Cómo escribir líneas de asunto de correo electrónico fuertes

Las líneas de asunto suelen ser lo que los lectores usan para decidir si deben abrir un correo electrónico. Estos espacios se deben llenar usando un lenguaje breve, directo y preciso para evitar que el destinatario elimine el correo electrónico sin siquiera leerlo. Si especificas exactamente la razón por la que el lector debe leer lo que deseas decirle usando detalles en las líneas de asunto, entonces disfrutarás de respuestas más rápidas y más frecuentes a tus correos electrónicos.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Dar formato a las líneas de asunto

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Evita dejar en blanco la línea de asunto. Si decides no incluir una línea de asunto, entonces desaprovechas la oportunidad que provee de captar la atención del lector. Tener una línea de asunto en blanco también hará que parezcas flojo. Sin embargo, lo más importante es que no hará que el lector sienta la necesidad de abrir o de responder rápidamente el correo electrónico.^{[1]
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Escribe la línea de asunto antes de escribir el correo electrónico. La línea de asunto puede parecer una idea secundaria que no es tan importante como el contenido del correo electrónico. Sin embargo, debido a que es lo primero que el lector lee, es igual de esencial (si no más) que lo que está en el interior. Para asegurarte de dedicarle el tiempo y la atención suficientes a la línea de asunto, escríbela antes de escribir cualquier otra cosa.^{[2]
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Sigue las reglas estándares de las mayúsculas para evitar los descuidos. A menos que envíes una nota breve a alguien que conozcas bien, debes tratar los correos electrónicos como comunicaciones formales. Usa las mayúsculas en las líneas de asunto de la misma manera en que las usarías en los títulos de tus presentaciones.^{[3]
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- Recuerda algunas reglas básicas para usar correctamente las mayúsculas. Por ejemplo, siempre escribe con mayúscula la primera letra de la línea de asunto. Además, siempre debes escribir con mayúscula los nombres propios (Ana, Miguel o Carlos), los nombres propios geográficos (África, América o Italia) o los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de entidades (la Facultad de Medicina, el Departamento de Recursos Humanos o el Área de Gestión Administrativa).^{[4]
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Evita tratar las líneas de asunto como oraciones completas. Si bien las líneas de asunto deben ser correctas gramaticalmente, considéralas títulos en vez de oraciones que siempre necesitan puntuación. Las líneas de asunto no necesitan tener punto, signos de interrogación o signos de exclamación.
- Toma en cuenta que algunos filtros de spam enviarán automáticamente los correos electrónicos que tengan líneas de asunto con signos de puntuación a la carpeta de correo no deseado.
- Es posible que quieras usar de vez en cuando signos de interrogación para llamar la atención del lector. No uses esta estrategia excesivamente.
- Conecta varias frases con guiones en las líneas de asunto. Por ejemplo, la línea de asunto “Reunión programada para el jueves - se requiere su asistencia” contiene dos frases distintas conectadas con un guion.
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Trata de que las líneas de asunto tengan menos de 50 caracteres. Las líneas de asunto deben ser tan breves como sea posible. Esto puede requerir ocasionalmente que omitas algunos detalles para añadir otros. Es más importante que el lector sepa lo que debe hacer en cuanto lea la línea de asunto.^{[5]
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- Puede que no siempre sea posible hacer que las líneas de asunto tengan 50 caracteres o menos. Algunas veces, tendrán diez o más caracteres de más. Sin embargo, si empiezas a aplicar la regla de los 50 caracteres, automáticamente empezarás a escribir líneas de asunto más cortas.
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Escribe las palabras importantes antes para captar la atención del lector. Las palabras que escojas dependerán del propósito del correo electrónico. Es posible que debas escribir tu nombre y título antes en algunos correos electrónicos, mientras que la acción que solicitas tú o el lector puede ir primero en otros. Piensa en qué es lo que puede hacer que el lector sea más propenso a abrir el correo electrónico y escribe las palabras que creas adecuadas al comienzo de la línea de asunto.^{[6]
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- Por lo general, debes empezar la línea de asunto con una palabra que indique la razón por la que contactas al lector. Por ejemplo, si has cambiado recientemente las normas de la oficina, escribe algo como “Cambios en las normas de la empresa - se requiere su revisión inmediata”.
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Escoge sustantivos y verbos específicos para comunicar el propósito del correo electrónico. No incluyas sustantivos y verbos imprecisos o confusos en la línea de asunto. En vez de eso, usa palabras que indiquen de manera específica qué es exactamente lo que deseas del lector. Esto reducirá la extensión de la línea de asunto y, al mismo tiempo, proporcionará los detalles que precisas.^{[7]
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- En vez de “Contactándolo para revisar la información nueva”, escribe “Reglamento revisado de RR. HH. – se requiere su aprobación para el miércoles”. En la segunda versión de la línea de asunto, has aclarado con precisión qué es exactamente la “información nueva” y la razón por la que contactas al lector. Has resuelto cualquier confusión en cuanto a si el destinatario debe leer el correo electrónico y a lo que debe hacer una vez que lo abra.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Proveer detalles en las líneas de asunto

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Especifica el propósito del correo electrónico. Dile al lector la razón por la que lo contactas. Sé tan específico como sea posible. De esta manera, el lector sabrá de inmediato si debe abrir el mensaje.^{[8]
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- Una línea de asunto para solicitar una carta de recomendación o una referencia puede decir algo como “Solicitud de referencia para Tamara G. para el viernes 2/6”.
- Si le ofreces un beneficio al lector, trata de escribir algo como “Cambia el aceite con un descuento del 50 % en el taller de Jaime solo por esta semana”.^{[9]
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Escribe la acción que deseas que el lector realice. Tan pronto como vea el correo electrónico, el lector querrá saber qué debe hacer. Tener esta información inmediatamente lo preparará para leer los detalles adicionales del contenido de la nota.^{[10]
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- En vez de escribir “Te escribo para pedirte un favor”, escribe algo como “Necesito tu ayuda para redactar un proyecto la próxima semana”. Esto informa al lector que solicitas su ayuda, pero también le explica precisamente qué es lo que esperas que haga por ti.
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Incluye un plazo para que el lector sepa cuándo responder. Si no le dices al lector cuándo deseas que haga algo o que responda, es posible que no abra el correo electrónico hasta el día, la semana o incluso el mes siguiente. No se debe a que no quiera ayudarte. La mayoría de las personas reciben decenas o incluso cientos de correos electrónicos al día, así que los que no tienen plazos claros pueden perderse fácilmente en el montón.^{[11]
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- Si el correo electrónico es especialmente importante y deseas que el lector te responda de inmediato, puedes usar palabras como “Urgente”, “Importante” o “Se requiere respuesta inmediata” para hacerle saber al lector que debe prestar atención especial a este mensaje.
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Dile al lector quién eres si no te conoce. Algunas veces, tendrás que enviar correos electrónicos a personas que no conoces. En estos casos, puede ser importante que proporciones al lector tu título, el nombre de la empresa o tu nombre para que tenga un motivo para abrir el mensaje. De lo contrario, puede parecer que eres una persona cualquiera y tu correo electrónico puede ir directamente a la papelera.^{[12]
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- Tal vez seas un estudiante que busca contactar a un político local para un proyecto escolar. Escribe algo como “Estudiante solicita entrevista para proyecto - plazo: 24/6”.
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Menciona la posibilidad de una reunión con el lector si es un conocido nuevo. Puede que te pongas en contacto con esta persona porque acabas de conocerla y esperas desarrollar una relación más estrecha con esta. Refréscale la memoria en la línea de asunto para que recuerde que te conoce. Es más probable que programe una cita de seguimiento si recuerda una reunión anterior.^{[13]
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- Quizás hayan tenido una charla breve durante una conferencia o una cena sobre algunos de sus intereses mutuos. Escribe una línea de asunto como “Continuar la charla de la conferencia de escritores, 30/4”.
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Menciona al contacto en común que te ha presentado al lector. Si alguien te puso en contacto con el destinatario, es importante que aclares ese hecho. El lector será mucho más propenso a abrir un correo electrónico con una línea de asunto que incluya el nombre de alguien que conoce en vez de uno con el de una persona que no conoce. El lector también puede decidir ponerse en contacto con el contacto mutuo para confirmar que los hayan presentado.^{[14]
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- Por ejemplo, escribe algo como “Estudiante del Dr. Ramírez @ Hopkins solicita una reunión el próximo mes”.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Optimizar y revisar las líneas de asunto

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Usa un lenguaje simple para evitar las confusiones. No deseas que el lector tenga problemas para comprender la línea de asunto. Evita usar palabras demasiado largas y complejas. Imagina que le envías el correo electrónico a un estudiante de secundaria y pregúntate si sería capaz de entender cada palabra de la línea de asunto.^{[15]
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- Si puedes usar palabras simples, entonces evita el uso de vocabulario desconocido. Escribe algo como “Nuevas reglas para la oficina - revisar y responder rápidamente”, en vez de algo como “Nuevas reglas para la oficina - revisar y responder con celeridad”. “Rápidamente” y “con celeridad” significan lo mismo, pero la primera opción es menos desconcertante y confusa.
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Usa símbolos y abreviaturas para acortar las líneas de asunto. Se pueden acortar muchas palabras sin dejar confundido al lector. Usa solo abreviaturas y símbolos comunes, y revisa la línea de asunto para asegurarte de que no haya ninguna confusión sobre el propósito del correo electrónico.
- Por ejemplo, se pueden acortar todos los días de la semana. “@” es un símbolo común para “en”. También puedes usar “RE:” para expresar “con referencia a”. Puedes usar “FM” en vez de “fin del mensaje” y “FD” en vez de “final del día”.
3
Fíjate si tienes errores ortográficos y gramaticales. Al igual que cualquier otra parte del correo electrónico, la línea de asunto no debe contener errores. Esto asegurará que no parezcas poco profesional o flojo inmediatamente, antes de que el lector tenga la oportunidad de abrir el mensaje.
- Es posible que los correctores ortográficos de los correos electrónicos no abarquen las líneas de asunto, así que ten mucho cuidado con los errores ortográficos. Si te preocupan, copia y pega la línea de asunto en un documento de Word o de Google, y ejecuta el corrector ortográfico allí.
- Es posible que la línea de asunto no tenga que ser una oración completa. Sin embargo, evita los errores gramaticales comunes, como confundir “mí” con “mi” o “tú” con “tu”.
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Lee las líneas de asunto en voz alta para verificar la claridad. La mejor manera de asegurarte de que las líneas de asunto sean simples y concisas, y de que están escritas correctamente es leerlas en voz alta. Al escucharte a ti mismo pronunciando las palabras podrás descubrir errores que no descubrirías revisando el texto en la pantalla.
- Si estás en un espacio público, lee las palabras en voz baja.

Advertencias

No escribas líneas de asunto rutinarias con signos de exclamación(¡¡¡!!!) o con todas las letras en MAYÚSCULAS. Perderás credibilidad.
No empieces una oración de la línea de asunto que termine en el contenido del correo electrónico. Por ejemplo, no debes escribir algo como “Me gustaría que…” en la línea de asunto y empezar luego el correo electrónico con “…me hagas un favor el viernes”.