Cómo archivar los emails

El correo electrónico o email es una de las formas más populares de comunicación. Con sus usos en la comunicación personal y de negocios, los buzones se pueden llenar rápidamente. Saber archivar tus correos electrónicos te permitirá guardarlos sin ocupar demasiado espacio en el disco duro o en tu servidor de correo electrónico. La mayoría de los programas de correo tienen un sistema de archivado de correo electrónico.

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Pasos

1
Ten en cuenta que los emails no se almacenan en tu computadora, sino en un servidor de correo electrónico como Microsoft Exchange o un servicio de correo electrónico en la web. Si nunca borras los mensajes, el servidor de correo electrónico no permitirá que se sigan guardando nuevos mensajes.

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2
Localiza la herramienta para archivar de tu programa de correos electrónicos, bajo el nombre "Herramientas". Los servidores de correo electrónico pueden utilizar diferentes nombres para la misma. Por ejemplo, el correo electrónico de Microsoft Outlook está archivado en un dispositivo de almacenamiento personal (PST). Las carpetas de archivo son archivos de datos que se graban en tu computadora, no en el servidor de correo electrónico.
3
Crea carpetas de archivo propio, también conocidas como archivos de carpetas personales, si deseas más control sobre qué mensajes van a qué ubicaciones.
- Nombra la carpeta, y designa tu ubicación. Por ejemplo, podrías querer una carpeta llamada "bicicleta", que incluya correos electrónicos relacionados con un club de bicicleta al que perteneces. Otra carpeta puede ser llamada "la escuela", si vas a la escuela.
- Si no ves tu carpeta, haz clic en el signo + junto a las otras carpetas.
- Incluso puedes crear una carpeta "temp" para los artículos que no necesitan atención inmediata, pero que quieras sacar de la Bandeja de entrada, por el momento.
- En Outlook, estas carpetas personales tienen la extensión. pst.
4
Cuando lo desees, archiva tus propios mensajes mediante el método de arrastrar y soltar.
- Crea una nueva carpeta mediante la barra de herramientas en la parte superior de la página.
- Sólo hay que poner el puntero del ratón en el mensaje, haz clic izquierdo y mantén pulsado el botón de abajo a medida que lo arrastras a la carpeta correspondiente.
- Cuando sueltes el botón del ratón, el mensaje de correo electrónico se moverá.
- En Gmail, haz clic en la casilla situada junto al correo electrónico, a continuación, haz clic en "archivo".
5
Deja que tu programa de correo electrónico haga el trabajo por ti haciendo clic en "sí" cuando recibas un mensaje preguntando si deseas archivar automáticamente.
- Los programas con una función de archivo automático te permiten configurar los mensajes que deseas archivar y con qué frecuencia los deseas archivar. Por ejemplo, el valor predeterminado para autoarchivar en Outlook es cada 14 días.
- Si tu programa de correo electrónico no es automáticamente archivado, puede que tengas que configurar esto en el menú de Herramientas.
6
En tu trabajo, Ponte en contacto con el departamento de sistemas para que te den información sobre políticas de archivado. Algunas compañías realizan archivos en masa o almacenamiento de correo electrónico para toda la compañía.

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Consejos

•Archivar los correos electrónicos es una buena manera de limpiar tu bandeja de entrada y prestar atención a las preocupaciones más inmediatas.
Si tu programa de correo electrónico no tiene una función de archivo (aunque la mayoría lo tienen), el archivo de correo electrónico todavía se puede hacer eligiendo un mensaje y guardándolo como un documento.
El archivo de Outlook también permite a los usuarios archivar tareas o elementos de calendario.

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