Cómo elaborar un resumen ejecutivo

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El resumen ejecutivo es la parte más importante de un documento de negocios. Es lo primero (probablemente lo único) que verá el lector y es lo último que deberás escribir del documento. Es simplemente un resumen breve de la información, que para la gente ocupada le dará una idea de qué tanto debe leer y qué acciones probablemente se necesitarán.

Método 1

Método 1 de 2:
Lo básico

1
Ten en cuenta que un resumen ejecutivo es una reseña de un documento de negocios. “Breve” y “resumen” son las palabras clave. El resumen ejecutivo no debe ser detallado de ninguna manera ni ser un sustituto del documento original. No debe rebasar el 10% del contenido del documento original. Procura que no pase del 5% a 10%.
- El resumen ejecutivo es diferente a un resumen documental. Un resumen documental le da al lector una panorámica y orientación, mientras que el resumen ejecutivo es más que un resumen. Los resúmenes documentales tienen fines académicos, mientras que los resúmenes ejecutivos se usan mayormente para propósitos de negocios.
2
Asegúrate de hacerlo con ciertas líneas estructurales y de estilo. La mayoría de las fuentes referenciales que se dedican a redactar resúmenes ejecutivos concuerdan que debe aplicarse un estilo y estructura determinados, que son los siguientes:
- Los párrafos deben ser cortos y concisos.
- El resumen ejecutivo debe ser coherente, aunque no hayas leído el informe original.
- El resumen ejecutivo debes escribirlo en un lenguaje familiar a la audiencia.
3
Define el problema. En el resumen ejecutivo debes definir el problema, ya sea sobre la cadena del suministro o sobre alguna campaña de mercado. El resumen ejecutivo necesita definir claramente el problema, dado que el documento base (solicitudes de propuestas) normalmente lo escriben personas técnicas que tienen un entendimiento limitado en cuestiones conceptuales. Asegúrate de que la descripción del problema sea clara y en términos entendibles.
4
Brinda una solución. Los problemas siempre requieren de soluciones. Para presentar una declaración de intenciones (y un motivo para financiar la operación), deberás presentar una solución que efectivamente enfrente el problema. Si tu definición del problema no es clara, es probable que tu propuesta no tenga sentido.
5
Usa gráficas, viñetas y encabezados si ayuda a que el documento sea más fácil de examinar rápidamente. El resumen ejecutivo no es un ensayo, no necesita tener grandes bloques de texto. Si estos recursos mejoran la comprensión o facilitan una lectura más rápida, te recomendamos usar lo siguiente:
- Gráficas: unas gráficas bien localizadas en donde se ilustre la naturaleza del problema del cliente puede mostrar la razón del resumen. Estimular el sentido óptico es tan efectivo como estimular el sentido analítico.
- Viñetas: la información crítica puede presentarse en pocas palabras con viñetas.
- Encabezados: organiza los temas del resumen ejecutivo por encabezados, si es necesario. Esto orientará al lector en su revisión.
6
Procura que la redacción sea fresca y sin jerga especializada. Los tecnicismos son el enemigo de la comprensión. Esto es muy popular en el mundo de los negocios. Los términos como “interface”, “apalancamiento”, “competencia cerrada” o “plataforma de lanzamiento” son palabras que debes evitar. Opacan el significado y lo hacen sonar vago e inconcreto.

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Método 2

Método 2 de 2:
Especificaciones

1
Empieza con el documento original. Dado que resumirás otro documento, debes estar familiarizado con el documento fuente para poder condensarlo a una versión manejable e informativa. Ya sea que el documento original sea un informe, plan de negocios, una propuesta, manual o de otro tipo, revísalo buscando sus ideas principales.
2
Escribe un resumen breve. ¿Cuál es el motivo por el cual la empresa patrocina el documento o cuál es el motivo del documento en sí? ¿Cuál es su alcance?
- Ejemplo: “Mujeres del Mundo es una organización sin fines de lucro que busca conectar a las mujeres alrededor del mundo con soluciones efectivas en contra de la violencia doméstica, ofreciendo soporte en línea para aquellas que la sufran. Desde su oficina central en Alberta, Canadá, esta organización ha recibido referencias de mujeres en 170 países del mundo”.
3
Haz que tu propuesta brille y atraiga. Esta sección quizá sea la más importante del resumen ejecutivo. En dos o tres oraciones debes expresar por qué tu propuesta es especial y por qué merece el escrutinio y apoyo de la gente que lo lee.
- Tal vez tengas a Hugo Sánchez como cliente y haya promocionado tu producto en Twitter de manera gratuita. Tal vez firmaste una asociación con Google. Tal vez esperas el registro de una patente o tal vez fue tu primera gran venta.
- Algunas veces, un simple pago o testimonio es suficiente. La clave es atraer la atención de la audiencia, haz que el negocio sea tan serio como factible y envuelve al lector en el resto del documento.
4
Define el problema central. El primer ingrediente del resumen ejecutivo es el problema en discusión, así que explica el problema al que tu producto o servicio está direccionado. Asegúrate de definir el problema lo más claro posible. Un problema mal definido no convencerá y tu propuesta no tendrá el eco esperado.
- Ejemplo: “Los Ángeles tiene un tráfico imposible. Al margen del área de Metro DC, Los Ángeles tiene el peor tráfico de EE.UU. Es más que molesto. La contaminación y el humo causados en la ciudad reducen la productividad del trabajador, elevan las tasas de asma y crean lentamente un serio problema de salud. Hay más vehículos en Los Ángeles que gente adulta para manejarlos”.
5
Expresa tu excepcional solución. El gran problema es la parte fácil. Ahora debes convencer a los lectores que tienes una solución excepcional para resolverlo. Si lo haces bien, tendrás el rodaje de una gran idea.
- Ejemplo: “Innotech ha creado un sistema de control de tráfico inteligente, que optimiza los tiempos en los semáforos a través de ‘sensores inteligentes’ colocados en las luces del semáforo, lee la cantidad de autos en un lugar y dirige el tráfico apropiadamente. No más conductores tendrán que esperar minutos en una luz roja mientras la luz verde da el pase si no hay carros en esa dirección”.
6
Habla sobre el mercado potencial. Traza el alcance de tu compañía, no quieras comerte el pastel de una mordida si no tienes la capacidad. El hecho de que la industria de los aparatos médicos genere $100 mil millones no significará nada si tu nuevo aparato médico solo será útil para un sector pequeño de la industria. Redúcelo a un mercado potencial realista.
7
Incorpora tu singular propuesta de ventas. Aquí es donde tienes que dar detalles de tu solución. ¿Cuál es el valor agregado que tu producto o servicio ofrece y no así los competidores? Quizá tu servicio de cuidados médicos en casa envíe médicos en vez de solo enfermeras, o quizá garantices visitas el mismo día sin necesidad de programarlas con anticipación. Indica qué te hace especial.
- Ejemplo: “Inteliluz tiene el beneficio agregado de poder detectar cada vez que no hay nadie en casa. Cuando se deja una luz encendida en una habitación vacía, el sistema apaga la luz automáticamente y la enciende de nuevo cuando detecte gente en esa habitación. Esto le ahorrará dinero y energía al usuario”.
8
Incluye tu modelo de negocio si es necesario. Algunos resúmenes ejecutivos no necesitan incluir un modelo de negocio (las ONG y demás organizaciones sin fines de lucro probablemente no necesiten un plan de negocio). Pero si lo incluyes, debe ser claro y fácil de seguir. En esencia, estarás respondiendo a la siguiente pregunta: ¿Cómo harás que la gente desembolse su dinero y te lo dé? Procura que el modelo sea sencillo, especialmente en el resumen ejecutivo. Un resumen breve es lo único necesario.
9
Convérsalo con tu equipo administrativo si así lo crees. Dependiendo de en qué rama te muevas, esto puede ser lo más importante de tu resumen. Los inversionistas o banqueros pondrán la confianza en el equipo, no en la idea. Las ideas van y vienen, pero la ejecución de una de estas requiere de un equipo sólido. Explica por qué tu equipo es el indicado para llevar a cabo el plan de negocio.
10
Proporciona proyecciones financieras que respalden tu propuesta. Basado en tu mercado, tu modelo de negocio y en tu desempeño financiero, tendrás que desarrollar un pronóstico financiero ascendente. El objetivo de sus estimaciones es simplemente mostrar el nivel de aptitud de tu equipo y tu habilidad de hacer las proyecciones en base a una serie sólida de suposiciones.
- Si el plan está dirigido a un grupo de inversionistas, no inviertas mucho tiempo en esta sección, pues saben que no tienes idea de cuánto dinero podrías generar. Los inversionistas no suelen tomar decisiones categóricas con las proyecciones financieras del proponente. Ellos hacen sus propias proyecciones financieras.
11
Introduce tu solicitud con cuidado. Ahora será hora de solicitar ya sea una inversión o un préstamo, dependiendo del objetivo del resumen ejecutivo. Deberás volver a exponer por qué tu empresa brinda un valor distintivo. Recuérdale al lector el gran problema que has solucionado y tu potencial de mercado. Por último, vuelve a resaltar tu equipo y su capacidad de solucionar el problema. Solicita la cantidad de dinero que se requiere para alcanzar el siguiente gran logro de tu empresa. No divulgues cuántas acciones estás dispuesto a ceder o qué tasa de interés estás dispuesto a pagar. Deberás tratar esos puntos posteriormente, durante una negociación cara a cara.
12
Repasa tu resumen. Cuando hayas escrito lo básico, repásalo cuidadosamente. Deberás revisar el resumen con sumo cuidado. Cuando lo leas, ten en mente la audiencia que lo leerá. Asegúrate de explicar las nuevas referencias y que el lenguaje sea claro para alguien nuevo en el tema. Reescribe cuanto sea necesario.
- Con tus ojos descansados, relee tu resumen ejecutivo, poniendo atención especial en:
  - Claridad: ¿las palabras son apropiadas? ¿Las ideas son claras? ¿No hay tecnicismos?
  - Errores: pueden abundar errores gramaticales, de puntuación y de ortografía. Pedirle a alguien que revise someramente las estadísticas y gráficas también es recomendable.
  - Contundencia: ¿las ideas se expresan en un tono convincente? ¿Dónde pierde fuerza, si es el caso?
  - Coherencia: ¿qué partes no concuerdan? ¿Qué partes sí?
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Consejos

Utiliza las plantillas disponibles con la mayoría de los procesadores de palabras que te pueden ayudar a iniciarlo.
Las mismas cuatro áreas se pueden usar en un sinnúmero de resúmenes aplicables a diversos negocios.
La extensión del resumen ejecutivo varía según la extensión del documento fuente, pero siempre debe ser relativamente corta. Tu reto es compactar tanta información en una lectura de mínima a moderada. Debes primero incluir los puntos clave, las conclusiones y las recomendaciones.
Mientras más ocupados estén los ejecutivos, menos tiempo tendrán de leerlo. Escríbelo de manera concisa.

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