Cómo elaborar un estado financiero

Coescrito por Kathy Duong

Un estado financiero registra formalmente la actividad financiera de una empresa. Está conformado principalmente por el balance general, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo. En el balance general figuran los activos, los pasivos y el patrimonio de los accionistas en un determinado momento. En el estado de resultados, por otra parte, figuran los ingresos, los gastos y las ganancias o pérdidas durante un periodo de tiempo determinado, el cual suele ser un mes, un trimestre o un año. En el estado de flujos de efectivo figuran el saldo de efectivo al inicio de un determinado periodo, las entradas y salidas de efectivo durante este periodo y el saldo de efectivo final. En lo que respecta a las empresas públicas, el contenido de estos estados suele estar regulado por la comisión local de bolsa y valores conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) establecidas por la Junta de Normas Internacionales de Contabilidad. Si no conoces bien estos estándares lo mejor es contratar a un profesional para tener la certeza de ceñirte a ellos.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Elaborar el balance general

1
Comprende los conceptos básicos de un balance general. Este documento recibe su nombre porque en él figura el balance entre los activos y los pasivos de una empresa. La ecuación básica de contabilidad, ${\text{Activos totales}}={\text{Pasivos}}+{\text{Patrimonio del accionista}}$ ${\text{Activos totales}}={\text{Pasivos}}+{\text{Patrimonio del accionista}}$ constituyen la base subyacente principal del balance general. Si reorganizas la ecuación, encontrarás que el patrimonio equivale a la resta de los pasivos a los activos y esta relación se ve reflejada en el balance financiero. En él, se incluye una lista de todos los activos y pasivos para luego sumarlos y restar los pasivos a los activos. Esto da como resultado una cifra correspondiente al patrimonio del accionista.^{[1]
X
Fuente de investigación}
- Puedes elaborar estados financieros con software de contabilidad o simplemente emplear una hoja de cálculo o hacer una lista escrita con dos columnas para que puedas encontrar el total de los activos y pasivos según su categoría.^{[2]
  X
  Fuente de investigación}
CONSEJO DE ESPECIALISTA

Kathy Duong
Contadora
Kathy Duong es una contadora certificada que lleva más de 25 años trabajando como contadora. Recibió su licenciatura en Ciencias en Finanzas y Contabilidad en la Universidad Estatal de California en Los Ángeles en 1992.

Kathy Duong
Contadora

Categoriza tus gastos. Kathy Duong, abogada experta, comenta: "Para escribir un estado financiero para una empresa nueva, primero debes crear un cargo de cuenta, el cual es una lista de todas las categorías para los diferentes gastos que tienes. Por ejemplo, tendrías una categoría que incluiría la nómina, impuestos sobre nómina y cobertura médica. Luego, incluirías categorías como salarios, seguro, suministros de oficina y alquiler. Incluye todo eso en tu estado de ganancias y pérdidas".
2
Determina cuáles son tus activos. Los activos abarcan todo lo que poseas, hasta el dinero en efectivo que tengas a tu disposición. Se suele dividir a los activos en "activos actuales" y "activos fijos".^{[3]
X
Fuente de investigación}
- Los activos actuales abarcan el dinero en efectivo que tengas a la mano y todo lo que podría liquidarse rápidamente, por lo general en el espacio de un año. También podrías incluir en esta categoría tus cuentas por cobrar (lo que se le deba a tu empresa), los valores que vayan a vencer en el espacio de un año (como los bonos o las cuentas de ahorros) y el inventario. Asimismo, los pagos previos o los depósitos que hayas realizado con anticipación (como tu seguro para el año siguiente) también pueden incluirse como activos.
- Los activos fijos son los activos tangibles, conocidos como propiedades, planta y equipo. Estos activos tienen una vida útil de más de un año.
- También existen activos intangibles que pueden incluirse en un balance general, como las patentes, la imagen de marca y los derechos de autor, así como también otros activos que no sean físicos.^{[4]
  X
  Fuente de investigación}
- Cada uno de estos activos debe estar asociado a una cifra en tu moneda local en el balance general, la cual puedes calcular de forma exacta o bien estimar basándote en las convenciones del sector (y asegurándote de ceñirte a ellas).
3
Redacta toda la información. Debes disponer toda esta información detalladamente para poder redactar el balance general, lo que quiere decir etiquetar cada uno de los activos junto con su valor monetario y dividirlos en activos fijos y actuales. Luego, para encontrar el total, debes sumar todos los activos.^{[5]
X
Fuente de investigación}
4
Determina cuáles son tus pasivos. Esto se refiere a lo que tu empresa deba o haya pagado a otras empresas o personas, como a sus empleados. Visto de otro modo, constituyen las deudas de una empresa. Los pasivos también se dividen en categorías: "pasivos actuales" y "pasivos de largo plazo".^{[6]
X
Fuente de investigación}
- Los pasivos actuales abarcan lo que debas en líneas de crédito o tarjetas de crédito y todo lo que debas a otras empresas a cambio de productos o suministros, así como también los ingresos y sueldos que les hayas pagado a tus empleados, lo que debas en impuestos y el alquiler y servicios públicos por pagar.^{[7]
  X
  Fuente de investigación}
- Los pasivos de largo plazo abarcan los préstamos de largo plazo por pagar, los bonos por pagar y otro tipo de pasivos que vayas a reembolsar a lo largo de un periodo de más de un año.^{[8]
  X
  Fuente de investigación}
5
Registra tus pasivos. Debes registrar cada uno de tus pasivos como lo hiciste con los activos, dividiéndolos en categorías generales, como préstamos, hipotecas, etc. En el balance general, los pasivos también deben estar divididos en pasivos actuales y de largo plazo. Cada uno de ellos debe figurar en la lista por categoría y, junto a su nombre, debes incluir su valor monetario. Para obtener el total, suma todos los pasivos.^{[9]
X
Fuente de investigación}
6
Resta los pasivos a los activos. Debes restar lo que debas a lo que tengas para determinar cuál es el patrimonio del accionista (también llamado capital del accionista). Si este monto es positivo, esto quiere decir que la empresa empleó su propio dinero o el dinero de inversionistas para financiar sus operaciones en lugar de depender demasiado de la deuda.
- En una línea aparte, coloca el total de los activos y, debajo de ella, coloca el total de los pasivos. Resta el segundo al primero para encontrar cuánto es el patrimonio del accionista.
7
Expláyate sobre el patrimonio del accionista. El balance general también debe incluir una sección en donde se muestre qué constituye el patrimonio del accionista, incluyendo ítems que representen los intereses que los accionistas tengan en la empresa. Algunas categorías comunes del patrimonio del accionista son las acciones comunes, las acciones preferentes, el capital que exceda el valor nominal y las ganancias retenidas.
- Después de hacer una lista de todas estas categorías, debes sumarlas para obtener el patrimonio total del accionista.^{[10]
  X
  Fuente de investigación}
- Compara este total con el resultado de la resta de los pasivos a los activos que calculaste anteriormente. Si no obtuviste la misma cifra, esto indica que tú o el contador que se ocupa de la teneduría de libros de la empresa cometieron un error en algún punto del proceso.
- Muchos balances generales están dispuestos de manera que el total de los activos se encuentre a la izquierda y el total de los pasivos y el patrimonio del accionista se encuentren a la derecha. De esta forma, la ecuación básica de contabilidad se representa de una forma más literal.^{[11]
  X
  Fuente de investigación}

Parte 2

Parte 2 de 3:
Elaborar el estado de resultados

1
Empieza por las ventas netas. Como regla general, la primera cifra que se incluye en un estado de resultados son las ventas netas de una empresa durante un determinado periodo. Se utiliza la cifra equivalente a las ventas netas a pesar de que podría figurar en el estado simplemente como "ventas" o "ingresos". La ventas netas se refieren a las ventas brutas (es decir, el total de ventas durante un periodo) después de restarles las devoluciones, los descuentos o los márgenes por la pérdida o el daño de los productos. Esto constituye los ingresos netos de la empresa y es la representación más veraz de las ventas a lo largo de un periodo de tiempo.^{[12]
X
Fuente de investigación}
- El estado de resultados, a diferencia del balance general, abarca la actividad financiera a lo largo de un periodo determinado, ya sea un mes, un trimestre o un año.
- La organización del estado resultados muestra la disminución gradual de las ventas netas debido a diversos gastos en los que haya incurrido la empresa hasta obtener los ingresos netos, también conocidos como ganancias netas o resultado final.^{[13]
  X
  Fuente de investigación}
2
Calcula las ganancias brutas. En el estado de resultados, lo primero que calcularás serán las ganancias brutas, las cuales constituyen las ganancias de la empresa después de tener en cuenta el costo de los productos vendidos o de las ventas o los servicios prestados. Dentro este costo, se incluye también el costo de todos los materiales y mano de obra que se hayan empleado directamente en la fabricación de los productos que se hayan vendido durante este periodo. Calcula el total de esta cantidad y réstala a las ventas netas. Esto te dará las ganancias brutas.^{[14]
X
Fuente de investigación}^{[15]
X
Fuente de investigación}
3
Haz una lista de los costos operativos de la empresa. Los gastos en el estado de resultados se dividen en dos categorías principales: los costos operativos y los costos no operativos. Los costos operativos se ciñen a la misma filosofía que los costos de los productos vendidos; es decir, tienen una relación directa con las operaciones de la empresa. Estos costos abarcan los costos de la venta y la publicidad de los productos, los costos administrativos y los sueldos que se les pague a los empleados que pertenezcan a estos departamentos, así como también abarcan los gastos generales, como los servicios públicos, el alquiler y el sueldo de los gerentes.^{[16]
X
Fuente de investigación} Ten en cuenta que aquí no debes incluir los costos de los materiales y la mano de obra, ya que estos ya están considerados dentro del costo de los productos vendidos.
- Divide todos estos gastos en tres categorías: costos de venta, costos generales y costos administrativos. Escribe el monto correspondiente a cada una de estas categorías y luego súmalas para obtener los costos operativos.
- Resta estos costos operativos a las ganancias brutas. Esto te dará los ingresos operativos.^{[17]
  X
  Fuente de investigación}
4
Incluye los costos no operativos. Estos constituyen la otra categoría de gastos en el estado de resultados y abarcan los gastos que no tengan una relación directa con las operaciones. Entre ellos se encuentran los intereses, la amortización, la depreciación y los gastos por impuestos. En esta sección, también tienes suficiente espacio para registrar una "ganancia o pérdida extraordinaria". Esta podría ser ocasionada, por ejemplo, por un robo de grandes cantidades del inventario.^{[18]
X
Fuente de investigación}

CONSEJO DE ESPECIALISTA

Kathy Duong
Contadora
Kathy Duong es una contadora certificada que lleva más de 25 años trabajando como contadora. Recibió su licenciatura en Ciencias en Finanzas y Contabilidad en la Universidad Estatal de California en Los Ángeles en 1992.

Kathy Duong
Contadora

"El gobierno cuenta con una serie de números que determinan la depreciación y todos ellos pueden ser manejados por tu CPA cuando presentes una declaración de impuestos".
5
Dispón el estado de resultados. Conforme vayas avanzando, debes disponer cada una de las secciones del estado de resultados. Empieza colocando las ventas netas en la parte superior y, a continuación, cada una de las secciones subsiguientes en orden secuencial.
- En una línea, coloca las ventas netas y, debajo, el costo de ventas. Debajo de este último, obtén las ganancias brutas restando el costo de ventas a las ventas netas. Deja una línea en blanco y luego pasa a los costos operativos.
- Divide los costos operativos en categorías generales debajo de las ganancias brutas. Por lo general, se incluyen los costos de venta, los costos generales y los costos administrativos en una misma categoría, aunque este no siempre es el caso. Debajo, incluye lo ingresos operativos obtenidos de la resta de los costos operativos a las ganancias brutas.^{[19]
  X
  Fuente de investigación}
- Luego, tanto los intereses como los impuestos deben estar cada uno en una línea aparte. Puedes restarlos de forma separada o juntos, aunque lo primero es lo que te brindará resultados más precisos.
- En la última línea deben figurar los ingresos netos.^{[20]
  X
  Fuente de investigación}

Parte 3

Parte 3 de 3:
Elaborar el estado de flujos de efectivo

1
Empieza por los ingresos netos. El flujo de efectivo determina el dinero en efectivo que tienes realmente a tu disposición, por lo que constituye una cifra esencial para una empresa. El flujo de efectivo difiere de tus ingresos en el sentido de que estos últimos incluyen gastos y activos que no se encuentran en efectivo y, por tanto, no tienen ningún efecto sobre el saldo real de efectivo.^{[21]
X
Fuente de investigación} Sin embargo, debes haber terminado el estado de resultados y el balance financiero correspondientes al periodo actual y al anterior para poder elaborar un estado de flujos de efectivo.
- El estado de flujos de efectivo está dividido en tres secciones: flujos de efectivo de las actividades de operación, flujos de efectivo de las actividades de inversión y flujos de efectivo de las actividades de financiamiento.^{[22]
  X
  Fuente de investigación}
2
Empieza a calcular los flujos de efectivo de las actividades de operación. Esta categoría se enfoca en la cantidad de dinero en efectivo que se obtiene mediante las operaciones. Esto no es lo mismo que realizaste en los demás estados debido a que en ellos también se incluyen ítems que no se encuentran en efectivo. En cambio, este estado solo se enfoca en el efectivo, lo que significa que debes volver a sumar algunas cifras a los ingresos netos porque en realidad no fueron gastos en efectivo y, por tanto, no tendrán ningún efecto en el dinero con el que cuentes en ese momento. Debes empezar sumando los ítems que no estén en efectivo, como la amortización y la depreciación.^{[23]
X
Fuente de investigación}
- La amortización se refiere a las ocasiones en las que la empresa, para fines contables, extiende el costo de algo a lo largo del tiempo. Sin embargo, este costo en realidad no le resta nada al flujo actual de efectivo, por lo que debes volver a sumar este gasto a los ingresos netos.^{[24]
  X
  Fuente de investigación}
- Lo mismo aplica para la depreciación. Esta cifra se resta al monto total de un activo debido a que su valor disminuye con el tiempo pero no constituye técnicamente un problema de flujo de efectivo. Por tanto, también debes volver a sumar este gasto a los ingresos netos.^{[25]
  X
  Fuente de investigación}
- Este es el método indirecto para determinar el flujo de efectivo, mientras que, con el método directo, en lugar de empezar con los ingresos netos, debes sumar los flujos de efectivo desde cero.^{[26]
  X
  Fuente de investigación}
3
Determina el flujo de efectivo en las demás operaciones. Luego, debes tomar en consideración los demás ítems que constituyan entradas o salidas de efectivo mediante las operaciones. Por ejemplo, debes incluir en esta categoría las pérdidas o ganancias en las ventas de activos fijos, ya que esto constituye una entrada (o una salida) de efectivo.^{[27]
X
Fuente de investigación}
- Si vendiste algunos de tus activos fijos dentro de este periodo (por ejemplo, tu propiedad), debes determinar si esto constituyó una ganancia o una pérdida y luego sumarla o restarla a los costos operativos.
- También debes tomar en cuenta los cambios en las cuentas por cobrar, ya que estas constituyen el dinero que otras personas deben pagarle a tu empresa. Por tanto, si esta cantidad disminuye, esto quiere decir que tu empresa ha ganado dinero en efectivo, lo cual debes sumar.
- En cambio, si tu empresa compró inventario, esto constituye una disminución en el efectivo que hay que restar al flujo de efectivo.
- Los impuestos por pagar, el seguro que ya hayas pagado y los sueldos por pagar, entre otros ítems, también afectan el flujo de efectivo.^{[28]
  X
  Fuente de investigación}
4
Determina el flujo de efectivo de las actividades de inversión. Debes determinar el efecto que las inversiones hayan tenido en tu flujo de efectivo en general, como lo hiciste con las operaciones. Esta categoría se enfoca en las inversiones de largo plazo, como el equipo y los edificios, y su enfoque principal es hacia dónde fue el dinero en efectivo durante el año actual al invertirlo.^{[29]
X
Fuente de investigación}
- En esta sección, puedes incluir el dinero que hayas invertido en equipos nuevos u otro tipo de capital, como los edificios. Este dinero se restará al flujo de efectivo.^{[30]
  X
  Fuente de investigación} También puedes incluir el equipo que hayas vendido, lo cual se sumará al flujo de efectivo.
- Esta sección también abarca el dinero que hayas invertido en el mercado de valores, las compras y ventas que hayas realizado y el efecto que esto tenga en tu flujo de efectivo general.^{[31]
  X
  Fuente de investigación}
5
Presta atención al dinero en efectivo que tengas a tu disposición mediante el financiamiento. El financiamiento es la tercera categoría y está enfocada en el dinero con el cual financies tu empresa, como los préstamos.^{[32]
X
Fuente confiable
U.S. Small Business Administration
Ir a la fuente} También abarca las opciones de compra de acciones y los accionistas y el efecto que esto tenga en el flujo de efectivo.^{[33]
X
Fuente de investigación}
- Debes sumar los préstamos al flujo de efectivo general pero también debes restar los pagos de los préstamos que realices durante ese año.^{[34]
  X
  Fuente confiable
  U.S. Small Business Administration
  Ir a la fuente}
- El pago de dividendos a los accionistas también reduce tu flujo de efectivo. Sin embargo, la emisión de bonos o acciones comunes se registra como una entrada de efectivo.^{[35]
  X
  Fuente de investigación}
6
Dispón el estado de flujos de efectivo. Empieza colocando los ingresos netos en la parte superior y luego continúa avanzando a lo largo de las tres categorías. Lo más recomendable es que las tres se mantengan separadas, ya que esto permitirá que las personas que lean el estado de flujos de efectivo sepan cuáles son los puntos de entrada y salida de efectivo. En cada categoría, suma y resta el efectivo según sea necesario hasta obtener el incremento o la deficiencia neta en efectivo para ese año.^{[36]
X
Fuente de investigación}
- Suma el efectivo del año anterior. En caso de que tengas un sobrante de efectivo del año anterior o de que hayas empezado el año con un déficit de efectivo, debes sumarlo o restarlo al efectivo del año actual.
- Con esto obtendrás el monto total en efectivo con el que cuentes en ese momento, al que también se le conoce como el total de efectivo disponible.^{[37]
  X
  Fuente de investigación}