérir une connexion permanente à vos messages. Si ce n'est pas votre cas, ne lisez vos mails qu'à des moments prévus dans la journée.

Classez vos mails. Marquez les conversations importantes et classez vos mails en fonction de leur objet, de leur expéditeur ^[8] … Servez‑vous des fonctionnalités proposées par Outlook (dossiers et sous-dossiers) ou Gmail (libellés) ^[9] .

• Effacez les messages au fur et à mesure de leur traitement. Archivez les conversations et les mails importants ou dont vous pourriez avoir besoin. Le fait d'avoir une boite vide, dont tous les messages ont été lus et traités, peut être un soulagement en fin de journée. Si vous en faites une règle de travail, veillez à ne bâcler le traitement de vos mails ^[10] .

Optimisez les moyens de communication. Que ce soit entre collègues ou avec des partenaires, ne vous cantonnez pas à une conversation par mail. La conversation instantanée ou tout simplement le téléphone sont des solutions à privilégier pour leur rapidité et le contact humain. Elles peuvent vous faire gagner un temps précieux et vous épargner le stress d'attendre la réponse de votre interlocuteur. De plus, il est plus facile d'échanger des informations dans le fil d'une conversation orale que par écrit.

Limitez les interruptions de travail intempestives. Il est essentiel de prendre des pauses dans la journée. À l'inverse, vous interrompre au milieu d'une tâche pour répondre au téléphone ou à un collègue qui passe devant votre bureau casse votre rythme de travail et vous fait perdre du temps. Sans vous isoler complètement, n'hésitez pas à fermer votre porte ou à laisser votre téléphone sur répondeur. Une fois votre tâche terminée, répondez aux diverses sollicitations. Ceci dit, n'en faites pas une règle absolue au risque de paraitre asocial ou inaccessible !

Utilisez le cloud computing. Cette technologie permet de stocker de grandes quantités d'informations via un serveur distant. Elle est donc peu couteuse et améliore l'accessibilité des données. Ainsi, vous pouvez travailler depuis n'importe quel appareil pourvu qu'il ait un accès à internet. Le cloud computing peut améliorer la qualité de votre travail et votre gestion du temps, car il permet de travailler plus vite et de manière plus efficace ^[11] . Ce service est en général disponible sous forme d'un abonnement payé par l'entreprise. N'hésitez pas à proposer l'utilisation de cette technologie pour votre service.

Utilisez les fonctionnalités proposées par les moteurs de recherche. Vous avez peut‑être déjà l'habitude d'enregistrer et de classer les sites dans vos favoris à titre personnel. N'hésitez pas à faire de même au bureau, surtout si vous avez votre propre ordinateur. Par exemple, les sites des entreprises partenaires ou d'information générale sont des sources auxquelles vous devez avoir accès rapidement.

Ne cherchez pas à faire plusieurs tâches à la fois. Dans un monde dominé par les technologies de l'information et de la communication, on attend du salarié qu'il soit toujours disponible et qu'il réponde à toutes les sollicitations en même temps. Tous les experts s'accordent à dire que ce phénomène de multitasking entraine, contrairement aux apparences, une perte de temps et de qualité de travail ^[12] . Lorsque notre cerveau est saturé d'informations, il n'a pas le temps de tout analyser. Ainsi, réaliser plusieurs tâches en même temps augmente le stress et diminue la capacité d'analyse et de concentration. Il est donc plus judicieux de résoudre un problème à la fois ^[13] .

Créez votre propre planning. Au‑delà de la mise en place d'un agenda précis (rendez‑vous, évènement, réunion…), il est bon d'avoir un planning général de votre journée. Cela vous permettra de prévoir les pics d'activité et les périodes de repos.

• Certaines activités, comme la réflexion sur un projet ou l'étude du dossier d'un client, requièrent de la concentration et de l'analyse. Pour améliorer votre efficacité, prévoyez une durée précise à consacrer à ce type d'activité. Si vous enchainez les dossiers ou les projets, votre capacité intellectuelle risque de diminuer, vous rendant moins efficient. De même, des tâches plus fastidieuses telles que la lecture de courrier ou de rapport doivent être limitées dans le temps. Sinon, vous risquez de ressentir un sentiment d'ennui et donc de reporter ou de retarder l'activité.
• Prévoyez du temps supplémentaire pour certaines activités. En effet, les réunions ou les rendez‑vous peuvent durer plus longtemps que prévu. En fonction de votre expérience, incluez dans votre planning une plage horaire plus importante que la durée annoncée de l'évènement.

Vous pouvez utiliser une alarme. Elle peut vous rappeler un évènement, signaler la fin de la durée impartie pour la réalisation d'une tâche ou simplement vous donner un rythme de travail. Évitez cependant de la faire sonner de manière intempestive, car cela risque de vous stresser sans vous rendre plus efficace.

Ne reportez pas vos tâches sans une raison valable. L'ennui, la lassitude, la volonté de quitter le bureau plus tôt… sont autant de mauvaises raisons de reporter une activité. Procrastiner est une véritable perte de temps et d'efficacité. Cependant, vous devez rester flexible. Si un imprévu survient (réunion de dernière minute, révision d'un dossier urgent…), notez ce qu'il vous reste à faire et reprenez votre activité plus tard. Vous pouvez aussi mettre en place une solution alternative. Par exemple, si vous ne pouvez pas vous rendre à une réunion, essayez de mettre en place une conférence téléphonique.

Prenez des pauses. Comme évoqué dans l'article, il est impératif de prévoir des périodes de repos physique et intellectuel ^[14] . En effet, prendre une pause l'après‑midi pour faire ce que l'on pas eu le temps d'accomplir le matin est inutile. La pause permet de prendre du recul, d'apprécier le travail accompli et d'échanger avec les collègues. De plus, elle permet de mieux s'organiser et d'améliorer la productivité. Si vous êtes submergé de travail, inscrivez la période de pause dans votre agenda pour ne pas l'oublier. Au besoin, prévoyez une alarme.

Dormez suffisamment. Les bienfaits du sommeil sont reconnus depuis toujours. Pourtant, nombreux sont les travailleurs qui ne dorment pas suffisamment. Installez une routine afin de passer une bonne nuit de sept ou huit heures de sommeil.

Ne vous comparez pas à vos collègues. Chacun a un rôle particulier qu'il appréhende différemment. Une méthode d'organisation efficace pour un collègue ne le sera pas forcément pour vous. Vous pouvez échanger sur les meilleures pratiques, mais vous devez trouver votre propre système.