Cómo facilitar una reunión

El facilitador de una reunión es la persona responsable de conducirla. En esencia, su propósito es garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas desde la organización, el inicio y el final. Una reunión que esté bien facilitada garantizará que al final se hayan cumplido todas sus metas. Entonces, un buen facilitador garantizará que todos los asistentes entiendan el propósito de la reunión, se asegurará de que fluya sin problemas y promoverá que todos participen.[1]

Parte 1
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Sentar las bases para una reunión exitosa

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    La preparación es clave para empezar con una agenda. Aunque el facilitador debe camuflarse en la reunión y hacer que su trabajo parezca fácil, es esencial que se prepare mucho para ella. Para comenzar, elabora una agenda. Una buena agenda tendrá puntos cruciales sobre la reunión, así como el detalle necesario para que los asistentes sepan dónde estar y qué esperar.[2]
    • Fija la hora de inicio y fin de las sesiones, así como un límite de tiempo realista para cada sesión, a fin de que la reunión se desarrolle a tiempo.
    • Selecciona los temas que tendrán un impacto en todas las personas que asistan a una reunión. Recibe comentarios de las personas que asistan a la reunión sobre los temas que merecen un debate.
    • Dale la forma de preguntas que necesitan responderse a los temas para estimular el diálogo en la reunión.
    • Ten en cuenta cuál es el propósito de la conversación. ¿Se busca informar, resolver un problema o tomar una decisión?
    • Especifica de qué manera se deben preparar los asistentes para la reunión.
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    Planifica la lista de invitados. Este paso requiere hacer un equilibrio delicado. Si asisten muchas o muy pocas personas, corres el riesgo de que la reunión no sea productiva. Invita solo a las personas que te ayuden a conseguir el objetivo de la reunión.[3] Hazte las siguientes preguntas:
    • ¿Quiénes son las personas claves que toman las decisiones sobre este asunto?
    • ¿Quién sabe más sobre la información que se discute?
    • ¿Quiénes tienen un interés directo en los temas?
    • ¿Quién tendrá que implementar las decisiones que se tomen?
    • Algunos expertos sugieren invitar a 8 personas a las reuniones donde se toman las decisiones. Por el contrario, sugieren 18 personas cuando el propósito principal de la reunión es tener una lluvia de ideas.
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    Envía las invitaciones por correo electrónico. Enviar un correo electrónico es la forma más fácil de convocar a los asistentes. El correo debe incluir una presentación breve de la reunión. Además, se debe indicar la fecha, la hora y, posiblemente, una fecha límite para confirmar la asistencia. Se debe adjuntar la agenda al correo electrónico.
    • Pedir una confirmación de asistencia es opcional, pero te permitirá preparar la cantidad adecuada de materiales para todos los participantes.
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    Empieza a pensar en lo que hace un buen facilitador. Al reflexionar en lo que hace un buen facilitador en una reunión, estarás en una buena posición para saber lo que se espera de ti cuando sea el momento de realizar tu trabajo. Un buen facilitador tendrá varios rasgos que lo ayuden a organizar el tiempo, las personas y las diferentes opiniones. Lo mejor será desarrollar dichos rasgos en una etapa temprana.[4]
    • Valora a las personas y sus ideas. Un buen facilitador transmitirá elogios después de que un asistente haya presentado una idea. Haz un comentario como este: "Gracias Samantha, estas ideas son muy útiles y nos ayudan a pensar sobre el asunto de una forma diferente". Al hacerlo, garantizarás que se preste atención a todas las personas e ideas y, además, que otros se sientan confiados como para intervenir.
    • Mantente atento. Tendrás que responder a un gran número de situaciones diferentes durante las reuniones. Tienes que pensar y reaccionar rápidamente ante las diferentes situaciones. Por ejemplo, si alguien aporta una sugerencia significativa, elógialo rápidamente y busca de inmediato a otro asistente que quiera elaborar más en la misma línea de ideas. Sin embargo, si alguien presenta una idea poco adecuada que no tiene que ver con el tema, haz tu mayor esfuerzo por resaltar la parte positiva del comentario y busca otro asistente que profundice en lo que hayas pensado que era bueno.
    • Habla bien. Es importante que todas las personas de la habitación te entiendan. Habla a un volumen razonable de modo que todos puedan escucharte. Articula con claridad y no murmures. Emplea terminología solo si todos en la reunión están familiarizados con ella.

Parte 2
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Preparar el ambiente para la reunión

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    Planifica cuál será el lugar y acomoda los muebles. Tendrás que considerar si la reunión será cara a cara, virtual por medio de pantallas o una combinación de los dos. Dependiendo del formato de la reunión, tendrás que asegurarte de que los muebles estén en su lugar; es decir, las sillas, las mesas y las pantallas de proyección. Hay varias formas posibles de acomodar los muebles en una reunión.[5]
    • Una disposición de mesa redonda contribuirá a las reuniones que tienen una orientación de generar debates.
    • Una disposición con sillas en filas es buena para que el parlante sea el enfoque principal. Esta disposición funciona bien cuando el propósito principal es transmitir información en lugar de buscar el debate.
    • Una disposición de teatro tiene una mesa en la parte de adelante de la habitación y permite que haya un panel de oradores que se sienten al frente. Los asistentes se sentarán en filas en frente de los panelistas como en la disposición de una conferencia.
    • La disposición de una clase tiene mesas frente a cada fila de sillas para que los asistentes puedan tomar notas mientras que el orador es el centro de la reunión.
    • Usa una disposición en forma de U para las reuniones en las que quieres que los participantes se miren e interactúen entre ellos cuando fuera necesario.
    • Coloca las sillas en círculo y ponte en el medio en el caso de las reuniones que tienen el objetivo de ser abiertas y participativas.
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    Dales materiales a las personas que asisten a la reunión. Un facilitador totalmente preparado les dará a los participantes lapiceros, cuadernillos, libros de trabajo, separatas y otras herramientas para la reunión. Además, en el caso de las reuniones virtuales, piensa si hay que proporcionar alguna información de ingreso por anticipado. Por otro lado, debe haber algún tipo de pizarra que les permita a las personas y al presentador tomar notas que todos puedan ver, por ejemplo, un rotafolio o una pizarra acrílica. Así la reunión fluirá de manera más uniforme y permitirá que los participantes tengan respuesta a sus preguntas en momentos específicos de la reunión.
    • Dependiendo de la extensión de la reunión, piensa en darles bebidas (café), bocadillos, agua o golosinas a los participantes.
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    Envía un correo electrónico recordatorio sobre la reunión cuando esté acercándose. Las personas estarán ocupadas y, sin recordatorios, es posible que se olviden de una reunión que se avecina. Trata de enviarles recordatorios a las personas que asistirán dos días antes de la reunión.
    • Si les has pedido a los invitados que confirmen, puedes enviarles un recordatorio de que tienen que hacerlo antes de la fecha límite.
    • En el correo electrónico recordatorio, asegúrate de preguntar si alguien ha cambiado de planes.

Parte 3
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Saber el rol de facilitador que tendrás en la reunión

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    Llega temprano a la reunión. Como facilitador, debes estar presente para saludar a todos los que lleguen a la reunión. Dales la mano cuando entren en la sala o salúdalos cuando se conecten a la teleconferencia, lo que creará un ambiente cálido en la reunión y además demostrará que eres confiable y estás listo para hablar.
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    Empieza la reunión a tiempo y ten en claro los objetivos. Aunque todas las personas que están en una reunión habrán recibido una agenda, al volver a presentar los objetivos, todos los participantes estarán en el mismo punto de partida. Además, esto contribuye a fijar el ritmo de la reunión y pondrá a las personas en el camino correcto de inmediato.[6]
    • También puedes hacer un anuncio de orden al principio de la reunión, como información sobre las horas de descanso y la ubicación de las salidas para incendios y los baños.
    • También piensa en fijar reglas de interacción dependiendo de quién asiste a la reunión. Algunas reglas son mostrarse respeto entre ustedes, no salirse del tema, abordar el problema y no a una persona, concluir una discusión y no interrumpir a los demás.[7]
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    Modera la reunión y haz que todos los asistentes hablen. Cada persona tiene un método diferente de moderar una reunión y hacer que los oradores no se salgan del tema. Un método crucial es garantizar que una o dos personas no dominen la conversación y el debate. Mantente atento a las personas que quieran presentar una idea y dales la oportunidad de hablar preguntándoles qué piensan.[8]
    • Si tuvieras una colega llamada Samantha que se ve interesada pero aún no ha aportado nada, di lo siguiente: "Samantha, ¿de qué manera este problema afecta tu área y a tu persona de manera específica?".
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    No te salgas del tema. El trabajo del facilitador es que los asistentes y oradores no se salgan del tema. Permitir asuntos tangenciales alterará el programa y el resultado podría ser que no se consiga el objetivo de la reunión. Si sientes que el debate se está saliendo del tema, vuelve a direccionar la conversación con preguntas directamente relacionadas a él.[9]
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    Ten un plan para las situaciones difíciles y disípalas. Si sientes que los participantes están a punto de iniciar un debate acalorado, dale la palabra a otra persona que sabes que no se saldrá del tema. Básicamente, disipa un debate creando más diálogo. En el caso de que hubiera un conflicto, podrás escuchar a ambas partes e identificar puntos en común para juntarlas.
    • En el caso de que hubiera una situación difícil, podrías decir "Es claro que ambos tienen perspectivas distintas. Sin embargo, es evidente que están de acuerdo en la importancia de este asunto, así que tratemos de enfocar nuestra energía en encontrar un resultado que sea beneficioso para todos".
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    Responde y redirige las preguntas. Como facilitador, puedes responder preguntas de los asistentes siempre que puedas hacerlo con precisión. Si no es así, derívala a otra persona en la reunión que pueda responderla mejor.[10]
    • En el caso de que no supieras la respuesta a una pregunta, podrías decir "Esta es una pregunta excelente. Sin embargo, pienso que Samantha está mejor informada sobre el tema. Samantha, ¿qué piensas?".
  7. Imagen titulada Facilitate a Meeting Step 14
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    Resume y simplifica lo que has averiguado. Toma notas durante la reunión y no olvides escribir las ideas y opiniones principales. Al final del debate en un tema en particular, será útil si el facilitador hace una revisión de lo que se ha dicho y las conclusiones a las que se han llegado.
    • Haz tu mayor esfuerzo por resumir los puntos principales que cada asistente haya presentado. Además, resalta las decisiones tomadas sobre los temas que se hayan abordado.
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    Pregunta qué tal ha sido la reunión cuando concluya. Puedes preguntar lo siguiente: ¿Se distribuyó la agenda en un buen momento? ¿Cuán preparados estaban los asistentes? ¿El tiempo designado para cada asunto funcionó? ¿Hubo suficiente tiempo para discutir? ¿De qué manera se podría mejorar la distribución de la habitación?[11]
    • También se puede recolectar comentarios por medio de una encuesta vía correo electrónico que se envíe a los participantes un poco después de la reunión.
    • No olvides revisar el resultado y hacer cualquier cambio necesario para la siguiente reunión.

Consejos

  • Recuerda que para facilitar una reunión no tienes que preocuparte demasiado por el contenido. Más bien, preocúpate del proceso.
  • Respeta los tiempos de descanso designados.
  • Mantente accesible a los participantes y quédate en la reunión para cualquier persona que no quiera dirigirse al grupo.

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Referencias

  1. ↑ http://hrweb.mit.edu/learning-development/learning-topics/meetings/articles/basics
  2. ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
  3. ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-know-if-there-are-too-many-people-in-your-meeting
  4. ↑ http://www.cdc.gov/phcommunities/docs/plan_facilitation_tip_sheet.doc
  5. ↑ http://www.cdc.gov/phcommunities/docs/plan_advanced_facilitation_guide.doc
  6. ↑ http://www.cdc.gov/phcommunities/docs/plan_facilitation_tip_sheet.doc
  7. ↑ http://www.marin.edu/PDFs/SampleGroundRulesRev.10-07.pdf
  8. ↑ http://www.cdc.gov/phcommunities/docs/plan_facilitation_tip_sheet.doc
  9. ↑ http://www.cdc.gov/phcommunities/docs/plan_facilitation_tip_sheet.doc
  1. ↑ http://www.bates-communications.com/insights/bid/83752/How-to-Deal-with-Difficult-People-in-Meetings
  2. ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting

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Categorías: Reuniones