Documentación

El término «documentación» se refiere a una disciplina académica que ha sido objeto de análisis lingüísticos para clarificar su pertinencia e importancia en el campo científico. En latín los términos documentatio y documentum, en singular y plural, tienen el significado de instrumento de prueba en el terreno jurídico o en el gramático, y sobre todo, las de precepto, enseñanza o doctrina moral.[1]

La palabra «documento» se usó por primera vez a finales del siglo XIV, con el significado de enseñamiento o consejo moral. Este significado mantiene su contenido semántico durante los siglos XVI y XVII y es el único que rescata el Diccionario de Autoridades a comienzos del XVIII. Una centuria más tarde se agrega una segunda acepción en el Diccionario de la Real Academia que establece que es «[...]la escritura o instrumento en que se prueba o confirma alguna cosa».[2]

En sentido restringido, la documentación como ciencia documental se podría definir como la ciencia del procesamiento de información, que proporciona un compendio de datos con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.[3]

Siguiendo a Fuentes y Pujol se puede señalar a la Documentación como una ciencia auxiliar e instrumental. También es una ciencia en sí misma y una de las finalidades primordiales de la Documentación es informar.[4] En sentido general, las ciencias de la documentación y la documentación como sinónimos, si el contexto no perturba la intención del emisor, es decir, si no se distorsiona el mensaje del interlocutor porque no se dé ambigüedad semántica.

De acuerdo al "Tratado de Documentación" de Paul Otlet[5] la documentación tiene cuatro objetivos principales:

• El registro del pensamiento humano y de la realidad exterior en elementos de la naturaleza material llamados documentos.
• La conservación, circulación, utilización, catalogación, descripción y análisis de estos documentos.
• La elaboración, de documentos más complejos a partir de documentos simples, así como la integración de conjuntos de documentos con la ayuda de documentos particulares.
• El registro de los datos de un modo cada vez más rápido, directo y exacto, al mismo tiempo analítico y sintético, de acuerdo con un plan cada vez más amplio, enciclopédico y universal.[2]

De acuerdo a Sánchez Espinoza,[2] "el objeto de estudio de la documentación se basa en el concepto de información documental y en el concepto del proceso documental, este último como un proceso informativo de naturaleza peculiar por cuanto se da en él una actividad de recuperación de mensajes informativos emitidos en procesos anteriores, además de que mediante su conservación y tratamiento técnico se difunden los mensajes transformados con la finalidad de que sirvan de fuente de información para nuevo conocimiento o para una acertada toma de decisiones en las organizaciones, empresas e instituciones."

La investigación en este campo {B y C} en España ha experimentado en la última década cambios importantes, debido especialmente a la ampliación del número de investigadores como consecuencia de la aparición de los centros universitarios de biblioteconomía y documentación (ByD).

Frente a la procedencia mayoritaria del mundo profesional (con la excepción de los investigadores del CSIC), en la década de los setenta y principios de los ochenta, los autores empiezan a proceder más del mundo universitario desde mediados de los ochenta (Jiménez-Contreras, 1997; Álvarez-Ossorio, 1998). Este cambio trajo consigo otros que afectaron a los temas y las metodologías de investigación. Los primeros se diversificaron y las últimas pasaron de ser básicamente descriptivas o históricas a ser en ocasiones empíricas e incluso esporádicamente experimentales sin abandonar las anteriores tendencias.

En resumen, se produjo desde mediados de los ochenta un progresivo aumento de la investigación en ByD a expensas básicamente de la universidad, que introdujo a la vez algunos nuevos hábitos, lo que ocasionó así mismo una diversificación temática y metodológica que puede apreciarse en las publicaciones de la especialidad (Moya, 1998).

Desde el punto de vista epistemológico, solo la corriente española le ha otorgado un carácter de ciencia, mientras que la en corriente norteamericana existen aún serias divergencias en el plano lingüístico.[2]

Documentación en los centros de documentación de prensa.

• Conceptualización: "El modo informativo que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo para su posterior uso de textos y referencias sobre ideas, hechos, juicios y opiniones, con el fin de elaborar la información periodística y/o difundir información documental de base periodística" (Galdón López 1989)
• Naturaleza: Textos y referencias escritos sobre cualquier soporte o formato, incluyendo imágenes fijas, gráficos y documentos sonoros o audovisuales.
• Finalidad:

1. Comprobatoria-verificativa: Comprobación de datos y aporte de información acerca de los temas sobre los que se va a trabajar.
2. Contextualización: Permite explicar las causas y consecuencias de los acontecimientos y establecer relaciones espacio-temporales para describir los acontecimientos y ofrecer una interpretación fehaciente de ellos.
3. Apoyo visual de la información: Proporcionando el material icónico y visual necesario para editar las piezas informativos.
4. Soporte de la línea editorial del medio o de los artículos de opinión.
5. Investigación: Preparar material para redactar trabajos de investigación sobre personajes, acontecimientos, temas, situaciones.

En biblioteconomía es la recuperación y presentación clasificada, ordenada y valorada de documentos impresos y de vídeo y audio sobre un tema preciso, que puede ser un artículo o un sistema o un producto o un descriptor. En una obra científica es la bibliografía de un informe final, tanto la que ha sido utilizada como la sugerida de ampliación. En cinematografía, es la recopilación de fuentes escritas o audiovisuales sobre una película (documentación de un tema).

En la obra científica o de no ficción formará parte de los créditos de la calidad del trabajo o bibliografía utilizada, y es parte del trabajo desarrollado, donde deberán figurar listas de fuentes; también son técnicas de documentación los glosarios, los índices temáticos y de autores citados, tablas auxiliares, etc.

Como funciones de un bibliotecario-documentalista profesional, como autor o como colaborador, el especialista en documentación conoce todas las variantes descritas y utiliza programas de cómputo específicamente desarrollados por programadores y que él mismo puede adaptar a cada tarea, como por ejemplo construir de forma instantánea un índice de materias por el método de palabras utilizadas y sus frecuencias o hacer un análisis de contenido o construir algún tipo de indicador de medida de la información o investigar sobre algoritmos de búsqueda o sobre motores de búsqueda en el ámbito de la informática.

El modelo de un sistema de información será con un modelo sistémico aplicado a un sistema complejo. Incluirá la captación de fuentes y su adecuación al problema a documentar; esto será la primordial tarea. El propósito es hacer máxima la cantidad de información captada y mínima la básica utilizable.

• Bibliotecario
• Archivero
• Extracción de la información
• Información
• Metodología de las ciencias sociales
• Sistema complejo

• Luis Fernando Ramos Simón, 2003. Introducción a la administración de la información, Universidad Complutense de Madrid: Síntesis.
• Jiménez Contreras, Evaristo y Moya Anegón, Félix de. “Análisis de la autoría en revistas españolas de biblioteconomía y documentación, 1975-1995”. En: Revista Española De Documentación Científica. 1997, v. 20, n. 3, pp. 252-66.
• Moya Anegón, Félix de, Jiménez Contreras, Evaristo y Moneda Corrochano, Mercedes de la. “Research fronts in library and information science in Spain (1985-94)”. En: Scientometrics. 1998, v. 42, n. 2, pp. 229-246.
• Francisco Torregosa, J.,2007. Introducción a la documentación informativa. Madrid: Universitas

• Wikcionario tiene definiciones y otra información sobre documentación.
• Blog sobre archivos y gestión documental Expediente web blog y otros documentos del montón