Una feria de salud es un evento en donde las organizaciones tienen la oportunidad de difundir información sobre la salud al público en sus casetas o hacer chequeos de la salud. Las ferias de salud por lo general reciben el coauspicio de grupos que incluyen hospitales, iglesias, hermandades y organizaciones comunales. Pueden durar desde algunas horas hasta unos cuantos días.

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Pasos

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    Forma un comité y desarrolla un presupuesto.
    • Establece tus metas y los temas en los que te concentrarás.
    • Revisa los requerimientos legales, la cobertura del seguro y los formularios de exención para tu organización.
    • Establece las reglas de funcionamiento, incluyendo los procedimientos de reembolso, los informes periódicos, los lugares de almacenamiento de materiales o donaciones y el respaldo de los miembros de tu comité.
    • Delega responsabilidades, incluyendo aquellas que están relacionadas con la obtención de permisos, seguridad, el transporte, el estacionamiento, la selección de vendedores, la publicidad y otros materiales impresos, la selección de voluntarios, las comidas y bebidas, los almuerzos de los vendedores, la instalación de la exposición, las averías, la limpieza, los contratos, las donaciones y el seguro.
    • Establece metas y tiempos.
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    Determina la fecha y confirma el local.
    • Consigue a un orador invitado para dar las palabras de bienvenida en la ceremonia de inauguración.
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    Inicia los trabajos de logística para los vendedores, incluyendo aquellos relacionados con los permisos, contratos, requisitos de seguridad, parqueo y transporte. Establece el número de vendedores que el local puede acoger.
    • Determina si quieres vendedores que representen a organizaciones empresariales, a organizaciones sin fines de lucro o organizaciones del gobierno. Todos los vendedores tendrán una misión de salud.
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    Desarrolla los materiales, incluyendo los formularios de evaluación, un logo del evento, la publicidad promocional (es decir, publicidad impresa, por Internet, televisión, radio o correo electrónico) y una carta sobre el evento para los vendedores y los donantes de productos
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    Contacta a los vendedores. Envíales una carta inicial anunciando el evento y a sus auspiciadores. Dale seguimiento con llamadas telefónicas y correos electrónicos.
    • Contacta a los donantes o los artículos de compra que se entregarán en la feria de salud, si fuera el caso.
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    Envía una confirmación a los vendedores que van a participar.
    • Incluye las indicaciones para el evento, las etiquetas con el nombre del vendedor, las opciones de almuerzo y los pases para el estacionamiento.
    • Confirma las donaciones y las opciones de entrega del material (es decir, dónde descargar las cosas el día del evento o a dónde enviarlas).
    • Confirma al orador invitado o a los oradores invitados y atiende las necesidades del presentador como son un podio, un micrófono y un equipo audiovisual.
    • Envía una carta a las personas importantes como los directores y los jefes de departamento.
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    Termina con los trabajos de logística, incluyendo aquellos relacionados con la disposición de la exposición y las mesas, las faldas de las mesas, las bolsas del evento, los requerimientos audiovisuales, las firmas, la selección del almuerzo del vendedor, la confirmación de la hora de entrega del vendedor, los tachos de basura, los estacionamientos reservados, la entrega de agua y vasos, la ceremonia de inauguración, el horario de instalación en el lugar, la hora de acceso de los voluntarios al lugar y las coordinaciones con el fotógrafo.
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    Haz que los voluntarios establezcan sus responsabilidades y creen un horario de trabajo.
    • Sus responsabilidades incluirán recibir y acompañar a los vendedores, suministrar la comida y las bebidas en la mañana y en la tarde, instalar, limpiar y ser anfitriones, distribuir los almuerzos de los vendedores, trabajar en el módulo de recepción, repartir las bolsas del evento y entregar y recolectar los formularios de evaluación.
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Consejos

  • Si esta es tu primera feria de salud, pon especial atención en difundirla en tu comunidad. Los vendedores y las organizaciones que participan confían en que personas con las que puedan interactuar asistan al evento. En la medida de lo posible evita tener poca concurrencia.
  • Comienza a planearla con anticipación y forma el comité de planificación con un año de anticipación. Sin importar que tan bien la hayas planeado, el último mes antes del evento consume mucho tiempo.
  • Pon atención a los pequeños detalles, incluyendo aquellos relacionados con los tachos de basura, la ubicación del agua, las salidas eléctricas, los detectores de humo (si tienes algo como una máquina para hacer palomitas de maíz), los objetos perdidos y las etiquetas para los nombres.
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Referencias

Acerca del artículo

Categorías: Fiestas