Cómo escribir una justificación de empleo

Coescrito por Michael R. Lewis

Una justificación de empleo (en ocasiones denominada justificación de cargo o propuesta de empleo) se usa mayormente en los empleos del sector académico y el público. Este documento brinda detalles sobre la razón por la que un cargo recién creado o uno anterior son esenciales para una determinada organización. Podrías escribir una justificación de empleo para hacer que tu jefe contrate a un nuevo empleado; no obstante, también es probable que escribas una para animar a tu jefe a promoverte a un nuevo cargo.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Tomar decisiones

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Determina cuál será el nombre del cargo. Debes contar con una manera de definir el cargo que señales antes de empezar a escribir la carta. Tienes que idear una definición para el cargo, así podrás tener algo a lo cual referirte en toda la carta.
- Ten en cuenta la función del puesto. ¿Necesitas a una persona que revise los artículos para una revista en la que escribes? A esta persona se le podría denominar editor o redactor.
- ¿Qué nivel de responsabilidad tendrá esta persona? Si tendrá que obedecer a un editor de mayor rango en el departamento, el nombre del cargo podría ser redactor adjunto.
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Investiga lo necesario. Debes conocer los hechos antes de escribir una propuesta de negocio. Tendrás que colocar determinados datos específicos (como un presupuesto y el salario), así la propuesta será realista e informativa.
- Cerciórate de poder justificar la razón por la que este cargo sea necesario. Por ejemplo, podrías creer que si estableces este cargo, esto permitirá que la compañía reduzca sus gastos. Retomemos el ejemplo del cargo de redactor adjunto. Si tu compañía contrata a una gran cantidad de escritores independientes y les pagan por hora, es probable que ellos deban editar su propio trabajo. Si tu compañía contara con un redactor con un salario un poco menor al de un escritor independiente, los escritores no trabajarían tanto. Pero eso no es todo, existen otras justificaciones además del costo. Estos podrían ser un menor tiempo de ciclo para que los artículos lleguen a la imprenta con más rapidez, una mayor calidad al garantizar una gramática y un contenido adecuados, etc.
- Concibe un salario justo. Podrías describir un cargo para ti o para otra persona; en cualquier caso, tendrás que cerciorarte de proponer un salario razonable. Dedica un tiempo a investigar sobre los salarios promedio para cargos similares. Recuerda que los salarios para principiantes son bajos, por lo que puedes proponer un salario o una tasa de remuneración inferior al promedio.
- Revisa el presupuesto de tu compañía. Tendrás que saber cómo se pagará por este cargo. Si el cargo eliminará algunos gastos, calcula la cantidad de dinero que se ahorrará. Puedes asignar ese dinero a un presupuesto para el nuevo cargo. Asimismo, puedes buscar áreas en las que tu compañía cuente con dinero en exceso, el cual podrían asignar de vez en cuando a la apertura de nuevos empleos. Determina si puedes emplear parte de este dinero para financiar un nuevo cargo.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Escribir tu carta

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Escríbela con un formato correcto. Una propuesta de empleo debe contar con el mismo formato de una carta de negocios. Esto le brindará una apariencia profesional y aumentará las probabilidades de que acepten tu propuesta.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Escoge un membrete. Si vas a escribir una justificación para ti, debes usar el mismo membrete que emplees en tu currículum. Esto permitirá mantener la consistencia cuando envíes tus materiales.^{[2]
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  Fuente de investigación} Si vas a escribir una justificación para un cargo dentro de tu compañía, emplea los membretes que suelen usarse en los memorándums de la oficina y otros documentos de índole empresarial.
- En la esquina superior derecha de la carta, coloca tu nombre, tu dirección, la fecha, la dirección del negocio y el nombre del destinatario de la carta.
- Debes escoger un saludo adecuado. Si te comunicarás con un grupo de personas, puedes dirigirte a todas ellas por su nombre y su cargo correspondientes, y luego colocar dos puntos. Por ejemplo, coloca “Estimados Dr. Shepherd y Dr. Fox:”.
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Empieza indicando el beneficio para la compañía. Para iniciar tu justificación de empleo, lo primero que debes hacer es mostrar la manera en la que esto beneficiará a la compañía. Aquellos que lean la propuesta estarán principalmente interesados en el bienestar de la compañía. Perderán el interés en tu propuesta si no identifican la manera en la que este cargo les beneficiaría. Cuando escribas una justificación de empleo, menciona los beneficios de inmediato.^{[3]
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Fuente de investigación}
- Para empezar, puedes identificar una ineficacia o un problema en la compañía que puedan requerir una solución. Debes detallar las consecuencias del problema, sin importar si se tratan de gastos más elevados, un producto de mala calidad, etc. Por ejemplo, Si sabes que hay un cargo que se debe cubrir, puedes indicarlo de inmediato. Asimismo, puedes emplear parte de tu investigación en este punto para sustentar tus afirmaciones.
- Revisemos otro ejemplo. Imagina que tu compañía tiene que ingresar muchos datos para un evento que se aproxima. Los empleados de servicio al cliente han estado ingresando los datos en su tiempo libre, pero dado que tienen otras responsabilidades, se han cometido muchos errores y el proceso avanza con lentitud. Señala que el ingreso de datos se realizaría con más rapidez y exactitud si se contara con una persona determinada que se encargue del trabajo. Asimismo, ten en cuenta los costos. Es probable que tu jefe se interese en los cambios rentables. Indica que los empleados de servicio al cliente han estado trabajando muchas horas extra y que el costo de un nuevo empleado temporal sería mucho menor al gasto elevado que se debe hacer para pagar las horas extra.
- En el ejemplo anterior, puedes investigar sobre la concentración. Podrías encontrar algunos estudios que indiquen que las personas trabajan con más eficacia y exactitud si se concentran en una tarea a la vez.
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Haz una descripción muy detallada del posible empleo. A partir de aquí, deberás describir el posible empleo con un gran detalle. Aquí emplearás el nombre del cargo que has ideado anteriormente. Describe con exactitud qué es lo que el empleo abarca y qué tipo de persona sería ideal para el cargo.
- Enumera las tareas que el empleo requerirá realizar y el tipo de conjunto de habilidades que se necesitarán. Asimismo, debes señalar si el trabajo será de tiempo completo o medio tiempo, y el monto que se pagará. Podrías tener que colocar un perfil breve del tipo de persona que se desea contratar.
- Por ejemplo, “Propongo que contratemos a un especialista en ingreso de datos que trabaje medio tiempo y nos ayude con este trabajo. Necesitamos a una persona que sea organizada, que le preste mucha atención a los detalles y que, de preferencia, haya tenido experiencia en el ingreso de datos. Este empleo sería grandioso para un estudiante universitario que cuente con un horario algo flexible. Podríamos pagarle por hora a este nuevo empleado, quizás entre $10 y $13 por hora”.
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Si vas a proponer un trabajo para ti, indica la razón por la que eres la persona adecuada para el cargo. Podrías escribir una propuesta de empleo para ti. Si has trabajado en una compañía por años, podrías ofrecerte de voluntario para supervisar un nuevo proyecto. Asimismo, podrías postular como persona externa. En ocasiones, puedes destacar si propones un nuevo empleo para una compañía, el cual consideras que sería ideal para ti.^{[4]
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Fuente de investigación}
- Indica tu experiencia. Hablar sobre tu experiencia consiste en resumir tu educación y experiencia profesional de manera breve. Esto se asemeja a una carta de presentación. Solo indica la experiencia relevante para el trabajo que propongas. Si vas a proponer realizar un estudio de mercado para una organización sin fines de lucro, definitivamente debes mencionar tu internado de marketing en un centro para refugiados de tu localidad durante la universidad. No obstante, podría ser innecesario que menciones que has trabajado como mozo en el verano, salvo que las habilidades que hayas aprendido sean necesarias para el empleo propuesto.
- Asimismo, debes colocar todos los premios y logros específicos. Esto puede ser de mucha utilidad en particular para un empleo académico. Por ejemplo, si propones enseñar una nueva clase de historia del arte en una universidad, podrías tener que señalar todos los artículos que hayas publicado, los premios que hayas recibido u otros honores que hayas obtenido.
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Habla sobre el salario y los costos. Debes cerciorarte de dar la impresión de que has investigado. Es probable que las personas rechacen una propuesta que no luzca bien diseñada. Indica el monto que se pagará por el cargo y la manera en la que la compañía cubrirá estos costos.
- Lo ideal es que algunos de estos costos provengan del dinero ahorrado. Si los empleados de servicio al cliente ya no reciben una gran parte de los pagos por horas extra, parte de dicho dinero podría dirigirse al pago del nuevo empleado. Un empleado que trabaje medio tiempo y cuente con un salario por hora costará en general mucho menos que muchos empleados con salario de tiempo completo a los que se les pague horas extra. Debes cuantificar con claridad la cantidad de dinero que ahorrarán con este cargo.
- Intenta concentrarte más en la cantidad de dinero que tu compañía ahorrará, además de los beneficios no financieros. Retomando el ejemplo anterior, podrías escribir algo como “Además de permitir que nuestra compañía ahorre un monto mensual aproximado de $2123, considero que este cargo elevará el estado de ánimo. Si los empleados de servicio al cliente ya no tienen que estresarse al ingresar los datos, tendrán más tiempo para descansar. Esto les permitirá tratar a los clientes con más alegría. Un estrés menor y una mayor satisfacción con su trabajo generarán un mejor rendimiento”.
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Culmina con un llamado a la acción. Debes hacer que las personas que lean tu carta se sientan entusiasmadas por el nuevo cargo. Culmina tu carta con un llamado a la acción, y anima a los empleadores a crear este nuevo empleo.^{[5]
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- Vuelve a mencionar los puntos que hayas brindado anteriormente. Escribe algunas oraciones que resuman los beneficios principales del cargo y menciona en qué forma es necesario para la compañía.
- Menciona la manera en la que te mantendrás en contacto. Por ejemplo, di que llamarás en otro momento de la semana para consultar o solicita una reunión de negocios con tu jefe para conversar más sobre el cargo.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Revisar tu carta

1
Escribe algunos borradores. Debes escribir algunos borradores para tu propuesta. Luego de escribir el borrador inicial, no lo leas por unos días. Revísalo luego de haber tenido un tiempo para pensar. Vuelve a escribir la carta y agrega información o conocimientos nuevos que se te hayan ocurrido. Si tienes tiempo, intenta escribir como mínimo un par de borradores de tu justificación.
2
Revisa para identificar tus errores tipográficos. No debes enviar una justificación de empleo con errores tipográficos. Revisa la carta un par de veces y cerciórate de que no cuente con errores ortográficos o gramaticales. Puedes tener dificultades para identificar tus errores tipográficos, pero existen algunos consejos y trucos que pueden ser de utilidad.^{[6]
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Fuente de investigación}
- Tómate un tiempo. Es más probable que identifiques los errores tipográficos si no lees tu trabajo por unos días. Si no cuentas con este tiempo, no lo leas por una hora, luego vuelve a revisarlo.
- Imprime tu carta. Si cambias el formato en el cual estabas leyendo, esto será de utilidad para identificar mejor los errores tipográficos. Si no cuentas con una impresora, puedes cambiar el tipo de fuente o su color. Asimismo, puedes tratar de leer tu carta desde el último párrafo hasta el primero.
- Revisa cada palabra colocando la punta de un lápiz en la pantalla o en la página. Asimismo, si lees tu carta en voz alta, esto puede ser de utilidad para concentrarte en cada palabra.
3
Haz que un amigo revise tu carta. Otra persona puede identificar los errores tipográficos que podrías omitir. Las personas suelen omitir los errores tipográficos cuando leen su trabajo, lo que quiere decir que no identificarán sus propios errores debido a que leen lo que han concebido en su mente. Podrás identificar los errores tipográficos si haces que un amigo revise tu carta.^{[7]
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Fuente de investigación}
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Envía tu carta. Envía tu carta luego de perfeccionarla y hacerla lucir profesional. Debes enviarla de la manera adecuada. Si tu compañía emplea los cubículos de madera para el correo físico, imprime tu carta y colócala allí. Si tu compañía prefiere los elementos adjuntos en correos electrónicos, envíale tu carta a tu jefe por ese medio.

Advertencias

Anticipa las objeciones. En algunas circunstancias, el proceso de justificación de un empleo es bastante rutinario, y pocas veces se rechazan las solicitudes de cargos. Otras veces, podrían existir presiones políticas o económicas que generen el rechazo. Si descubres con anticipación cuáles son las objeciones que podrían presentarse, esto podría ser de utilidad para preparar una respuesta cuidadosa e inteligente que garantice que se cumplirán las necesidades de la organización.