Cómo escribir cartas persuasivas

Usa el formato de bloque. Las cartas de negocio tienen un formato específico. Cuando se hace apropiadamente, el formato no llevará al lector de un lugar a otro. Sin embargo, si se hace inapropiadamente, el formato dará una mala imagen de ti y el lector puede tirar la carta.

• Empieza usando párrafos de bloque con un espaciado sencillo.
• Justifica a la izquierda cada párrafo. En otras palabras, no añadas sangría al párrafo como lo harías en el caso de la prosa o en un ensayo.
• Deja una línea entre cada párrafo.
• Usa una fuente estándar (por lo general, estará bien si usas Times New Roman o Arial, tamaño 12).^[7]

Haz el membrete correctamente. Empieza escribiendo tu dirección en la esquina superior izquierda. No pongas tu nombre, solo escribe la dirección de la calle, la ciudad y el código postal. También puedes incluir un número telefónico y un correo electrónico, cada uno en líneas aparte. Si vives en Inglaterra, la dirección debe ir al lado derecho. Salta una línea.

• Escribe la fecha. Escribe el día, luego coloca el nombre del mes y el año. Salta una línea.
• 4 de junio de 2015
• Provee el nombre y la dirección del destinatario. Trata de encontrar una persona específica a quien enviarle la carta. Salta una línea.^[8]

Empieza la carta con un saludo. Empezar con la palabra Estimado, seguido del nombre de la persona, es una práctica aceptada. Asegúrate de escribir el nombre correctamente. El nombre debe coincidir con el nombre de la dirección del membrete.

• Cuando te dirijas a la persona, usa su título (Sr., Sra., Dr., etc.) y su apellido. Si no estás seguro de qué es lo que prefiere una mujer, dirígete a ella como Sra. .
• A ello siempre le sigue los dos puntos.
• Deja una línea entre el saludo y el primer párrafo.^[9]
• Estimado Dr. Chávez:

Cierra la carta con una declaración final. Piensa acerca del tono de tu ensayo al escoger una declaración final. Algunas expresiones (como Gracias) son demasiado estándar, mientras que otras (como Saludos cordiales) son más amigables. Determina si tu carta requiere un cierre formal o amigable. Independientemente de lo que elijas, la primera palabra debe estar en mayúscula, mientras que las siguientes palabras no. Coloca una coma al término de la declaración final.

• Si se trata de un asunto más formal, escoge Suyo respetuosamente. Sinceramente, Saludos cordiales, Gracias o Atentamente son expresiones para correos electrónicos de negocios formales. Saludos, Un saludo o Que tengas un buen día son mucho menos formales, pero son más amigables.
• Luego salta 4 líneas a fin de dejar espacio para la firma antes de escribir tu nombre.
• Gracias,

Sé conciso. Las cartas persuasivas deben ser breves y atentas. Las personas ocupadas rara vez leen una carta así si tiene más de una página o si el tono es desagradable. No seas demasiado verboso. Trata de usar oraciones limpias y ordenadas. Abstente de divagar y de dar información innecesaria, como acotaciones o anécdotas.

• Evita las oraciones excesivamente largas. Asegúrate de usar oraciones fuertes y enunciativas. Tu escritura debe ser sucinta, directa y fácil de leer.
• Trata de que tus párrafos no sean largos. Si atiborras mucha información dentro distraerás al lector del punto principal o harás que tu punto sea difícil de entender. Cíñete a la información relevante y cambia de párrafo cuando empieces una idea nueva.^[10]

Establece tu punto principal en las primeras dos oraciones. Empieza con una oración de introducción amigable, luego ve directo al punto. Establece tu necesidad (es decir, tu punto principal) en las primeras dos oraciones.^[11]

• Este párrafo debe tener solo 2 a 4 oraciones.

Enfatiza la importancia de tu solicitud en el segundo párrafo. En este párrafo, bosqueja tu inquietud, solicitud o demanda. Aún no tienes que añadir razones específicas, respaldo o puntos; en lugar de eso, debes explicar plenamente tu posición, los parámetros de tu inquietud o solicitud y por qué es tan importante como para justificar la acción.^[12]

• Recuerda mantenerla lógica, atenta y objetiva. Evita el excesivo lenguaje emocional, no exijas la acción o seas grosero con la persona, la compañía o con los bandos opuestos a los que escribas.

Respalda tu solicitud en los siguientes párrafos. Los siguientes párrafos deben justificar tu posición proveyendo información de respaldo y detalles. Asegúrate de que sean lógicos, objetivos, razonables, prácticos y legales. No bases tu apelación solo en emociones, la fe o en deseos personales. No aburras al lector con una historia larga, llega al punto de manera rápida y precisa. Hay algunas estrategias que puedes utilizar para lograrlo:

• Cita estadísticas y hechos para apelar a la razón del lector. Asegúrate de que las estadísticas y los hechos provengan de fuentes creíbles y respetables y de usarlas de manera veraz y no sacándolas de contexto.
• Cita a expertos en el tema que respalden tu posición o desacuerdo con el otro lado. Estos expertos deben tener prestigio en sus campos y estar calificados para opinar sobre el asunto.^[13]
• Provee una razón por la que tu solicitud deba concederse. Decirle a alguien que necesita hacer algo no es una técnica persuasiva efectiva, pero explicarle por qué crees que se deba hacer algo puede ayudar a convencer a esa persona.^[14] Explica la situación actual y por qué necesita un cambio.
• Provee los detalles, las especificaciones y las limitaciones de tu posición y solicitud. Habla sobre los esfuerzos pasados con relación a tu solicitud o la falta de alguna acción.
• Da ejemplos de testimonios que se relacionen con tu posición. Piensa en cualquier otra evidencia que puedas proveer acerca de las razones por las que tu posición es importante.^[15]
• Solo recuerda limitar lo que incluyas en los párrafos. Establece tu caso y tu situación de manera simple. No te excedas con los detalles, pero incluye todos los puntos esenciales. Escoge solo las estadísticas, los expertos y los testimonios más resaltantes.

Apela al otro lado. Una clave para la persuasión efectiva es abordar al lado opuesto. Lo que quieres hacer es predecir cualquier contraargumento, objeción o cuestionamiento que tus lectores puedan tener para dirigirte a ellos. Encuentra cosas en común con la oposición o provee un respaldo fuerte para tu propia posición.

• Asegúrate de admitir abiertamente las diferencias entre tu posición y el lado opuesto. No trates de ocultarlas, ya que ello debilita tu argumento. En vez de eso, haz hincapié en los valores, experiencias y problemas compartidos con el lado opuesto.
• Evita las declaraciones sentenciosas. Eso pone mucha emoción a tu carta y reduce tu apelación a la lógica. Ser demasiado negativo y sentencioso puede impedir que el otro lado se ponga de acuerdo contigo.^[16]

Cierra la carta volviendo a formular tu solicitud. Formula nuevamente tu solicitud u opinión al final. Este es el párrafo en el que puedes sugerir una solución o haces un llamado a la acción. Dile al lector que harás un seguimiento a esta correspondencia por teléfono, correo electrónico o en persona.

• Trata de concluir con una oración potente que ayude a persuadir al lector a ponerse de tu lado o, al menos, a ver las cosas claramente desde tu perspectiva.
• Ofrece tus propias soluciones o ayuda. Ponte de acuerdo para hacer un compromiso o encuéntrense en algún punto. Muestra lo que ya has hecho o estás dispuesto a hacer para enfrentar la situación.

Comprueba si tienes errores. La mala gramática y las faltas ortográficas dan una mala impresión inicial. Lo que quieres es que el lector se concentre en tus ideas y tu solicitud, no en los errores de la carta. Lee varias veces la carta antes de enviarla. Lee la carta en voz alta para escuchar como suena.

• Si es necesario, pide a alguien que revise la ortografía de la carta (o usa el corrector ortográfico del software).

Pon tu firma. Si envías la carta por correo postal en vez de hacerlo por correo electrónico, entonces debes firmar la carta. Esto personaliza y autentica tu carta.

Si es necesario, envía una copia a personas clave. Si hay otras personas en la empresa o en otra organización que deben leer la carta, envíales una copia. Esto significa imprimir y enviar más de una carta con firmas originales.