Comment répondre à un courriel qui nécessite la confirmation de présence

Avec la popularité croissante des courriels comme alternative aux services postaux traditionnels, les invitations aux évènements sociaux par message électronique sont incroyablement populaires pour les réunions de vacances, les anniversaires, les mariages et plus encore. Aujourd’hui, les organisateurs d’évènements se contentent beaucoup plus des courriels demandant une confirmation de présence (autrement appelé RSVP qui signifie « répondez, s’il vous plait ») qu’avant. Toutefois, en raison du fait que les courriels demandant des réponses sont si nouveaux, beaucoup de gens ne savent pas comment y répondre de manière appropriée. Avec un peu de chance, vous pourriez mieux répondre à un tel message si vous savez le moment et la façon de le faire, préparez votre réponse et vérifiez la réception de l’invitation.

Partie 1

Partie 1 sur 3:

Décider de la manière et du moment pour répondre

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Voyez si vous irez vraiment à l’évènement. La première décision ou étape consistera à déterminer si vous irez vraiment à l’évènement. Vous devriez réfléchir sur la possibilité d’assister à la manifestation dès que vous recevrez l’invitation par courriel RSVP.
- Gardez à l’esprit l’endroit où l’évènement aura lieu et si vous deviez voyager. Si par exemple quelqu’un vous invite à un mariage en dehors de la ville, vous devriez peut-être acheter un billet d’avion pour y aller, ce qui peut être cher.
- Faites votre programme pour être certain que vous n’avez aucun autre évènement le même jour et au même moment.
- Discutez avec votre conjoint et les autres membres de la famille pour vous assurer qu’ils seront disponibles. Il se peut que certains déclinent et que d’autres acceptent ^{[1]
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Identifiez le type d’invitation. Différentes circonstances nécessitent des nuances et des niveaux de formalité différents. Par conséquent, vous devriez réfléchir au type d’évènement avant de répondre à l’invitation. Cela vous permettra d’être certain que vous ne faites pas une erreur sociale.
- Voyez s’il s’agit d’un évènement social informel comme une invitation à un barbecue qu’un voisin fait sans une raison particulière et vous envoie une invitation par courriel de manière informelle. Vous avez la possibilité de répondre avec un ton informel à ces types d’invitations et disposez peut-être de moins de temps pour envoyer la réponse.
- S’il s’agit d’un évènement social formel comme les invitations à des mariages, fêtes d’anniversaire, communions ou à des confirmations, elles nécessitent une réponse sous un ton formel, tout comme l’invitation a été reçue ^{[2]
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Répondez au moment opportun. Après avoir pris une décision et réfléchi à l’invitation, vous devriez répondre en temps opportun. Enfin, c’est l’un des aspects les plus importants lorsque vous répondez à un courriel RSVP, car vous devriez donner à la personne la confirmation nécessaire de votre participation ou non à l’évènement.
- Lisez l’invitation pour voir si une date est requise pour répondre au courriel RSVP. Cette date n’est pas une suggestion. Assurez-vous de répondre dans les délais indiqués.
- Répondez dès que possible. Bien que la personne qui vous a invité puisse donner un ou deux mois pour répondre, cela ne signifie pas que vous devriez prendre toute cette période. Au contraire, vous devriez répondre dès que vous prenez une décision concrète à savoir si vous y allez ou non ^{[3]
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Partie 2

Partie 2 sur 3:

Préparer une réponse

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Remplissez le champ d’objet. Après avoir décidé du moment et de la façon dont vous allez répondre, vous devriez préparer un brouillon de la réponse que vous donnerez. Pour ce faire, commencez à écrire dans le champ d’objet. Cela devrait inclure un message d’acceptation ou de rejet de l’invitation et refléter le ton de l’évènement.
- Pour les manifestations formelles, vous devriez utiliser un ton formel. Écrivez par exemple Anne et Roger ne pourront pas assister au banquet du 11 mai.
- Pour les circonstances informelles comme un barbecue chez un voisin, vous pouvez écrire Incapable d’assister au barbecue le 11 ^{[4]
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Rédigez la lettre. Il importe de répondre de manière appropriée, car cela reflète le ton de votre réponse. De plus, si vous employez une formule de salutation appropriée, vous donnerez à la personne qui vous a invité une idée de la façon dont vous la voyez.
- Choisissez une salutation qui peut inclure Mon bon ami, À ou Cher.
- Un évènement informel nécessite une simple réponse à la personne qui vous a envoyé le courriel. Vous pouvez par exemple écrire Chers Martine et Jean ^{[5]
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Écrivez le contenu du message. Le corps de votre texte constitue peut-être la partie la plus importante du courriel RSVP. Cela reflète le ton de l’invitation et y répond directement. Quelques exemples d’acceptation ou de refus d’une invitation impliquent ceux-ci.
- Un évènement informel garantit une réponse informelle du genre Thomas, nous apprécions vraiment l’invitation au barbecue, mais nous serons hors de la ville ce jour-là.
- Une manifestation formelle mérite un ton similaire. Vous pouvez par exemple écrire La famille Dupont accepte votre invitation au mariage de José et Belinda le 5 novembre 2019. Un autre exemple est la suivante Jean et Sara Appleby acceptent avec joie votre invitation à la fête des 15 ans de Marta Rodriguez.
- Un refus formel d’une invitation peut se présenter comme suit La famille Parker ne pourra pas assister au mariage de José et Belinda le 5 novembre 2019 ^{[6]
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Signez et écrivez votre nom. Après avoir rédigé le message, vous devriez signer le courriel RSVP. Cela est plus qu’une simple formalité, car la signature montre le type de relation que vous avez avec la personne qui vous a invité. C’est aussi un signe concernant l’impression que vous avez de cette personne.
- Optez pour une salutation formelle. Vous pouvez par exemple écrire Cordialement, Mes meilleurs vœux, Veuillez recevoir, Monsieur ou Madame, mes salutations distinguées ou Je vous prie d’accepter, Monsieur ou Madame, l’expression de mes sentiments distingués.
- Choisissez une formule informelle comme Très sincèrement, Mes salutations, Portez-vous bien ou Amicalement.
- Choisissez un message de fin approprié si vous acceptiez ou rejetiez l’invitation. Écrivez par exemple Avec beaucoup de regret ou Merci.
- Signez avec votre nom après la formule finale. Pour des évènements plus informels, n’hésitez pas à signer avec votre prénom ainsi que celui des autres personnes qui ont également été invitées. Pour les occasions plus formelles, signez avec le prénom de toutes les personnes invitées et le nom de famille après celui de la dernière personne. Dans certains cas, comme celles dans lesquelles vous avez un lien de familiarité étroit avec la personne qui vous a invité, vous avez la possibilité d’écrire La famille Sanchez ^{[7]
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Partie 3

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Gérer les courriels automatiques et résoudre les problèmes

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Cliquez sur rejeter ou accepter. Faites cela si le courriel présente un bouton automatisé. La plupart des organisateurs d’évènements officiels comptent de plus en plus sur les services de messages RSVP automatiques pour envoyer des courriels. Si quelqu’un utilise un service similaire pour vous envoyer des messages électroniques RSVP, il est probable qu’ils soient générés par un tiers. De plus, le courriel comportera probablement des options avec des boutons qui vous permettent de cliquer pour accepter ou refuser l’invitation.
- Vous n’êtes pas tenu de répondre à la personne par courriel, si vous recevez l’un de ces messages.
- Dès que vous avez accepté ou rejeté l’invitation, la réponse sera envoyée à la tierce partie qui gère le courrier et l’acheminera à la personne qui organise l’évènement.
- Les services de courrier électronique RSVP automatisé sont souvent utilisés pour des circonstances semi-formelles telles que les fêtes d’anniversaire, les rencontres nationales et d’autres manifestations similaires.
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Cliquez sur l’option d’accusé de réception. Si vous êtes préoccupé par la réception de votre réponse, vous pouvez envisager de cliquer sur le bouton Accusé de réception sur la page du courriel. En cliquant dessus, votre service de messagerie électronique va générer un message de confirmation d’envoi lorsque la personne à qui vous répondez recevra ou ouvrira votre courriel. De cette façon, vous saurez qu’elle a reçu votre message.
- Le message de confirmation d’envoi peut se trouver à divers endroits en fonction du service de messagerie que vous utilisez.
- Il se peut que cette option ne soit pas disponible sur certains services de messagerie.
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Envoyez un courriel de suivi si vous changez de programme. En de rares occasions, vous devriez peut-être modifier votre réplique. Si vous avez accepté l’invitation et que vous vous êtes rendu compte que vous ne pourrez plus y assister ou si vous avez décliné et soudainement, vous avez la possibilité d’y aller, vous devriez contacter la personne qui vous a invité pour l’informer de cela.
- Si vous avez par mégarde cliqué sur le bouton d’acceptation automatique dans un courriel RSVP, vous devriez envoyer un message directement à la personne pour corriger votre erreur.
- Si vous devez refuser une invitation que vous avez initialement acceptée, informez le destinateur. Vous pouvez par exemple lui envoyer un courriel en mettant comme objet Changement de réponse et en écrivant quelque chose du genre En raison d'activités imprévues, Sara et moi ne pourrons plus assister à la célébration de votre 20e anniversaire qui aura lieu le 14. Nous nous excusons pour le changement et espérons vous voir bientôt.
- Si vous devez accepter une invitation que vous avez déjà rejetée, dites-le à la personne. Par exemple, envoyez un courriel et mettez comme objet Changement de ma réponse et écrivez J’aimerais assister à l’évènement si vous avez encore la disponibilité de recevoir plus d’invités.
- Les modifications apportées aux invitations RSVP doivent être effectuées dès que possible. Les invitations aux évènements informels peuvent être modifiées après plusieurs jours. Néanmoins, pour les manifestations formelles (tels que les mariages), elles doivent être faites au moins un mois à l’avance ^{[8]
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