Crystal Reports

En la página de Crystal Reports existe una serie de tutoriales, versión XI Server (se necesita flash instalado para acceder), explicativos de algunos aspectos, que quizás varíen en contenido, pero son similares a todas las versiones de Crystal Reports.[1]

Si se ha creado un informe que posee datos de dos o más tablas, desde una base de datos en los formatos soportados, tendrá que vincular durante el proceso de elaboración del informe (antes de agregar el contenido al informe).

• Elegir el comando Asistente de base de datos, del menú Base de datos (aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos).

• En la ficha Datos, se deben seleccionar las tablas que se desee agregar al informe (aparece la ficha Vínculos en el Asistente de base de datos.

Muchos de los datos que se pueden insertar en el informe son campos de base de datos seleccionada. Estos mostrarán los datos tal como están almacenados en la base de datos.

Para insertar campos se debe seguir el siguiente procedimiento:...

• Ir a la barra de herramientas estándar, clic sobre Explorador de campos.

• Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.

• Expandir la carpeta Campos de base de datos, para ver todas las tablas seleccionadas en las bases de datos.
• Expandir las tablas de forma individual para ver todos los campos que contienen.
• Hacer clic sobre el campo que se quiere insertar en el informe.
• Hacer clic sobre el botón Examinar para revisar los valores del campo seleccionado.
• Hacer clic en Insertar en informe para colocarlo en el informe, o bien, hacer clic y arrastrar hasta un lugar deseado, preferentemente en la sección "Detalles".

Si se quieren desplegar datos que son valores calculados, tendrá que crear un campo de fórmula y ponerlo en el informe, similarmente a lo anterior (arrastrar hasta el lugar deseado, o insertarlo).

Se cuenta con un amplio espectro de fórmulas disponibles para la creación de estas. Las cuales pueden ser programadas o creadas según el lenguaje crystal, integrado al programa, o bien, utilizando la sintaxis de Basic (Visual Basic).

• Campos

{cliente.Nombre_del_cliente}, {proveedor.Nombre_del_proveedor}

• Texto

"Entre comillas", "separados por comas"

• Operadores

+ (sumar), / (dividir), -x (negativo)

• Funciones (las funciones realizan cálculos tales como promedio, suma y conteo. Las funciones disponibles se listan con sus argumentos y se organizan según su uso).

Round (x), Trim (x)

• Estructuras de control

"If" y "Select", ciclos "For"

• Valores de campo de grupo (Por ejemplo, se pueden usar valores de campo de grupo para buscar el porcentaje del total general aportado por cada grupo).

Average (campo, Cpocond), Sum (campo, Cpocond, "condición")

• Mezcla de muchos parámetros:

If ({cliente. NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = "Ab") Then "TRUE"
Else "FALSE"

If ({cliente. NOMBRE DEL CLIENTE}) [1 to 2] = "Ab" and ToText({cliente. ID DEL CLIENTE}) [1] = "6" 
or ({cliente. NOMBRE DEL CLIENTE}) [1 to 2] = "Ba" and  
ToText({cliente. ID DEL CLIENTE}) [1] = "5" Then "elegido" Else "no elegido"

Éstos son como fórmulas, pero escritos en SQL, y no en el lenguaje de fórmula de Crystal Reports. Los enunciados de SQL son usados, entre otras cosas, para obtener un conjunto específico de datos de una base de datos, pudiendo ordenar, agrupar y seleccionar datos, basándose en campos de enunciados SQL.

Los campos de enunciado SQL, son de utilidad a la hora de optimizar el rendimiento de los informes, ya que las tareas que ejecutan se realizan normalmente en el servidor de la base de datos, en contraposición con una fórmula regular que a veces se ejecuta en el equipo local.

Tanto la sintaxis Crystal (nativa de Crystal Reports), como la sintaxis Basic permiten mejorar y precisar las fórmulas de tal forma que sería difícil o imposible hacerlo con SQL. En algunas circunstancias, sin embargo, la creación y el uso de campos de enunciados SQL puede acelerar el proceso de los informes.

• Ir a la barra de herramientas estándar, hacer clic en Explorador de campos.

• Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.

• Ir hasta Campos de enunciados SQL. Hacer clic en Nuevo.

• Aparece el cuadro de diálogo Nombre del enunciado SQL.

• Escribir el nombre en el cuadro Nombre, y Aceptar.

• Aparece el Formula Workshop con el Editor de enunciados SQL activo.

• Escribir el enunciado en el Editor de enunciados SQL.
• Guardar.

Sirven para solicitar al usuario de un informe que especifique información. De esta manera se crear un campo de parámetro. Los parámetros son como preguntas que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. La información que escribe el usuario, o la forma en que responde, determina lo que aparece en el informe.

Los parámetro pueden ser creados con datos fijos (estáticos), dinámicos si los datos experimentan cambios, o en forma de cascada, donde le usuario del informe selecciona de una lista desplegable aquello que desea ver.

El informe puede ser visto de antemano en la pantalla (con el comando CTRL+R), imprimir en papel, o se exportado a uno de los diversos formatos de archivo soportados:

• .pdf, siguiendo: Archivo > Exportar > Exportar Informe.
• .rtf de Microsoft Word, .xls de Microsoft Excel (en dos versiones, una de sólo datos y la otra convencional), .CSV o texto (.txt), siguiendo: Archivo > Exportar > Opciones de exportación de informes...