Cómo desarrollar un sistema de inventario

Coescrito por Keila Hill-Trawick, CPA

Un sistema de inventario eficaz es un elemento indispensable para cualquier operación comercial o de fabricación. El propósito principal de este sistema es llevar a cabo un conteo físico preciso de los productos, suministros y materiales guardados en un almacén o depósito. Una vez hecho, puede servirte para controlar y mantener las mercancías almacenadas, lo cual te asegura que tus productos no se perderán por deterioro o robo.

Parte 1

Parte 1 de 4:
Desarrollar un sistema de almacenamiento para facilitar el conteo de productos

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Organiza los productos que vas a inventariar teniendo en cuenta que debes contarlos. La eficacia de un sistema de inventario depende en gran medida de la exactitud con la que cuentas los productos. El conteo inexacto de productos o mercancías a menudo provoca discrepancias en la contabilidad, el seguimiento de las ventas, el exceso de pedidos, el exceso de producción, entre otros. Un sistema ineficiente también afectará considerablemente el costo del seguimiento de los inventarios, ya que aumentará el tiempo necesario para completar el proceso.^{[1]
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- Concéntrate en desarrollar un inventario al que puedas acceder, clasificar y contar con facilidad. Trata de lograr visibilidad, facilidad de etiquetado y una organización sencilla para que los trabajadores encargados del conteo puedan acceder rápidamente a cada producto.
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Toma en cuenta los requisitos de almacenamiento. Calcula las dimensiones físicas que necesitas para hacer tu inventario. Podrías utilizar un almacén entero o un armario pequeño, dependiendo del tamaño de los productos o materiales, así como de tu volumen de ventas. También debes considerar cualquier condición especial de almacenaje, como el control de la temperatura o de la humedad.
- Es posible que también existan leyes estatales o federales que regulen los requisitos de almacenamiento para ciertos tipos de inventario, en especial en lo que respecta a productos peligrosos o controlados.
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Diseña anaqueles de almacenamiento para diferenciar claramente cada producto. Acomoda los productos que vas a almacenar para que los responsables de hacer el inventario puedan acceder a ellos fácilmente y contarlos uno por uno. Etiqueta todo para que puedas reconocer cada producto fácilmente y colocarlo en el lugar correcto.^{[2]
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- Elige y organiza anaqueles y recipientes de almacenamiento, dependiendo del tipo de productos que vas a inventariar. Toma en cuenta el tamaño, la altura y las características especiales que deben tener los recipientes o anaqueles al momento de elegirlos.
- Por ejemplo, piensa en el peso total que podría llegar a tener un anaquel lleno y elige un sistema de anaqueles que cumpla o supere los requisitos de peso.
- Recuerda que los productos que mantendrás en los anaqueles de la tienda también deben incluirse en tu sistema de inventario.
- También puedes utilizar el slotting para facilitar el uso de tu inventario. Este término se refiere a la colocación de los productos en un inventario de una manera eficiente. Por ejemplo, los productos que normalmente se envían juntos se pueden guardar unos cerca de otros en el almacén.
- Además, el inventario debe configurarse de una forma que permita el recambio de productos de la manera más accesible. El slotting debe planearse desde el principio y revisarse cada cierto tiempo para incluir productos nuevos y cambios en las demandas de productos u operaciones. Lo ideal es que lo realices todas las semanas o incluso todos los días.
- También debes considerar deshacerte lo más rápido posible de los productos que no se venden muy a menudo o que se han vuelto obsoletos. Las probabilidades de que se vendan son muy bajas y, la mayoría de las veces, almacenarlos te resultará mucho más costoso.^{[3]
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Considera utilizar un sistema de códigos de barra. Si tienes muchos productos en tu inventario, necesitarás un modo adecuado de hacerle un seguimiento a cada uno según su nombre. La forma más simple de hacerlo es utilizando códigos de barras. Consigue un escáner para leer los códigos de los productos que entran y salen del inventario y para realizar los conteos respectivos. No obstante, si tienes pocos productos o categorías en tu inventario, podrías utilizar un sistema visual simple. Si este último te quita demasiado tiempo o deja de ser exacto, puedes cambiarte a un sistema de código de barras.
- Asegúrate de que el escáner esté diseñado para el ambiente de tu almacén. Por ejemplo, un hospital podría necesitar un escáner estéril.
- También es posible que necesites una impresora de códigos de barras para etiquetar los anaqueles y los espacios donde guardarás los productos con dichos códigos.
- Si tu volumen de ventas es pequeño, podrías simplemente descargar una aplicación que les permita a tus trabajadores utilizar su teléfono móvil como escáner.^{[4]
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Crea y dale formato a una hoja de cálculo para tu inventario, de modo que te sirva para registrar cada producto. Abre una hoja de cálculo en un programa como Excel, Pages o Google Sheets. Crea tus categorías usando las columnas en la hoja de cálculo y haz una lista de los productos en las filas. Un sistema de inventario eficaz debe incluir los siguientes encabezados en las columnas:
- Usa el encabezado "Fecha de conteo" para registrar la fecha actual.
- "Cantidad anterior" te servirá para registrar la cantidad de productos en el último conteo.
- "Cantidad disponible" te servirá para registrar la cantidad total de cada producto.
- Incluye una unidad de medida.
- "Descripción del producto" te servirá para para ingresar una descripción de cada producto que has contado.
- "Meta" te servirá para para representar la cantidad de productos necesarios para satisfacer las demandas proyectadas.
- "Cantidad vendida" te servirá para para representar la cantidad de productos que se vendieron durante el periodo anterior.
- "Porcentaje del costo de ventas" te servirá para para representar el costo de cada producto como porcentaje del costo total de las ventas.
- "Cantidad para producir o volver a ordenar" te servirá para para obtener automáticamente la cantidad de productos que debes comprar o producir para satisfacer las demandas del siguiente periodo de ventas.^{[5]
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- También puedes utilizar un programa informático de contabilidad como Quickbooks o Peachtree para gestionar tu inventario.^{[6]
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Parte 2

Parte 2 de 4:
Conciliar el inventario físico y el inventario en libros

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Ingresa los datos de cada categoría en las columnas correctas de la hoja de cálculo. Resta la cantidad vendida a la cantidad solicitada para establecer la "meta". Luego, resta la cantidad disponible a la cantidad en la "meta" para determinar la cantidad correcta y ajustar tu inventario para el siguiente periodo. No olvides ingresar los datos de todos los productos en el inventario, incluyendo la materia prima y los componentes.^{[7]
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Ajusta los datos de las pérdidas. Esto representa las pérdidas de productos en las operaciones comerciales regulares. Los productos del inventario podrían perderse debido a robos, obsolescencia, deterioro o daños. Las pérdidas representarán la diferencia entre la cantidad de productos en el inventario físico y la cantidad de productos registrados en los libros. Si notas pérdidas antes de hacer el inventario, asegúrate de registrarlas en la hoja de cálculo de inmediato.^{[8]
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Separa el inventario de las tareas administrativas. La gestión del inventario requerirá hacerse cargo de un inventario físico (como el conteo y el traslado de productos) y de tareas administrativas (como archivar documentos y hacer la contabilidad). En las grandes empresas, este proceso está a cargo de departamentos o equipos específicos. Sin embargo, inclusive en los negocios pequeños, debes hacer que otra persona se encargue de esto. Así reducirás el riesgo de robos.^{[9]
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Parte 3

Parte 3 de 4:
Realizar un inventario en intervalos regulares

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Capacita a los trabajadores encargados de hacer el inventario. Los encargados del inventario o del sistema de inventario son la parte más importante del mismo. Si no están capacitados o tienen dudas con respecto a cómo deben realizar sus funciones, la gestión del inventario se verá afectada en términos de eficacia y precisión. Capacita a tus trabajadores en todos los aspectos del proceso, incluyendo lo que se debe hacer en cada etapa, quién debe hacerlo y cómo debe documentarse. Si fuese necesario, redacta estas políticas para que los trabajadores cuenten con una guía de referencia. Esto te ayudará a evitar la frustración y el mal manejo de tu inventario.^{[10]
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Haz un inventario diario, semanal o mensual. La frecuencia con la que lo haces afectará considerablemente la precisión de tu sistema. Sin embargo, independientemente del tipo de operación, algunos tipos de operaciones necesitarán hacer inventarios con mayor frecuencia. Por ejemplo, en el caso de un concesionario de autos, no es preciso hacer un inventario con la misma frecuencia que en una tienda por departamentos o en un restaurante.^{[11]
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- Concéntrate en los productos más importantes primero. Divídelos en tres categorías según la frecuencia de ventas.
- Por ejemplo, haz que los productos de alta prioridad sean aquellos que conforman un 80 % de tus ventas. Después, puedes crear categorías de prioridad intermedia y de prioridad baja para productos que se venden con menor frecuencia.
- Una vez que hayas terminado, puedes enfocarte en los productos de alta prioridad. Tendrás que contarlos, proyectar ventas y volver a ordenarlos.
- Al terminar, puedes usar el tiempo restante para tus productos de prioridad intermedia y baja. Hacerlo evitará que pierdas el tiempo en los que no se venden con mucha frecuencia.^{[12]
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Haz que dos personas cuenten los productos en el inventario. Esto puede reducir considerablemente la cantidad de errores humanos que se pueden cometer al realizar el conteo físico del inventario. Imprime las hojas de cálculo del registro principal para usarlas al momento de realizarlo.
- Haz que una persona realice el conteo individual diciendo los números en voz alta.
- La otra persona debe ingresar los números en el campo correcto de la hoja de cálculo del registro principal a medida que los escucha.
- Sin embargo, no es necesario que esto se haga al mismo tiempo. Puedes hacer que dos personas distintas hagan el mismo inventario dos veces.
- Luego, compara las cifras para asegurarte de que el inventario sea exacto.^{[13]
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Parte 4

Parte 4 de 4:
Mejorar la gestión del inventario

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Analiza los datos en el inventario. Puedes mejorar la gestión analizando la información que contiene. En concreto, puedes tratar de comprender cuántos productos necesitas en un momento determinado y cuándo tendrás que ordenar más. Primero, calcula el costo diario de los productos vendidos, dividiendo el costo anual o trimestral de los productos vendidos entre el número de días que abrió tu negocio durante ese tiempo. Después, divide el valor actual de tu inventario entre esta cantidad. El resultado representará el período de inversión promedio de tu inventario.
- Esta cifra representa el tiempo promedio que tardan los productos que compraste convertirse en ventas.
- Luego, puedes trabajar para reducir esta cifra, ordenando una menor cantidad de productos o procurando recibir pagos más rápidos de tus clientes.
- También puedes hallar la proporción entre el inventario y las ventas dividiendo el valor de tu inventario entre las ventas mensuales. Monitorea este valor para saber si aumenta o disminuye.
- Una proporción elevada significa que compras demasiados productos, mientras que una proporción baja significa que debes comprar más.^{[14]
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Optimiza los niveles del inventario. El inventario debe gestionarse de manera eficaz y mantenerse en un nivel correcto para maximizar las ganancias y reducir las pérdidas. Mantener demasiados productos aumenta el riesgo de obsolescencia, daño y deterioro, mientras que no tener suficientes productos significa perder oportunidades de ventas. Para optimizar tu inventario, empieza haciendo proyecciones de ventas en función de los periodos anteriores. Luego, haz ajustes dependiendo de las tendencias y la estacionalidad. Por ejemplo, si realizas más ventas en otoño, sería mejor aumentar tu inventario durante esos meses.^{[15]
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Implementa un programa informático de gestión de inventarios. Aunque usar una hoja de cálculo para tu inventario podría funcionar si tienes un negocio pequeño, una empresa con volúmenes de ventas muy grandes necesitará de un programa informático especializado. Estos permiten gestionar inventarios, órdenes y otros datos, y, a la vez, brindan datos analíticos útiles y opciones de seguimiento. Lo ideal es que el sistema pueda integrarse con otros programas empresariales para crear un sistema unificado que te permita automatizar algunas de tus operaciones.
- Busca programas informáticos de gestión de inventarios en línea para encontrar el que se adecúe a tus necesidades. Entre los principales proveedores tenemos a Oracle y SAP.^{[16]
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- Debes elegir el programa dependiendo de tus necesidades específicas (volumen, tipo de inventario, etc.), tu presupuesto y tu tiempo de conversión (el tiempo que tardarás en implementar una nueva tecnología).^{[17]
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Esfuérzate para reducir las pérdidas. Las pérdidas en un inventario normalmente son pequeñas, pero puedes terminar con una pérdida sustancial si no las reduces sistemáticamente. Aumenta la seguridad de tu almacén o depósito para evitar robos. Instala cámaras de seguridad y vigila a clientes sospechosos. También puedes instalar un sistema de alarmas que se active por medio de las etiquetas o los códigos de radiofrecuencia en tus productos.
- Restringe el acceso a las áreas donde se encuentran los productos para evitar robos por parte de los mismos empleados.
- Reduce las pérdidas por deterioro realizando un conteo eficaz de tus productos. Recuerda colocar los productos más antiguos en la parte de adelante de los anaqueles cuando hagas tu inventario.^{[18]
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