Cómo empezar un correo electrónico formal

Por su naturaleza, escribir un correo electrónico no es tan formal como escribir una carta. Sin embargo, todavía habrá ocasiones en las que tendrás que ser formal al escribir un correo electrónico. Piensa en quién es el destinatario y luego escoge un saludo adecuado para la situación. Una vez que lo hayas determinado, puedes seguir adelante y darle formato al saludo y escribir las oraciones de apertura.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Tener en cuenta el destinatario

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Decide qué tan formal tienes que ser. Incluso si escribes un correo electrónico “formal”, el nivel de formalidad dependerá de la persona que lo recibirá. Por ejemplo, no serías tan formal cuando escribas a un profesor como sí lo serías cuando postules a un trabajo.
- Cuando apenas empieces a ponerte en contacto con alguien, será mejor que seas lo más formal posible, simplemente para estar seguro.^{[1]
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2
Encuentra el nombre de la persona. Investiga un poco a fin de encontrar el nombre de la persona si todavía no lo sabes. Saber el nombre de la persona hará que el saludo parezca más agradable, incluso mientras utilices técnicas formales para tu correo electrónico.^{[2]
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3
Sigue la pista de la persona. Si la persona ya te ha enviado un correo electrónico, está bien que copies su estilo de saludo. Por ejemplo, si utiliza “Hola” y tu primer nombre, es aceptable que respondas con el mismo estilo, es decir, que utilices “Hola” y el nombre de la persona cuando hagas el correo electrónico.^{[3]
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Escoger un saludo

1
Recurre al término “Estimado”. “Estimado” (seguido del nombre de la persona) es un antiguo recurso de reserva por una razón. Es formal sin ser asfixiante y, dado que se usa con mucha frecuencia, a menudo se vuelve invisible en un saludo, lo cual es algo bueno. No querrás que tu saludo destaque porque es inadecuado.^{[4]
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Prueba con “Saludos” cuando no sepas el nombre de la persona. “Saludos” es un saludo relativamente formal que puedes utilizar en los correos electrónicos comerciales, en especial si no conoces el nombre de la persona. Sin embargo, siempre es mejor averiguar el nombre de la persona si es posible.^{[5]
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- También puedes utilizar “A quien corresponda” si el correo electrónico es especialmente formal y no sabes el nombre de la persona. Sin embargo, este saludo puede ser poco agradable para algunas personas.
3
Considera la posibilidad de utilizar “Hola” en correos electrónicos que son un poco menos formales. Los correos electrónicos tienden a ser menos formales que las cartas en general, por lo que puedes salirte con la tuya si utilizas algo como “Hola” en un correo electrónico poco formal. Por ejemplo, si le envías un correo electrónico a tu profesor (en particular con el que interactúas bastante), “Hola” debe funcionar bien.^{[6]
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Omite “Oye”. Mientras que “Hola” puede ser aceptable en un correo electrónico poco formal, “Oye” probablemente no lo sea. Es un saludo muy informal, incluso en un discurso, por lo que deberás evitarlo en cualquier tipo de correo electrónico formal. Por ejemplo, incluso si conoces muy bien a tu jefe, probablemente sea mejor omitir “Oye” al enviarle un correo electrónico.^{[7]
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Utiliza un título en vez de un nombre cuando sea necesario. Algunas veces cuando le escribes a una persona, solo sabrás su título dentro de la empresa u organización. En ese caso, puedes simplemente poner el título de la persona en vez de su nombre, por ejemplo, “Estimado gerente de contratación”, “Estimado comité de contratación” o “Estimado profesor”.^{[8]
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6
Agrega el término honorífico de la persona para hacer más formal el correo electrónico. Cuando sea posible, agrega “Sr.”, “Sra.”, “Dr.” o “Profesor” antes del nombre de la persona para hacerlo más formal. Además, utiliza el apellido o el nombre completo de la persona para que sea más formal en vez de utilizar solo su nombre.^{[9]
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Dar formato y empezar el correo electrónico

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Coloca el saludo en la primera línea. En la línea superior debe estar el saludo que hayas escogido, seguido del nombre de la persona. Utiliza un título para la persona cuando sea posible, como Sr., Sra. o Dr., seguido del nombre y apellido.^{[10]
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2
Utiliza una coma. Por lo general, utilizarás una coma después del saludo. En las cartas formales, puedes utilizar dos puntos; sin embargo, eso suele ser muy formal para un correo electrónico, incluso para uno formal. Una coma será suficiente en la mayoría de los casos, aunque puedes utilizar dos puntos si estás escribiendo una carta de presentación en un correo electrónico.^{[11]
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Pasa a la siguiente línea. El saludo va en su propia línea en la parte superior, por lo que una vez que lo hayas escrito, deberás presionar la tecla Enter para pasar a la siguiente línea. Si estás utilizando saltos de línea en vez de sangrías para hacer párrafos, deberás dejar una línea en blanco entre el saludo y el primer párrafo.^{[12]
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4
Preséntate en la oración de apertura si es necesario. Si le escribes a alguien por primera vez, deberás brindar una presentación, incluso si conoces a la persona en la vida real. Darle a la persona una pista de quién eres lo alentará a seguir leyendo el correo.^{[13]
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- Por ejemplo, podrías escribir “Mi nombre es Juana Pérez y soy la directora de marketing de la empresa XYZ”. También podrías incluir cómo conoces a la persona y escribir “Mi nombre es Roberto Gonzáles y estoy en su clase de Marketing (Marketing 101 que se lleva a cabo los martes y jueves al mediodía)”.
- Si ya conoces a la persona y le has escrito antes, puedes utilizar la primera oración como un saludo. Por ejemplo, podrías decir “Gracias por responderme tan rápido” o “Espero que le esté yendo bien”.
5
Sé directo. La mayoría de los correos electrónicos formales tienen que ir al grano rápidamente. Eso significa que tu primera o segunda oración debe presentar la razón por la que le escribes al destinatario. Recuerda ser lo más conciso posible cuando describas tu propósito.^{[14]
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- Por ejemplo, podrías escribir “Le escribo para pedirle ayuda con un problema de mercadotecnia” o “Le escribo porque tengo problemas en la clase y esperaba que tuviera sugerencias de algún material extra que podría leer para ayudarme”.
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