Cómo escribir un manual de capacitación

Los manuales de capacitación son importantes para instruir a los nuevos empleados sobre una empresa o a los empleados antiguos sobre nuevos sistemas o programas. El sector respectivo es el que determina el proceso exacto para escribir un manual de capacitación. Sin embargo, hay algunas medidas generales que puedes tomar para que los empleados saquen el máximo provecho del manual. Debes asegurarte de tener toda la información necesaria antes de comenzar, de escribir teniendo en cuenta tu audiencia, de hacer que el manual sea entendible para ellos, e incluir algunos materiales adicionales para que la información sea más comprensible. El manual será beneficioso si incluye imágenes y gráficos, espacios en blanco para tomar notas, cuestionarios para hacer una revisión de lo que han aprendido y listas de verificación de tareas importantes.

Método 1

Método 1 de 3:
Reunir la información

1
Revisa y recopila la información que el manual vaya a abordar. Nunca escribas un manual de capacitación de memoria. Revisa los numerosos procesos y conocimientos que estarán en el manual y asegúrate de no tener dudas sobre ningún punto. Elabora una lista de toda la información importante y recurre a ella mientras escribas el manual. Verifica que hayas incluido todos los elementos de la lista.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Incluso si solo te saltas un pequeño paso, esto generará desconcierto en tus usuarios, por lo que debes estar atento. Por ejemplo, le puedes indicar a alguien cómo ingresar información en una hoja de cálculo, pero puedes olvidarte fácilmente de mencionar “haz clic en Archivo para abrir una nueva hoja de cálculo”. Asimismo, cuando describes cómo usar una pieza de maquinaria, podrías olvidar mencionar que se debe dar vuelta a cierto interruptor, lo cual es de vital importancia.
- Si no revisas toda la información y te olvidas de algo, es probable que los usuarios se estresen, ya que sabrán que algo no está funcionando bien. Este no sería el resultado deseado de una capacitación.
2
Haz un resumen del flujo del manual de capacitación. Usa la lista que hiciste y comienza a organizar la información en un orden lógico por capítulos, secciones o partes. Podrías comenzar con lo básico y así avanzar hasta los conceptos más detallados.
- Antes de escribir cualquier contenido, asegúrate de tener una idea de dónde encajarían todos los aspectos del manual. No debes mencionar algo que consideras que se mencionó en una sección previa si el manual aún no ha cubierto esa información
- Escribir secciones independientes que no se conecten entre ellas sería un buen enfoque en algunas situaciones.
3
Incluye tablas de contenido y un índice. Incluso si el manual se leerá directamente de principio a fin, estas secciones de navegación serán de utilidad cuando las personas quieran regresar a algunos puntos para refrescar su memoria y estudiar lo que aprendieron. La tabla de contenidos debe incluir todos los títulos de los capítulos y cualquier sección de encabezados que sea pertinente incluir. Elabora el índice lo más detallado posible, brindando a las personas toda la información sobre lo que encontrarán a lo largo del manual.
- Los programas de procesadores de texto suelen tener plantillas para este tipo de documentos. También te serán útiles los recursos en línea para estructurar estos elementos.
4
Escribe resúmenes informativos de los capítulos. Al comienzo de cada capítulo o sección, escribe de 2 a 3 párrafos que resuman lo que cubrirá esa parte del manual. Podrías incluir una lista de objetivos para esa sección, palabras clave en las que uno se debería enfocar y mencionar los cuestionarios y actividades que se incluirán.
- Los títulos de los capítulos serán de ayuda para saber lo que el capítulo contendrá, pero los usuarios deberían ser capaces de darle una leída al resumen y sentirse seguros que el capítulo contiene lo que necesitan saber.
5
Concluye cada capítulo con un resumen. Siempre es útil repasar lo que se ha leído en el capítulo. No debes mencionarlo todo, ya que se trata de un resumen. Resalta lo que consideras que es la información más importante que se debería saber del capítulo.
- Puedes mencionar una vez más los objetivos para que las personas comprueben si han aprendido lo que deberían.
6
Organiza un grupo de trabajo para que te ayude a escribir el manual. Tendrás más éxito en escribir el manual de capacitación si tienes a personas que te ayuden a hacerlo. Necesitas personas que estén atentas a errores, que se aseguren de que el contenido sea entendible y que te ayuden a considerar todos los aspectos para los que estás capacitando a tus empleados. Además, de esa manera puedes delegar una parte del trabajo y distribuirlo en partes iguales.
- Si no puedes organizar un grupo de personas para que te ayuden en todo el proceso, al menos considera preguntar un par de cosas sobre diferentes puntos para así escuchar segundas opiniones.
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Método 2

Método 2 de 3:
Adecuarte a tus usuarios

1
Escribe por y para tu audiencia. Asegúrate de tener en claro quién es tu audiencia. Considera si ellos tienen un conocimiento base o comienzan desde cero. Esto te dará una idea de cuán amplia o específica debería ser la información del manual. Cuando ya tengas la idea, escribe de manera directa a tu audiencia: “Cuando llegues a este paso…”, en lugar de algo como “Cuando se llega a este paso”.^{[2]
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Fuente de investigación}
- Si estás capacitando a empleados sobre un nuevo software que nadie ha visto antes, siéntete libre de asumir que no saben nada de dicho software. Si estás capacitando sobre técnicas de venta en una tienda de ropa, no necesitas explicar qué son pantalones y camisas.
- No seas condescendiente con las personas explicándoles conceptos simples, pero tampoco asumas que ellos saben algo que quizás no saben.
2
Incluye escenarios de resolución de problemas y discusión de temas. No todos pueden aprender leyendo 20 páginas de un texto, por lo que debes incluir maneras en la que los usuarios pueden aplicar lo que leyeron y para que así puedan adquirir experiencia. Preséntales una situación y pregúntales cómo solucionarían el problema. Permite que discutan y colaboren entre ellos. Debes cubrir los diferentes estilos de aprendizaje, por lo que el manual debe ser útil para tantas personas como sea posible.^{[3]
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Fuente de investigación}
- No puedes complacer a cada empleado en su totalidad, pero si solo usas un enfoque, es probable que no seas capaz de complacer a muchos de ellos. El objetivo del manual de capacitación es ayudar a los empleados para que aprendan lo que deben saber, así que debes enfocarte en hacer el manual lo más entendible posible para todos.
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Potencia el manual con grabaciones de video o audio. Si se trata de un manual impreso, decide si les darás a los empleados acceso a materiales adicionales, tales como grabaciones de video o audio. Para quienes tengan problemas con leer todo un manual, puedes tomar acción para asegurarte de que están aprendiendo lo que necesitan. Muchas veces, los manuales escritos son la principal herramienta de capacitación; sin embargo, unos cuantos materiales adicionales harán una gran diferencia.^{[4]
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Fuente de investigación}
- Esto dependerá del tipo de contenido que incluye el manual y podría no aplicarse en algunos casos. Haz una lista de los detalles de tu manual y juzga si se deberían o no crear materiales adicionales.
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Método 3

Método 3 de 3:
Poner a prueba la comprensión de los usuarios

1
Incluye una sección para que los usuarios tomen nota. Mientras escribas cada sección del manual, las personas que lo lean van a tener que procesar mucha información. Si incluyes de manera intencional espacios en blanco para tomar notas, motivas a los usuarios a que anoten lo que están aprendiendo. Esto aumentará la cantidad de información que retengan.^{[5]
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Fuente de investigación}
- Las secciones de notas estarán bien posicionadas si las colocas junto a la mayoría de las secciones de texto, pero también podrías hacer una sección de notas al final de los capítulos y al final de todo el manual. Esto evitará que las personas tengan cuadernos por separado que puedan perder de vista.
2
Usa imágenes y gráficos. Cada vez que le muestres al lector algún recurso visual, tendrá un impacto en la cantidad de información que pueda comprender. No debes amontonar muchos recursos en tu manual, pero recurre a ilustraciones cada vez que puedas. Puedes tomar capturas de pantalla sobre los pasos de un trabajo en computadora. También puedes incluir gráficos de información relevante e imágenes de herramientas o maquinaria que la persona vaya a usar.
- En sí no hay un límite sobre los tipos de ayudas visuales que puedas incluir, por lo que debes pensar en el objetivo de la capacitación y en qué información es útil para el usuario.
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Incluye listas de verificación de pasos importantes. En muchos manuales detallarás los pasos de varios procesos, por lo que las listas de verificación son una gran manera de resumir la información. Cuando el usuario necesite regresar a una sección que incluya pasos específicos, la lista se lo hará recordar, además de que lo revisará más rápido que si tuviera que hacerlo con un buen número de párrafos en un texto.^{[6]
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Fuente de investigación}
- Hacer las páginas fáciles de leer sería mucho más útil para los usuarios, ya que ellos pueden mantener la lista a la mano para usarla más adelante cuando estén realizando trabajos.
- Las listas de verificación pueden incluir los materiales que se necesitan, secciones de lo que se debe hacer antes, durante y después del proceso de completar una tarea, o de cómo evaluar un trabajo una vez haya sido realizado.
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Incluye actividades y cuestionarios que midan el aprendizaje. Debes asegurarte de que los usuarios del manual estén aprendiendo en el proceso, por lo que deberás elaborar pequeños exámenes para evaluar su conocimiento. Incluye las respuestas en un espacio separado para que puedan verificar qué tal lo hicieron. Puedes formular preguntas de opción múltiple, para llenar el espacio en blanco o para relacionar, o escenarios para que planteen soluciones.^{[7]
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Fuente de investigación}
- Estas pruebas serán independientes a las evaluaciones oficiales que se les harán a los empleados una vez hayan terminado su capacitación. El propósito de esto es ayudarlos a lo largo del camino evaluando cuánto han aprendido.
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Consejos

Una vez que el manual esté completo, reúne un grupo de prueba para que vea si el manual es coherente y si es una herramienta efectiva de capacitación. Recibe críticas constructivas sobre cualquier forma en la que consideren que se puede mejorar.
Usa un lenguaje simple y conciso, para que así las personas puedan entender el contenido sin problema.
No escribas el contenido de manera formal para que así no resulte aburrido y para que tu audiencia no pierda interés.

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