Cómo citar documentos

2 partes:Adquiriendo y llenando los formularios de la citación Enviando la citación

Si estás involucrado en un proceso legal, puede ser beneficioso para tu caso citar documentos que puedan ayudar. El primer paso es contratar a un abogado para que te ayude a navegar en las leyes de tu estado y condado. En la mayoría de casos, el proceso implicará tener una citación duces tecum (el término para una citación de documentos) emitida por el secretario de la corte, luego entregada a la parte encargada de los documentos que quieres citar. Sigue leyendo para saber cómo citar documentos.

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Parte 1 de 2: Adquiriendo y llenando los formularios de la citación

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Trabaja con un abogado. Las leyes con respecto a las citaciones varían de estado a estado y de condado a condado. Es una buena idea contratar a un abogado para asegurarte de tomar los pasos legales correctos para citar documentos en tu jurisdicción. Llenar los formularios de manera incorrecta o no tomar los pasos correctos puede impedir que seas capaz de citar los documentos que necesitas para fundamentar tu caso.
- El proceso que seguirás para citar los documentos diferirá dependiendo del tipo de demanda en la que estés involucrado, así como del papel de la persona o empresa a cargo de los documentos. Trabaja con un abogado para determinar cuál es el mejor curso de acción para seguir en tu situación en particular.
- Si prefieres rotundamente no trabajar con un abogado, haz una investigación minuciosa de las leyes de citación en tu estado. Ve al sitio web de la Corte de Estado o visita al secretario del condado para encontrar más información.
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Determina quién está en posesión de los documentos que deseas citar. Si conoces al individuo, no necesitas más investigación. Sin embargo, quizás necesites citar los documentos de una empresa grande. Si este es el caso, tendrás que saber quién responderá específicamente por la citación dentro de la empresa. Por ejemplo, si deseas un registro de tus llamadas telefónicas entrantes y salientes de tu empresa de telefonía, deberás saber el nombre de la persona a cargo del departamento de registros en la empresa.
- Investiga un poco acerca de la persona exacta con la que tienes que tratar a través del proceso. Si tratas de entregar a la empresa una citación sin hacer antes este trabajo de campo, no obtendrás los documentos que necesitas. ^[1]
- Algunas fuentes sugieren que pidas a la persona con la que estás en contacto que envíe voluntariamente los documentos que necesitas. En algunos casos serás capaz de obtener los documentos sin necesidad de pasar por el proceso de citación. Sin embargo, es importante estar consciente de que si notificas a la parte con la que estás involucrado en una demanda sin entregarles una citación, esencialmente les estás dando tiempo para eliminar los documentos que necesitas, de tal manera que no estarán obligados legalmente a entregarlos. De nuevo, trabajar con un abogado es tu mejor opción para determinar qué acciones tomar en tu situación.
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Obtén un formulario de solicitud de citación duces tecum del secretario de la corte. En la mayoría de los estados, tendrás que llenar un formulario de solicitud para poder iniciar el proceso de citación con la corte. Algunos estados tienen un formulario de citación duces tecum aparte, pero muchos requieren que uses un formulario de citación estándar con una carta adjunta declarando que estás solicitando documentos. Visita al secretario del condado o entra al sitio web de tu estado para obtener el formulario que necesitas llenar y aprende sobre los requisitos especiales de tu estado.^[2]
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Completa el formulario. Llena la información general. Recuerda que el secretario de la corte te dará la mínima asistencia, pero no podrá darte ningún consejo legal. Eso significa que no podrá decirte cómo describir los documentos que deseas para la citación, ya sea que debas emitir una citación o no, o a quien envías la citación. Si no puedes llenar el formulario con la asistencia del secretario, consulta con un abogado.
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Describe los documentos que deseas para la citación. Si el documento no tiene un nombre específico, como “Estado de cuenta bancario de Marzo” o “Cuenta de servicio de Enero”, descríbelo lo más detallado posible. Por ejemplo, si pides la copia de una carta, proporciona la fecha en que esta se escribió, los nombres de las personas que la escribieron y recibieron y el asunto de la misma. ^[3]
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Prepara cualquier otro documento que se requiera. En muchos estados, las personas naturales que solicitan una citación deben presentar un pedido a la corte y esperar a que el juez firme una orden para que el secretario pueda firmar y sellar la citación duces tecum. Consulta con el secretario para determinar si necesitas presentar una solicitud a la corte y obtener el formulario correcto.
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Presenta los formularios al secretario y espera la emisión de la citación. Cuando devuelvas el formulario al secretario, este aprobará tu citación y emitirá los formularios de citación oficiales. Asegúrate de tener una copia para ti y una para enviar a la parte a cargo de los documentos que estás solicitando.

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Parte 2 de 2: Enviando la citación

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Envía la citación. La ley estatal determina la manera aceptable de enviar una citación duces tecum y los requisitos del envío variarán de un estado a otro. Consulta con el secretario de la corte, un abogado local o con los Procedimientos de Reglas Civiles de tu estado las reglas y regulaciones específicas del mismo. Las formas comunes del envío incluyen:
- Envío personal. El envío personal significa la entrega en mano del documento (por alguien que no seas tú, pues tú estás involucrado en el caso). En el caso de una citación duces tecum, este es el método preferible de envío.^[4] Todos los estados requieren que la persona que entregue el documento tenga al menos dieciocho años. Muchos también requieren que la parte que entregue el documento firme y presente a la corte una declaración jurada de envío, describiendo cómo entregó el documento. Consulta con el secretario de la corte cualquier regla adicional con respecto al envío personal de tu estado.
- Correo de primera clase de Estados Unidos. La mayoría de correos que envías y recibes están enviados de esta manera. Aunque enviar muchos tipos de documentos de la corte a través del correo de primera clase es aceptable, puede que no sea el caso de una citación duces tecum en tu estado.
- Correo certificado. El correo certificado, ya sea que se pida una recepción de regreso o no, es casi siempre una forma aceptable de envío para órdenes de la corte como una citación duce tecum. Sin embargo, debes consultar dos veces con el secretario de la corte para asegurarte de que tu estado permite el envío de citaciones de esa manera.
- Facsímil u otro método de entrega. Bajo ciertas circunstancias, podrías entregar tu citación de una manera informal, como por fax o correo electrónico. Por ejemplo, cuando una parte acepta proporcionarte los documentos y tú le envías una citación duces tecum solo para propósitos legales, tal como la empresa lo requiere antes de entregar los documentos.
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Asegúrate de que la prueba del formulario de envío esté completa. Este formulario debe llenarse por la persona que envió la citación a la otra parte. Este describe el formulario de envío y confirma que la citación se recibió.
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Envía los formularios completos al secretario de la corte. De esta manera, la corte puede verificar que la citación se envió. Ahora depende de la persona que se envió a presentar los documentos necesarios al secretario de la corte en la fecha especificada en la citación.
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Pide permiso al juez para ver los documentos. Ya que los documentos serán enviados directamente a la corte, podrías querer una oportunidad para verlos antes de que tu caso proceda para asegurarte de que realmente quieres presentarlos como evidencia y familiarizarte con los hechos. Si pides al juez permiso para ver los documentos, podrás revisarlos antes de tu audiencia. ^[5]

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Advertencias

Este artículo está destinado solo para fines de información general y no pretende describir completamente el procedimiento para cada condado y estado. Por favor, consulta con la oficina del secretario de condado local o un abogado licenciado del estado para información específica para tu condado y estado.
El proceso de citación duces tecum puede tomar mucho tiempo, incluso si todo marcha bien. Debes esperar aproximadamente entre catorce a treinta días para el proceso total.