Cómo escribir una carta como comprobante de empleo

Coescrito por Clinton M. Sandvick, JD, PhD

Una carta como comprobante de empleo (también llamada carta de verificación de empleo) es un tipo de correspondencia formal, por lo general escrito por un empleador para validar los antecedentes laborales de un empleado. Las cartas de verificación de empleo a menudo son requisitos para solicitar préstamos, alquilar propiedades, postular a un nuevo empleo o alguna otra circunstancia en la cual uno necesitaría verificar sus antecedentes laborales. Al escribir una carta de este tipo, debes explicar quién eres, proporcionar un resumen verídico de las labores del empleado y verificar que trabaja para ti. Debes escribirla en papel membretado y asegurarte de proporcionar tu información de contacto y de firmarla. Lee las instrucciones a continuación para aprender cómo redactar de forma precisa una carta como comprobante de empleo.

Parte 1

Parte 1 de 2:
Prepararte para escribir una carta como comprobante de empleo

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Considera por qué vas a escribir la carta. Dependiendo de quién vaya a leerla, el contenido y el tono podrían variar. Si vas a escribir la carta para una institución financiera, el tono debe ser más profesional y debes incluir la información financiera del empleado (por ejemplo, sus sueldos, comisiones, aumentos y bonificaciones). Por el contrario, si vas a escribir la carta para un empleado que va a postular a un nuevo empleo, el tono puede ser más amistoso y no será necesario incluir la información financiera.
- Comprender el propósito y el alcance de la carta te ayudará a redactar una que se adecúe bien a las necesidades del receptor.
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Piensa en quién debería escribir la carta. Por lo general, estas cartas las escriben los empleadores en nombre de sus empleados.^{[1]
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Fuente de investigación} En este caso, un empleado podría pedirte que le escribas una carta de verificación de empleo en tu calidad de empleador para un fin específico. Por otro lado, también es posible que el mismo empleado escriba la carta. En este caso, tú como empleado escribes la carta y luego le pides a tu empleador que la firme o la modifique según crea conveniente.^{[2]
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Fuente de investigación} En lo posible, el empleador debe escribir la carta de parte del empleado, no al revés.
- Si eres el empleador y vas a escribir la carta para un empleado, podrás personalizarla según tus propias especificaciones y tendrás más control sobre el mensaje. Además, al escribirla tú mismo como empleador, le brindas autenticidad y sinceridad. Sin embargo, la principal desventaja es que escribir este tipo de cartas toma tiempo. Como empleador, es probable que estés muy ocupado y escribir una carta de este tipo te quite mucho tiempo. No obstante, las cartas de verificación de empleo por lo general son cortas y concisas, así que es probable que no tengas que dedicarle mucho tiempo a esta tarea, sobre todo si ya lo has hecho antes.
- Si eres el empleado y vas a escribir la carta tú mismo, podrás determinar qué tipo de información le transmitirás al destinatario y no tendrás que dedicar tiempo a hablar con tu empleador sobre lo que tienes en mente para la carta. Además, si escribes la carta tú mismo, liberarás a tu empleador de la responsabilidad de escribirla y del tiempo que le tomaría (es decir, escribir la carta tú mismo satisfará a tu jefe porque él no tendrá que hacerlo). Sin embargo, el empleador siempre tiene que firmar la carta y es posible que no quiera firmar lo que hayas escrito. Si esto ocurre, quizás tengas que pasar aún más tiempo reescribiendo la carta o tu empleador podría sentirse obligado a escribirla.
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Reúne la información necesaria. Después de determinar quién leerá la carta y quién la escribirá, debes reunir información para escribir una carta de verificación de empleo que incluya todo lo necesario.
- Si eres el empleador, debes hablar con tu empleado sobre lo que espera de la carta. Esto incluye pedirle la información sobre a quién se enviará la carta y cuándo debe enviarse, cuál es el propósito y qué detalles deben incluirse.
- Si eres el empleado y vas a escribir la carta tú mismo, ya tendrás toda la información necesaria, aunque quizás debas hablar primero con tu empleador y preguntarle qué espera de la carta. Esto te ayudará a asegurarte de que la tuya se adecúe a sus especificaciones de forma que la pueda firmar sin problemas.

Parte 2

Parte 2 de 2:
Escribir una carta como comprobante de empleo

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Usa papel membretado de la empresa. Al escribir la carta, debes usar papel membretado oficial de la empresa. Si eres el empleador, debes tenerlo siempre a la mano y, si eres el empleado, debes pedirle permiso a tu empleador para usarlo. Esto le dará legitimidad a la carta y ayudará a que el destinatario confíe en su contenido.
- Si no tienes papel membretado disponible, puedes crear un encabezado usando una computadora. Este debe incluir el nombre de la empresa, la dirección, el número telefónico y la dirección de correo electrónico. También debe proporcionar información sobre el remitente (y su cargo) y la fecha en la que se escribe la carta.
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Dirige la carta de la forma más específica posible. Si conoces el nombre del destinatario, dirige la carta a él. Si no sabes quién leerá la carta, dirígela a la organización destinataria de una forma más general, con una línea de atención que explique de qué se trata la carta.
- Por ejemplo, si sabes la dirección y el nombre de la persona a quien enviarás la carta, escríbelos directamente debajo del encabezado. Después, coloca un saludo apropiado, como "Estimado [Sr. Juan Pérez]".
- Si no sabes a quién dirigir la carta, envíala al departamento correspondiente con una línea de atención que explique de qué se trata la carta. Por ejemplo, si vas a enviar la carta a una institución financiera para que tu empleado pueda solicitar un préstamo, puedes dirigirla a la sucursal local de la institución con una línea de atención que diga "Verificación de empleo para [Nombre del empleado] para la obtención de un préstamo". Después, coloca un saludo apropiado, como "A quien corresponda".
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Explica quién eres. En el primer párrafo del cuerpo de la carta, debes explicar quién eres y cuál es el propósito de la carta. Debes incluir tu cargo en la empresa, la cantidad de tiempo que hayas has trabajado allí y la cantidad de tiempo que hayas conocido al empleado en cuyo nombre escribes la carta. Incluso si vas a escribir la carta tú mismo como el empleado, debes hacerlo como si el remitente fuera el empleador, ya que es él quien la firmará.
- Por ejemplo, puedes escribir "Mi nombre es Roberto Jiménez y soy el vicepresidente senior de marketing y ventas de Empresa ABC. Trabajo aquí desde hace 12 años y conozco a [Nombre del empleado] desde hace 7 años. Actualmente, soy su supervisor directo desde hace 3 años".
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Proporciona la verificación de empleo. El siguiente párrafo del cuerpo debe resumir el historial laboral del empleado en la empresa. Debes mencionar la fecha de inicio de su empleo, su cargo en la empresa, si el puesto es temporal o permanente y si el empleado aún trabaja allí. Si es necesario, aquí es en donde debes incluir la información financiera del empleado.
- Por ejemplo, puedes escribir "Esta carta confirma el empleo de [Nombre del empleado]. Él ha trabajado para Empresa ABC durante los últimos 7 años, con fecha de inicio del día 7 de septiembre de 2003. [Nombre del empleado] tiene el cargo de director adjunto de ventas, el cual es un puesto permanente, y continúa trabajando en ese cargo para Empresa ABC desde el 7 de enero de 2011".
- Este es otro ejemplo: "Esta carta confirma que [Nombre del empleado] trabajó para Empresa ABC durante 7 años, del 7 de septiembre de 2003 al 7 de enero de 2011. Durante su tiempo en Empresa ABC, [Nombre del empleado] tuvo el cargo de director adjunto de ventas, el cual era un puesto a tiempo completo por el cual se le pagaba un sueldo anual de $65 000".
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Resume las labores del empleado. En este párrafo, debes describir las labores del empleado en la empresa. Esto es más relevante si vas a escribir una carta para un empleado que postulará a un nuevo empleo. Si bien una carta de verificación de empleo no es una carta de recomendación, nunca está de más incluir cualquier retroalimentación positiva que puedas dar sobre el empleado. Esto ayudará con tu reputación como empleador y ayudará a tu empleado en su búsqueda de empleo o a conseguir una propiedad o un préstamo.
- Este es un párrafo de ejemplo: "Durante su tiempo en Empresa ABC, [Nombre del empleado] era responsable por vender radiadores en la región de San Francisco en California. [Nombre del empleado] tuvo un puesto de gerencia y era responsable por motivar a un equipo de ventas de entre 7 y 9 personas. Debía asegurar la satisfacción de los clientes, lidiar con sus quejas e informar trimestralmente a la sede corporativa de la empresa sobre el progreso de las ventas".
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Evita incluir información sobre el empleado que sea delicada o cuya divulgación sea ilegal. En la mayoría de los lugares, existen leyes en cuanto a lo que se puede revelar en las referencias laborales y otras declaraciones a posibles empleadores.^{[3]
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Fuente de investigación} En algunos lugares, solo está permitido proporcionar información sobre un empleado con su consentimiento.^{[4]
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Fuente de investigación} Otros lugares permiten que un empleador revele todo lo que desee sobre un empleado con tal que lo haga con honestidad y buena voluntad.^{[5]
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Fuente de investigación} Antes de divulgar información que podría ser delicada, asegúrate de consultar la legislación local al respecto. Si vives en los EE.UU., puedes buscar aquí.
- Por ejemplo, en Alaska, un empleador puede revelar información sobre el desempeño del empleado y no será responsable por sus declaraciones a menos que haya revelado intencionadamente información falsa o engañosa o que viole los derechos civiles del empleado.^{[6]
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- Otro ejemplo es Connecticut, en donde un empleador puede revelar cualquier dato sobre un empleado con tal que sea verdad.^{[7]
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  Fuente de investigación}
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Proporciona tu información de contacto. El último párrafo de la carta debe incluir la información de contacto del empleador. Esto es necesario en caso de que el destinatario quiera hacer preguntas de seguimiento o tenga alguna otra consulta. Asegúrate de afirmar que el destinatario puede contactarte si así lo desea.
- Por ejemplo, este párrafo podría decir: "Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en llamarme al (555) 555-5555 o escribirme a la dirección jp@ABCCorp.com".^{[8]
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Firma la carta y envíala. Después de terminar la carta, incluye un cierre y tu firma y se dásela al empleado o envíala tú mismo al destinatario.
- Concluye la carta escribiendo "Atentamente" o "Saludos cordiales" antes de la firma.
- Siempre firma la carta con tu firma oficial y especifica tu cargo.
- Incluye cualquier sello o verificación oficial que la empresa suela usar para este tipo de cartas.

Consejos

Algunas solicitudes de visa pueden requerir que escribas sobre el puesto que el empleado obtendrá si se le otorga la visa o la tarjeta de residencia permanente. Quizás tengas que profundizar más sobre la importancia del empleo del solicitante.
En algunas empresas, hay personas específicas se encargan de realizar la verificación de empleo, mientras que otras empresas tienen plantillas que deben usarse para escribir este tipo de cartas. Si no estás seguro sobre el protocolo, consulta con el departamento de recursos humanos.
Algunos empleadores le piden al empleado que redacte la carta para que ellos simplemente la firmen más adelante. Si haces esto, asegúrate de leer la carta con detenimiento antes de firmarla.

Advertencias

Solo debes incluir la información financiera si tu empleado lo solicita.^{[9]
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Fuente de investigación} Si eres el empleado y vas a escribir la carta tú mismo, puedes incluir toda la información que te parezca necesaria.
No debes incluir información personal sobre el empleado a menos que él te lo autorice.^{[10]
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Fuente de investigación}
Si el empleado que solicitó la carta de verificación de empleo ya no trabaja para ti, no menciones en la carta las razones para la conclusión de su empleo, incluso si esta ocurrió en buenos términos.^{[11]
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Fuente de investigación}