Cómo hacer un memorándum

Escribe “MEMORANDUM” en la parte superior de la página. Pon que el documento es un memorándum desde el principio. Pon el título “MEMORANDUM” a 3,5 cm (1,5 pulgadas) del borde de la página. Pon el título en negrita en el primer renglón. En este renglón, puedes o bien centrarlo o alinearlo a la izquierda. También puedes optar por poner un tamaño de letra más grande para esta palabra.^[2]

• Deja un espacio doble entre este renglón y el siguiente renglón del encabezado.

Dirígete al destinatario correctamente. Un memorándum es un medio de comunicación profesional y formal, por eso también debes dirigirte al lector formalmente. Pon el nombre completo y el cargo de la persona a quien vas a enviarle el memorándum.^[3]

• Si vas a enviar un memorándum a todo el personal, puedes escribir: “PARA: todos los empleados”.

Añade otros destinatarios en el renglón CC. El renglón “CC” indica quién recibirá una “copia de cortesía” del memorándum. Esta no es la persona a quien se dirige el memorándum. Más bien, es alguien que podría tener que estar informado sobre las políticas o los asuntos que vas a tratar en el memorándum.

Escribe tu nombre en el renglón “De”. El encabezado tiene que incluir quién escribe y envía el memorándum. En este renglón van tu nombre completo y tu cargo laboral.

Incluye la fecha. Pon la fecha completa, el mes en letras y la fecha y el año en números. Por ejemplo: “FECHA: enero 5, 2015” o “FECHA: 5 de enero de 2015”.

Escoge una frase específica para el renglón “Asunto”. El renglón “Asunto” le brinda una idea al lector del contenido del memorándum. Sé específico pero conciso.^[4]

• Por ejemplo, en vez de escribir como asunto: “Hormigas”, sé más específico y escribe: “Problema de hormigas en la oficina”.

Pon el encabezado en el formato correcto. El encabezado debe estar en la parte superior de la página, alineado a la mano izquierda. Pon las palabras “PARA:”, “DE:”, “FECHA:” y “ASUNTO:” en mayúscula.

• Un encabezado de muestra puede ser el siguiente:
  PARA: nombre y cargo del destinatario
  DE: tu nombre y cargo
  FECHA: fecha completa de cuando el memorándum fue redactado
  ASUNTO: (o RE:) de lo que trata el memorándum (resaltado de alguna manera)
• Cuando elabores el encabezado, asegúrate de dejar doble espacio entre secciones y de alinear el texto.
• Puedes optar por añadir un renglón debajo del encabezado. Esto separará el encabezado del cuerpo del memorándum.

Toma en cuenta quién será tu público lector. Para que la gente pueda leer y responder a tu memorándum, es importante que adaptes el tono, la extensión y el nivel de formalidad del memorándum según el público que lo leerá. Para que lo hagas efectivamente, tienes que tener una buena idea de quién es el destinatario.

• Piensa cuáles son las prioridades y las preocupaciones de tu público lector.
• Procura anticiparte a las preguntas que tus lectores puedan tener. Haz una lluvia de ideas para elaborar el contenido del memorándum, que pueden ser ejemplos, pruebas u otra información que los persuada.
• Tomar en cuenta a tus lectores también te permite ser sensible a la hora de incluir información o sentimientos inapropiados para ellos.

Omite un saludo formal. Un memorándum no empieza con un saludo como “Estimado Sr. Ramírez”. Más bien, ve directamente al segmento que presenta el asunto que vas a hablar en el memorándum.^[5]

Presenta el problema o el asunto en el primer párrafo. Brinda brevemente el contexto tras las medidas que te gustaría que se tomen. Es como una declaración de tesis, que presenta el tema e indica su importancia. También podrías ver la introducción como un resumen de todo el memorándum.^[6]

• Como pauta general, la introducción debe tomar como máximo 1 párrafo aproximadamente.^[7]

Por ejemplo, puedes escribir: “A partir del 1 de julio de 2015, la EMPRESA XYZ implementará nuevas políticas relativas a la cobertura de salud. Todos los empleados tendrán cobertura de salud y ganarán un mínimo de $15 por hora”.

Brinda el contexto para el asunto en cuestión. Es probable que el lector necesite cierta información previa sobre el asunto del que vas a tratar. Brinda parte del contexto, pero sé breve y solo menciona lo necesario.^[8]

• Si es pertinente, puedes continuar indicando por qué se va a implementar esa política. Por ejemplo, puedes escribir: “El gobierno regional exige ahora por ley que todos los empleados de la región reciban un salario mínimo por hora”.

Respalda tu línea de actuación en el segmento argumentativo. Incluye un resumen breve de las acciones que van a implementarse. Brinda pruebas y razones lógicas por las soluciones que propones. Empieza con la información más importante, luego procede a incluir hechos específicos o que te respalden. Describe la manera en cómo los lectores se beneficiarán de realizar las medidas que recomiendas o se verán desfavorecidos por no hacerlo.

• Tienes la libertad de incluir gráficas, listas o tablas, en especial en los memorándums largos. Solo asegúrate de que sean realmente pertinentes y persuasivas.^[9]
• Para memorándums más largos, considera la posibilidad de incluir encabezados cortos que clarifiquen el contenido de cada categoría. Por ejemplo, en vez de poner “Políticas”, pon “Nuevas políticas sobre los empleados de medio tiempo”. Sé específico y breve en todo encabezado para que el punto básico de tu memorándum le sea evidente al lector de inmediato.

Sugiere las medidas que el lector debe tomar. Un memorándum es una llamada a tomar medidas sobre cierto asunto, ya sea un anuncio sobre un nuevo producto de la empresa, nuevas políticas sobre informes de gastos o una declaración sobre la manera en que la empresa enfrenta un problema. Vuelve a mencionar las medidas que el lector debe tomar en el párrafo u oración de cierre.

• Por ejemplo, puedes escribir: “Todos los empleados deben ya estar usando el nuevo sistema de contabilidad para el 1 de junio de 2015”.
• Aquí también puedes incluir algunas pruebas para respaldar tus recomendaciones.

Concluye el memorándum con un resumen cálido y positivo. El último párrafo del memorándum debe reformular los siguientes pasos a tomar para hacer frente al asunto en cuestión. También debe incluir una nota cálida que reitere la solidaridad de la organización.^[10]

• Puedes escribir: “Con gusto hablaré con ustedes sobre estas recomendaciones y seguiré hasta el final cualquier decisión que tomen”.
• Puedes terminar con algo así: “Nos entusiasma mucho la expansión de esta línea de productos. Confiamos en que expandirá nuestra empresa y la hará más sostenible”.
• Por lo general, la extensión debe ser de 1 a 2 oraciones.

Pon el memorándum en el formato correcto. Usa un formato estándar para tener la garantía de que el memorándum sea fácil de leer. Escribe con una letra de tamaño 12 en Times New Roman o Arial. Deja márgenes de 2,5 cm (1 pulgada) a la izquierda, a la derecha, arriba y abajo.

• Pon los párrafos en estilo bloque. Deja doble espacio entre párrafos. No dejes sangría en cada párrafo.

Corrige tu memorándum. Revisa y edita tu memorándum para asegurarte de que sea claro, breve, persuasivo y no contenga errores. Verifica tu constancia con el tipo de lenguaje que vayas a usar. Elimina las palabras innecesariamente rebuscadas o jerga técnica.

• Revisa el documento por posibles errores de contenido, de gramática o de ortografía. Presta particular atención a los nombres, las fechas o los números.
• Revisa que no sea excesivamente largo y elimina el material que no venga al caso.

Escribe a mano tus iniciales al lado de tu nombre. Un memorándum no incluye un renglón de firma, pero debes poner tus iniciales con un bolígrafo en el encabezado. Pon tus iniciales al lado de tu nombre. Esto indica que has aprobado el memorándum.^[11]

Usa membrete de memorándum. Es posible que tengas membretes especiales diseñados para memorándums, si no puedes usar el membrete común de la empresa.

• Si vas a hacer un documento digital (para enviar por correo electrónico, por ejemplo), podrías crear tu propio membrete en un documento de Word con el logo de la empresa e información básica de contacto. Usa esta plantilla para cada memorándum que envíes.

Escoge un método de envío. Decide cuál es la mejor manera de distribuir tu memorándum. Puedes imprimir copias del memorándum y distribuirlas físicamente. También puedes enviarlo vía correo electrónico.

• Si vas a enviar tu memorándum vía correo electrónico, quizá tengas que convertir tu correo electrónico en HTML. También puedes guardar el memorándum como PDF y adjuntarlo a tu correo electrónico..

Busca plantillas de memorándum. Evalúa si quieres usar una plantilla en vez de escribir un memorándum desde cero. Si es así, lo primero que tienes que hacer es buscar en Internet unas buenas plantillas de memorándum. Microsoft Word también tiene estas plantillas. Las plantillas generalmente comparten el mismo formato básico, pero pueden tener diferentes fuentes de letra, tamaños y diseños.^[12]

• Descarga la plantilla que mejor se acomode a tus necesidades.
• Asegúrate de leer los términos de uso antes de usar cualquier plantilla de alguna fuente web.

Abre la plantilla descargada en tu computadora. Después de presionar el botón “Descargar”, la plantilla se descargará automáticamente en tu computadora o quizá tengas que hacer unos cuantos pasos antes de que empiece la descarga. Se descargará como un archivo Zip, así que tendrás que descomprimir el archivo y luego abrirlo en Microsoft Word.

• Te recomendamos usar la versión más actualizada de Microsoft Word para que tengas la tranquilidad de no toparte con ningún problema imprevisto de software y de que la plantilla funcione como fue diseñada. Si tienes una versión más antigua de Microsoft Word, tan solo actualiza el programa antes de descargar alguna plantilla.

Prepara el encabezado. Recuerda que todo el contenido de la plantilla puede cambiarse. Puedes personalizar todas las partes de la plantilla del memorándum según tus necesidades. Por ejemplo, puedes añadir tu logo o el signo de copyright en la sección de encabezado de la plantilla. Solo haz clic en la sección de encabezado e ingresa la información de la empresa.

Completa los campos del encabezado de la plantilla. Asegúrate de completar los campos “PARA”, “DE”, “CC” y “ASUNTO”. Sé cuidadoso al completar estos campos para asegurarte de no omitir ninguno, dejar uno en blanco ni cometer un error tipográfico en algún lado.

Escribe el mensaje. Escribe la introducción, el contexto, el análisis y el resumen del memorándum en el cuerpo. Si quieres, puedes poner viñetas o hacer una lista para organizar la información.

• Mantén el formato de la plantilla. Así garantizarás que la alineación del párrafo sea la correcta y que los márgenes y el tamaño de letra sean también los correctos.
• Si es necesario, incluso puedes personalizar el memorándum para usar una tabla. A veces es recomendable, en especial si una lista de viñetas hace que el memorándum se vea demasiado abarrotado o sea difícil de leer.
• Asegúrate de borrar todas las palabras que vengan en la plantilla. Además, revisa con cuidado tu memorándum antes de enviarlo.

Asegúrate de revisar el pie de página. El pie de página es el espacio al final de la página que suele contener información adicional. Puedes incluir ahí la información de la empresa o tus datos personales de contacto. Es importante que te tomes tu tiempo para asegurarte de que esta información sea la correcta. Lo último que querrás es escribir un memorándum excelente y luego tener errores en la información de contacto o no incluirla en lo absoluto.

Personaliza la presentación del memorándum. Uno de los aspectos más atractivos de las plantillas es que incluso puedes cambiar el color del documento. Esto te permite ejercer cierto grado de personalidad y hará que el documento resalte con más precisión. También te permite escoger un color apropiado para el asunto en cuestión para asegurar que el memorándum sea visualmente llamativo, pero profesional.

Guarda tu memorándum como un documento único. Asegúrate de guardar una copia. Luego, tendrás un documento digital de respaldo que será una prueba de comunicación en la empresa.