Cómo reclutar voluntarios

Escribe una política de voluntariado. Una organización pequeña puede funcionar sin una pero la mayoría de organizaciones prefiere tener un documento escrito. Este debe ser corto y simple para que el personal y los voluntarios puedan consultarlo fácilmente. Ese no será el primer documento que los voluntarios potenciales verán pero te ayudará a restringir tus objetivos y estrategia para usar voluntarios. Cubre los siguientes temas:^[1]

• Lo que hacen los voluntarios en la organización
• Quién supervisa el reclutamiento, la capacitación y el liderazgo de los voluntarios
• Formularios de solicitud, proceso de entrevista y verificación de los antecedentes criminales de los voluntarios potenciales (si fuese necesario)
• Cuánto se les puede reembolsar a los voluntarios por el transporte u otros gastos

Demuestra los beneficios de ser voluntario. Comienza por resaltar el valor del servicio de los voluntarios en todos los materiales de reclutamiento. Describe el impacto positivo que un voluntario que trabaje para tu organización puede lograr. Menciona la capacitación valiosa o la experiencia laboral que un voluntario podría agregar en su currículum vítae o una solicitud para ingresar a una universidad. Si existe la posibilidad de que un voluntario ascienda a un puesto con mayor responsabilidad o se convierta en un miembro del personal remunerado, incluye este aspecto en el material de reclutamiento.

Describe el trabajo claramente. Sé lo más específico posible con el nombre del puesto. Es más probable que consigas resultados usando términos informativos como "voluntario encargado de servir la comida" o "coordinador voluntario encargado de las camas y las duchas" que con el término general "voluntario de albergue".^[2] Si la labor es inusual o especializada, describe las habilidades que buscas.

Trata los aspectos relacionados con las cualificaciones o la duración del compromiso. Precisa en los materiales de reclutamiento si es necesario o no que los voluntarios cuenten con experiencia para que nadie asuma que no está calificado.^[3]Asegura a los voluntarios potenciales que recibirán capacitación o que el trabajo que realizarán no requiere de habilidades especializadas. Informa a las personas sobre la duración mínima que se requiere del compromiso, ya sea que se trate de "simplemente un día" o "solo dos horas a la semana".

Adapta tu mensaje a diferentes grupos poblacionales. Atrae a un conjunto diverso de personas, especialmente si el servicio voluntario implica interacciones con los miembros de la comunidad. Idea estrategias para superar las barreras culturales adicionales que podrían evitar la respuesta de ciertos grupos poblacionales.^[4][5] Puedes incluirlos en todos los mensajes de reclutamiento masivo o crear varias versiones que puedas usar para audiencias diferentes.

• Permite que las personas de la tercera edad tengan la oportunidad de usar sus habilidades avanzadas o especializadas y proporciónales material de lectura con textos grandes y fáciles de leer.
• Traduce tu mensaje en áreas en las que la población no hable tu idioma.
• Si se trata de un proceso de selección, deja en claro que el formulario se usa para asociar las habilidades del voluntario con la oportunidad correcta y no para excluir ciertos grupos.

Acércate a las personas individualmente. Generalmente, reclutar voluntarios cara a cara tiene la mayor probabilidad de éxito. A menudo no es muy práctico emplearlo como única estrategia de reclutamiento debido a las largas horas de compromiso que demanda de cada voluntario, pero es una estrategia genial que puedes usar con amigos, familiares, vecinos y compañeros de trabajo.

Usa la Internet. Publica mensajes de reclutamiento es sitios web como Idealist.org, VolunteerMatch.org, o Craigslist. Si tu organización mantiene una presencia importante en los medios sociales, consigue voluntarios nuevos publicando imágenes inspiradoras o graciosas e historias relacionadas con el trabajo de la organización.^[6]

Pasa la voz a través de los periódicos, la radio y la televisión. Una cuña publicitaria breve en una estación de radio o televisión local puede ser una forma asequible de difundir el mensaje. Ofrecer escribir un artículo sobre el trabajo de tu organización o una historia reciente de éxito en los periódicos locales puede ser más efectivo que pagar por un espacio publicitario.^[7]

Crea pósteres y volantes. Incluye historias positivas y fotografías que describan el trabajo de tu organización junto con la información de contacto. Estos materiales publicitarios deben tener el tamaño de una hoja de papel estándar ya que algunos paneles de anuncios no permiten materiales más grandes.^[8]Pide permiso para exhibirlos en centros comunitarios y negocios locales.

• Es posible que una tienda de fotocopiado local ofrezca sus servicios de manera voluntaria por una buena causa o te haga un descuento.
• Los pósteres funcionan mejor cuando tu organización es relativamente conocida. Además, estos circulan por mayor tiempo que la mayoría de anuncios publicitarios, lo cual los hace útiles si aún necesitas voluntarios nuevos dentro de las semanas siguientes.^[9]

Asiste a eventos locales. Pide permiso para colocar una mesa en eventos locales, como desfiles o ferias laborales. Haz que una o dos personas calificadas se hagan cargo de la mesa respondiendo preguntas y proporcionando materiales impresos a las personas que se acerquen a ellos.

Busca organizaciones locales. Los centros comunitarios, las organizaciones religiosas, las escuelas y las organizaciones juveniles son lugares excelentes para pasar la voz sobre el voluntariado. Solicita a los líderes de estas comunidades que hagan un anuncio en nombre de tu organización o que dispongan de tiempo para que vayas y hagas una presentación.

• Proporciona materiales impresos para distribuirlos durante los anuncios y las presentaciones.

Responde a los postulantes dentro de las 24 horas. Sin importar qué método use un voluntario potencial para contactarte, siempre respóndele dentro de las 24 horas. Cuanto más tiempo te demores en contestarle es más probable que pierda el interés.

Evalúa a los voluntarios potenciales. Incluso si estuvieses desesperado por ayuda, reclutar "carne fresca" o "calienta asientos" no resolverá tus problemas. Usa personas que se comprometan en serio a ayudarte. Aunque no todos los trabajos voluntarios requieren de un proceso de selección, considera tratar el reclutamiento de voluntarios como una postulación de trabajo cuando se trate de los siguientes puestos:^[10]

• Los voluntarios que interactuarán con los miembros de la comunidad serán vistos como representantes de tu organización y deben adecuarse a los valores de tu organización. Se recomienda que verifiques los antecedentes criminales de los voluntarios que interactuarán con poblaciones vulnerables.
• Los voluntarios que operarán maquinarias o manipularán dinero deben pasar por una verificación de sus antecedentes criminales y recibir capacitación supervisada.

Organiza una reunión con comida gratis. Invita a las personas interesadas en hacer voluntariado a una reunión de orientación para "conocer al equipo" que incluya comida. Una de las mejores formas de dar una buena primera impresión es proporcionar a los postulantes comida o bocadillos gratis.^[11]

Considera elaborar un contrato. Si buscas voluntarios comprometidos a largo plazo, debes hacer que firmen un contrato en el que se comprometan a trabajar durante un cierto periodo de tiempo antes de comenzar con su trabajo. El objetivo no es castigar a un voluntario no remunerado si este se retira, sino dejar en claro que los voluntarios tienen la responsabilidad de reclutar un reemplazo.^[12]

• Si un voluntario aún no está seguro sobre su compromiso, deja que asista a una o dos sesiones antes de tomar una decisión.

Proporciona a tus voluntarios flexibilidad de tiempo y establecimiento de habilidades. Permite que los voluntarios establezcan sus horarios dentro de los límites del programa. Si descubres que un voluntario tiene habilidades que tu organización puede usar, dale la oportunidad de usarlas incluso si no es parte de tu plan original. Por ejemplo, un voluntario puede ayudarte a actualizar el sitio web de tu organización o tocar música en las reuniones sociales de la organización.