Cómo escribir una carta de autorización

Coescrito por Tami Claytor

Una carta de autorización le otorga permiso de actuar en tu nombre a una tercera parte, especialmente en instancias en las que no puedas actuar por ti mismo. Es probable que necesites a alguien que te asista (por ejemplo, con tus asuntos financieros, tus problemas legales o tus directrices de salud). Una carta de autorización apropiadamente escrita logrará este objetivo.

Parte 1

Parte 1 de 4:
Prepárate para escribir una carta de autorización

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Entiende cuál es la función de una carta de autorización. Una carta de autorización le da a otra persona el derecho de actuar en tu nombre sobre asuntos específicos. Se usa principalmente en circunstancias en las que el escritor de la carta no puede representarse a sí mismo. Algunos ejemplos de situaciones que puedan requerir una carta de autorización son:
- Un padre o tutor pueden otorgar una autorización a los trabajadores de cuidado infantil para tomar decisiones médicas de emergencia con respecto a sus hijos que estén bajo su cuidado.^{[1]
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- Es aconsejable dar una carta de autorización para menores que viajan con adultos que no sean sus padres o tutores. Esto protegerá al menor del tráfico de menores y de los problemas de la custodia.^{[2]
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- Si mantienes dinero en un banco regional al que no puedes acceder fácilmente, quizás debas escribir una carta de autorización para permitir a alguien más manejar los problemas que surjan con la cuenta o con la institución financiera.
- Una carta de autorización puede permitir la liberación de información personal, como los registros médicos.^{[3]
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  Fuente confiable
  US Occupational Safety and Health Administration
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- Tal vez también debas autorizar a una tercera parte a actuar en tu nombre para manejar especialmente las transacciones financieras rápidas. No todas las ofertas de negocios pueden esperar por ti. Si estás temporalmente indispuesto, puedes escribir una carta de autorización para otorgar temporalmente el poder de tomar decisiones a un colega de confianza.
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Identifica las diferentes partes involucradas en una carta de autorización. Hay tres partes involucradas en una carta de autorización. La primera parte es el poseedor de los derechos, como el padre de un niño o el propietario de una cuenta bancaria. La segunda parte es la persona o el grupo con quienes la primera parte llevan a cabo una transacción, como una institución financiera o un hospital. La tercera parte es la persona seleccionada para actuar como un representante en la ausencia de la primera persona. La carta se debe dirigir a la segunda parte.
- La carta explicará los derechos otorgados al representante que actuará en tu lugar.^{[4]
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- Si no conoces a la segunda parte (especialmente en los casos en los que has otorgado autoridad para las situaciones potenciales de emergencia), tendrás que dirigir la carta de esta manera: “A quien corresponda”.
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Escribe a máquina tu carta de autorización en vez de hacerlo a mano. Una carta escrita a mano puede ser difícil de leer y su presentación no es tan profesional como una carta escrita a máquina. La carta de autorización es un documento importante que autoriza a alguien a tener tus poderes legales o financieros. La carta debe estar preparada para pasar el escrutinio. Si alguien cercano a ti quiere disputar la autoridad del poseedor de la carta, el documento se puede usar como evidencia en la corte.

Parte 2

Parte 2 de 4:
Escribe el encabezado de la carta

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Coloca tu nombre y dirección en el lado superior izquierdo de la página. Sigue el formato estándar de una carta de negocios. Tu nombre debe estar en la primera línea, la información de tu calle debe estar en la segunda y tu ciudad, tu estado y el código postal en la tercera. Todas las líneas (incluido las que siguen) deben tener espacio simple.^{[5]
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Incluye la fecha. Después de tu nombre y dirección, sáltate una línea y coloca la fecha actual en la siguiente línea. Escribe la fecha completa (por ejemplo, 2 de febrero del 2015). No abrevies la fecha.
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Escribe el nombre del destinatario y la siguiente dirección. Deja una línea en blanco entre la fecha, y la primera parte del nombre y la dirección del destinatario. La información del recibidor debe tener el mismo formato que la tuya.
- Ten en cuenta que el destinatario no es la misma persona a la que se le autoriza tomar decisiones por ti. Tú otorgas autoridad a una tercera parte (a un representante) para que actúe en tu nombre, pero la carta debe estar dirigida a la segunda parte (la persona o la institución con la que tú y tu representante tratan).^{[6]
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- Si no conoces a la parte con la que tratarás, tal vez tengas que dejar esta porción en blanco. Por ejemplo, si has otorgado poderes de emergencia médica sobre tu hijo a un empleado del cuidado infantil en caso de que no te puedan localizar, es probable que no sepas en qué hospital buscará atención tu representante.

Parte 3

Parte 3 de 4:
Escribe el cuerpo de la carta

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Escribe el saludo. Usa los títulos apropiados, como “Dr.”, “Srta.”, “Sra.”, o “Sr.”, en vez de usar los primeros nombres. El saludo puede empezar con “Estimado” o de manera más formal con la palabra “Para”.
- Usa el nombre completo y el título de la persona a quien diriges la carta.
- Si no sabes el nombre específico de la parte con quien tratará tu representante, escribe: “A quien corresponda”.
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Mantén la carta de autorización breve y precisa. Las cartas muy largas incluirán más información, la cual se puede interpretar de diferentes maneras. Una carta breve que aborde específicamente el asunto con la menor verbosidad posible es menos probable que conduzca a malinterpretaciones.
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Especifica los deberes que tu representante está autorizado a hacer en tu nombre. Asegúrate de que la carta de autorización sea concisa y precisa. Debes dar detalles específicos sobre la autorización que otorgas. Por ejemplos, tu representante puede autorizar un procedimiento médico, firmar documentos legales en tu ausencia o retirar fondos de tu banco. Por ejemplo, puedes empezar la carta de autorización de esta manera:
- Yo, (inserta tu nombre completo), por la presente autorizo a (inserta el nombre completo del representante) a dar a (inserta la organización que recibirá tus registros médicos) la siguiente información médica de mis registros médicos personales: (haz una lista de la información médica aquí).^{[7]
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  Fuente confiable
  US Occupational Safety and Health Administration
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- Da detalles muy específicos de esta autorización. Si la carta se refiere a tu información médica, incluye el número de tu seguro médico y la información de la solicitud. Si necesitas asistencia en cuanto a un asunto legal, incluye el número del caso. Para asuntos financieros, incluye la información aplicable de la cuenta.
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Escribe las fechas para la autorización. Especifica cuándo estará en efecto la autorización. Escribe la fecha inicial y final. Por ejemplo, puedes escribir “El representante tiene autorización para tomar decisiones médicas por mi hijo mientras se quede en (la dirección) desde el 1ero de setiembre del 2015 hasta el 15 de setiembre del 2015”.
- En algunos casos, quizás no estés seguro de las fechas, como cuando emites la carta en caso de emergencia. Para este tipo de autorización, especifica una duración de tiempo. Por ejemplo, puedes escribir “En el caso de una emergencia, el representante tiene la autorización de actuar en mi nombre por 30 días”.
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Escribe la razón de la autorización. Explica por qué necesitas que un representante actúe en tu nombre. La explicación puede indicar que estás enfermo, fuera de la ciudad o que quizás no puedas ser localizado por un determinado periodo de tiempo.
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Explica cualquier restricción en la autorización. Quizás también quieras identificar las áreas que no autorizas. Por ejemplo, puedes decir que el representante no está permitido a usar tu información médica para cualquier otro propósito que no esté especificado en la carta. También puedes decir que el representante no está permitido a tomar ciertas decisiones financieras en tu nombre sin previo consentimiento escrito.^{[8]
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Fuente confiable
US Occupational Safety and Health Administration
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Concluye la carta. Termina la carta con una palabra de cierre como “Sinceramente”. Deja cuatro líneas en blanco (que es en donde pondrás tu firma a mano) y luego escribe tu nombre completo.

Parte 4

Parte 4 de 4:
Finaliza la carta

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Dale un formato apropiado a la carta. Una carta de autorización es una carta de negocios y debe tener un tono y formato formales. Las cartas de negocio formales usan un formato de bloque. El cuerpo debe estar en espacio simple y no debe haber ninguna sangría en los párrafos. En vez de eso, deja una línea en blanco entre el saludo y el primer párrafo. Haz lo mismo entre los párrafos.^{[9]
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Busca un testigo o un notario público. Un testigo es alguien que te observará firmar la carta de autorización. Esto asegura que no firmes la carta bajo coerción y que seas efectivamente la persona que da la autorización. En algunas instancias, es una buena idea tener la carta notariada por un notario público.^{[10]
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Fuente de investigación} Esta persona tiene la autorización del estado para auntenticar documentos legales.
- Esta persona no debe ser ninguna de las personas mencionadas en la carta.
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Firma la carta. Imprime la carta y fírmala con tinta azul o negra. Puedes incluir la fecha al lado de tu firma. Si lo haces, escribe la fecha en la que firmas el documento.
- Pide a tu testigo que firme y que también ponga la fecha de la carta o pide al notario público que notarice la carta.
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Dale la carta original al representante. En la mayoría de los casos, el representante retendrá la carta para que tenga la documentación apropiada de la autoridad otorgada. Por ejemplo, el representante puede necesitar presentar la carta a los funcionarios de inmigración si viaja al extranjero con tu hijo.
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Mantén una copia de la carta. Asegúrate de guardar una copia de la carta para tu registro. Quizás tengas que mostrarla si surge alguna pregunta con respecto a la autorización dada a tu representante.

Consejos

Si necesitas hacer algún cambio (adiciones o supresiones) a la carta de autorización, se recomienda que escribas una nueva carta y que la firmes ante un testigo o un notario.^{[11]
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Fuente de investigación}