Cómo organizar una tocada

Habla con bandas y organizadores de tocadas o conciertos en tu área y mantente en contacto con ellos.

Ofrece ayuda en las tocadas que estén organizando. Por ejemplo, puedes ofrecerte para ser su chofer, para ayudar con las preparaciones del equipo o pegar los posters. También puedes vender entradas. Debes hacer esto gratis, así conseguirás entradas gratis a la tocada y te deberán un favor.

Una vez que hayas ido a un par de tocadas debes haberte encontrado con al menos 5 bandas o artistas. Asegúrate de mantener una buena relación con ellos.

Busca un local para tu tocada. Puedes alquilar salas de cine, escuelas o locales para funciones, sin embargo, una vez que hayas encontrado el adecuado, habla con el administrador para asegurarte que está dentro de sus permisos el hacer eventos en vivo. Tu mejor apuesta será contratar un teatro, ya que muchos de estos tienen la posibilidad de hacer eventos donde las personas pueden estar sentadas o paradas y a menudo ya tienen los equipos instalados, esto recortará tus costos. También hay una buena cantidad de bares que se dedican a la música en vivo, generalmente tienen capacidad para entre 100 y 300 personas y también cuentan con sus equipos ya instalados y tienen un ingeniero de sonido en su planilla. Este último punto es vital, si es la primera vez que vas a organizar una tocada, tener el sistema de equipos ya instalado no sólo recorta los costos sino que también:

• Se trata de un local donde las personas vienen a menudo como para que valga la pena que haya comprado o alquilado sus propios equipos.
• El sistema está organizado de cierta manera que se acomoda con el espacio físico del local, permitiendo así que el trabajo de los ingenieros de sonido sea más fácil.
• Esto reducirá drásticamente la cantidad de tiempo y de problemas antes y después de la tocada. Aparte, tienes mucho menos de qué preocuparte en cuanto al inventariado del equipo ya que la cantidad de artefactos que entra y sale del local será mínima.
  

Asegúrate de reservar el local con un mes de anticipación como mínimo. Mientras más anticipado sea, mejor, de esa forma podrás promocionar la tocada mejor y tener todo listo con anticipación.

Solicita los costos de alquilar el local por la noche y agrégalo a tu presupuesto. Algunas veces, los locales te piden una porción de la venta de entradas. No les des más del 40% ya que esa cantidad ya es grande si tienes costos extra.

Debes decidir si es una tocada con asientos o si la gente estará parada. Cuando la gente está parada puedes hacer que entren más personas y aparte ellas prefieren esto porque podrán bailar y saltar en caso sea una tocada de heavy metal.

Debes decidir si la tocada tendrá asientos asignados o simplemente será admisión genera. Las personas usualmente prefieren la admisión general porque todo el mundo tendrá la opción de estar en la primera fila por el mismo precio, sin embargo, una tocada con asientos asignados representa menos problemas y necesita menos seguridad.

Organiza la seguridad. Los teatros y los locales a menudo tienen empleados que cuidan las puertas, pero deberás pagar extra por sus servicios. Si es una tocada muy localizada con pocas personas quizá puedas pedirles a tus amigos más grandes y más confiados que hagan las funciones de seguridad, sin embargo, las leyes a menudo requieren que contrates personal de seguridad profesional. Agrega estos costos a tu presupuesto.

Fija un límite de edad. Si el local tiene una barra, debes decidir si van a distribuir bebidas alcohólicas o no. De ser así, el evento deberá tener una edad mínima para poder ingresar. Quizá el hecho que vendas alcohol aumente el precio del seguro.

Contrata un seguro. Los seguros de responsabilidad pública pueden estar incluidos con el contrato del local pero siempre debes revisar para estar seguro. Es mejor que gastes $200 para contratar un seguro para la noche a recibir una demanda por un millón. Todas las compañías tienen una opción de seguro para este tipo de eventos pero depende de ti encontrar el mejor precio. También, con cada tocada que organices, siempre y cuando no haya accidentes, el costo de tu seguro irá bajando porque las compañías de seguros tendrán pruebas de que eres responsable y hay menos riesgos involucrados. Agrega el precio del seguro a tu presupuesto.

Determina qué bandas tocarán en el evento. Necesitarás entre 3 y 6 bandas.

Elige una banda que tenga una buena cantidad de fanáticos y que a menudo toque como banda principal en tocadas de este tamaño. Ellos serán tu banda principal te asegurarán una buena cantidad de público. Con suerte, ellos traerán la batería para la noche y algunos amplificadores. Si no lo hacen, pídele a las otras bandas que lo hagan. Es más efectivo y más barato que alquilar instrumentos y equipos.

Elige a las otras bandas. Te recomendamos que consigas aunque sea una banda que sea totalmente desconocida para que empiece la noche y que le sirva como publicidad. También habrás conseguido un nuevo contacto.

Calcula los costos de conseguir a las bandas. Algunas bandas cobran una tarifa, pero a menudo las bandas que no tienen contrato o no son tan conocidas tocarán gratis a cambio de unas cuantas entradas gratis para sus amigos, sin embargo, no te aproveches de su generosidad y siempre separa algo de dinero del presupuesto para darle a cada banda. Incluso si sólo son $40 o $50, estarán agradecidos. Dale un poco más de dinero a la banda que puso la batería, etc. por el desgaste que pueda sufrir y como agradecimiento. Agrega estos números a tu presupuesto.

Contrata un ingeniero de sonido. Si el local cuenta con uno que ya tiene sus equipos instalados, contrátalo a él, si no, los ingenieros de sonido tienen sus equipos y pueden llevarlos al local sin costo alguno. Si sabes cómo funcionan esos equipos, los micrófonos, amplificadores, etc. siéntete libre de organizar esto por tu cuenta, pero tendrás una tarea extra en tu horario. Quizá uno de tus amigos o de tus nuevos contactos pueda hacerlo gratis por ti. Agrega cualquier costo que esto genere a tu presupuesto.

Consigue un animador. Él se encargará de presentar a las bandas y de cerrar la noche. Trata de conseguir a alguien que sea famoso en la zona y en la industria de la música, o sino hazlo tu. Sólo necesitas un poco de confianza y unos minutos de preparación. Cuidado, un animador malo, ebrio o poco popular puede arruinar la noche y causar líos innecesarios y eso es lo último que quieres.

Dale a todas las bandas iniciales la misma cantidad de tiempo en el escenario. Las últimas dos bandas deben tener un poco más de tiempo.

Dile a las bandas que tienen 5 minutos menos de lo que en realidad tienen. Entonces, si tienen un tiempo de 30 minutos, diles que tienen 25 para que todo salga bien.

La organización de los requisitos de equipo, tiempos para compartir los equipos y los tiempos de la prueba de sonido es difícil. Se necesita una comunicación constante. No tiene sentido que 5 bandas traigan 5 baterías distintas, 5 juegos de amplificadores para 4 de ellas, esperando a que se los roben de las camionetas en el estacionamiento.

• Generalmente los actos principales son los que llevan las baterías y los otros bateristas deben llevar lo que es considerado como “rompible o dañable” (platillos, timbales, pedal), sin embargo, algunos bateristas no se sienten cómodos con esto y querrán que las otras bandas usen sus propios equipos. Si cada banda utiliza su propio equipo, el margen de tiempo entre los actos pasará de demorar 15 minutos a demorar 25 minutos y las pruebas de sonido se extenderán por 5 minutos más cada una. En una noche donde hay sólo 3 bandas esto no representa un problema serio, si tienes 5 bandas y el espectáculo debe acabar a las 11 de la noche, entonces es una pesadilla.
• Lo mismo ocurre con los guitarristas. Es generalmente aceptable que otras persona utilicen tus cabs (los parlantes debajo de sus amplificadores) pero no los amplificadores de por sí a menos que las bandas se conozcan y haya cierta confianza entre ellas o son más relajadas.
• Todo esto se complica un poco cuando los actos principales tienen amplificadores en combo o no tienen suficientes cabs. Es ahí que aparecen los problemas y te das cuenta que una banda no solo consiste en batería, bajo, guitarras y vocales. Los teclados, guitarras acústicas, mandolinas, banyos, kazoos, arpas, etc. pueden generar envejecimiento prematuro en los ingenieros de sonido si no les avisas de todo esto con anticipación.
• Empieza por el acto principal. ¿Qué traerán, qué necesitarán y qué compartirán? Dile a la siguiente banda por adelantado qué es lo que tienen disponible y hazles las 3 mismas preguntas. Al momento que llegues a las últimas dos bandas, todo debería estar bien organizado y compaginado. Quizá la batería sea de una banda, los cabs de otra pero sólo ciertas bandas los pueden usar, etc. pero si escribes todo en un papel, debería ser bastante fácil seguirle la pista a todos los equipos.
• Con todo esto y con la ayuda de tu ingeniero de sonido, deberías poder calcular cuánto tiempo necesitas para las pruebas de sonido, si es que las necesitan, y organizar los tiempos para que las bandas los conozcan. Parece que fuera mucho trabajo pero te ahorrará todo el estrés de la noche.
  

Autoriza a las bandas a vender sus discos y su mercadería, si tienen, durante los intermedios y después de la tocada. No les cobres por hacer esto.

Debes permanecer dentro de las restricciones de tiempo del local.

Generalmente, debes dejar 15 minutos entre cada banda para que se organicen. Es una buena idea que coordines con el ingeniero de sonido ya que algunas bandas demoran más en establecerse en el escenario o desempacar el equipo que traen consigo.

Pon música entre bandas. El estilo de la música debe ser similar al de las bandas que vayan a tocar en tu tocada, pero nada de lo que ellos en realidad tocan. Los ingenieros de sonido pueden hacer esto por ti, sólo avísales con anticipación para que traigan una conexión para tu reproductor de MP3.

Haz posters. La forma barata pero con estilo de hacer esto es hacer un poster simple de fondo negro con letras blancas. Consigue a alguien que trabaje en una oficina para hacer todas las fotocopias que puedas, de otra manera, tendrás un costo extra por las impresiones. Coloca la siguiente información en el poster:

• Banda principal.
• Banda que tocará antes que ellos.
• La banda que tocará incluso antes que ellos.
• Banda que iniciará el espectáculo.
• Ubicación
• Fecha
• Precio de la entrada
• Cualquiera de la páginas web relacionadas a las bandas, al local, a las entradas, etc.

Coloca posters en todos lados, pero siempre pide permiso antes de hacerlo. Colócalos en tiendas de música, lugares de moda en tu área, internet, cafeterías, escuelas, universidades (si te lo permiten) y en tiendas de ropa moderna.

Llama al periódico local, estación de radio, etc. y diles que vas a hacer una tocada. Dales toda la información que tienes en el poster, o incluso envíales una copia. Escribe una nota de prensa y envíala a todos los periódicos de tu área y del área de la tocada unas cuantas semanas antes de la fecha. Trata de conseguir que un fotógrafo del periódico vaya si tienen alguna sección de espectáculos.

Haz que todas las bandas anuncien la tocada en su MySpace, Bebo, Blogger o lo que sea. Trata de crear tu propia cuenta dedicada a la organización de tocadas o conciertos si lo vas a llevar en serio.

Suma todos tus costos para fijar tu presupuesto.

Divide esto entre el número de entradas que tengas disponibles para vender, sin contar las que piensas regalar. Esta es la cantidad mínima que puedes cobrar por entrada para recuperar tus costos. Quizá quieras calcularlo de modo que no tengas utilidades, sino para hacer que la gente se interese por las tocadas en tu área.

• Si quieres tener utilidades, agrega aproximadamente un 20% a esta cantidad, pero siempre ten un precio redondeado para la entrada. Debe ser divisible entre 2 o entre 5. Por ejemplo, 11 no está bien, deberías cobrar 10 o 12.

Haz que el local imprima las entradas, probablemente esté incluido en la tarifa de alquiler de todas maneras. Si ellos no imprimen las entradas, véndelas en la entrada, de esta manera no habrá entradas impresas involucradas en el tema. Utiliza un sello para las manos de las personas a medida que vayan llegando. Consigue un sello original pero recuerda, a menos que sea hecho a mano, alguien más podría tenerlo así que consigue una tinta de un color original y cámbiala para cada tocada que hagas.

Trata de evitar asignar asientos a menos que los dueños del local lo insistan. “El primero que llega es el primero que se sienta” es la mejor opción si vas a tener un público joven, además, así te asegurarás de que lleguen para la primera tocada.

Asegúrate que todas las bandas lleguen temprano ya que si no aparecen podrían arruinar la noche. Pídeles que lleguen entre 2 y 3 horas antes del evento.

La revisión del sonido es un tema delicado, asegúrate que la banda principal llegue al local primero ya que ellos deberán probar el sonido antes que nadie. Luego, debes decidir si cada banda debe hacer esta prueba de sonido. Habla con el ingeniero de sonido y escucha lo que te quiera decir. Si tienes 5 bandas y faltan dos horas hasta que abran las puertas, no tiene sentido que revisen el sonido para todas ya que cuando las personas entren lo primero que verán es a las bandas haciendo los preparativos, y eso no está bien.

Crea una “Habitación "Verde”. La habitación verde es simplemente una habitación tras bastidores donde hay refrescos y comida y debe ser lo suficientemente grande para que las bandas puedan entretenerse mientras no están en el escenario.

Págale a las bandas y a los miembros de tu equipo a tiempo.

Si los dueños del local son personas amables, haz una pequeña fiesta con ellos o ve a un bar de la ciudad para conversar con ellos y con las bandas.

Escucha las críticas y trata de mejorar en lo que te digan. Recuerda que la mayoría de estos tipos “han ido” a muchas tocadas.