Cómo escribir un informe de logros o de una reunión

¿Debes escribir un informe de logros? Muchos puestos de trabajo requerirán que escribas uno y, a menudo, este consistirá en una autoevaluación en la que deberás informar sobre lo que hiciste a lo largo del año. Por otro lado, quizás te pidan escribir un informe sobre una reunión. Entender cómo escribir este tipo de informes puede hacer una gran diferencia en la percepción que otros tengan sobre ti como una persona exitosa o no.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Darle formato a un informe de logros

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Empieza el informe con un párrafo resumen. En la parte superior del informe de logros, resume el panorama general. Diles a los lectores cuáles fueron tus logros en general.
- Quizás estés escribiendo un informe de logros para una organización sin fines de lucro. En este caso, podrías resumir los puntos favorables, tal como el hecho de que organizaste eventos que beneficiaron a los accionistas, obtuvieron reconocimiento en la industria y crearon nexos entre los socios.^{[1]
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- No es necesario que llenes el resumen con demasiados detalles específicos. Lo que debes hacer es resumir los puntos principales y brindar un panorama general. Asimismo, trata de no escribir un informe muy largo. Dos páginas es una buena pauta general, salvo que tu empleador te haga una sugerencia específica. Habla con tu empleador para determinar si la compañía usa un formato específico.^{[2]
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Brinda detalles para respaldar cada punto del resumen. Ahora es cuando debes volver a los puntos principales del párrafo introductorio y luego proceder a brindar detalles específicos más adelante en el informe.
- Utiliza un esquema. Organiza diferentes áreas en sus respectivas secciones y utiliza subpuntos debajo de cada encabezado. Por ejemplo, quizás una de tus secciones se titule "eventos organizados y celebrados".
- Debajo de cada encabezado, podrías incluir (con viñetas o letras) un breve párrafo resumen de cada evento celebrado, su propósito y cómo este ayudó a cumplir la misión del grupo. Sé específico.
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Utiliza un formato profesional. No simplemente redactes el informe de manera aleatoria. Tu informe debe lucir organizado, tener un tipo de letra profesional y estar impreso en un papel bonito.
- Crea un título y colócalo en el centro de la página. Utiliza subencabezados en negrita para organizar la información.
- Brinda la información básica en la parte superior del informe. Presenta las fechas que cubre el informe de logros, así como el nombre y el cargo de la persona que lo redactó.^{[3]
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Lleva un diario durante todo el periodo en cuestión. Será mucho más fácil reunir información sobre los logros, conforme estos vayan ocurriendo.
- Lleva un diario o carpeta en la que le hagas seguimiento a los logros durante todo el periodo de estudio. Esto hará que tu vida sea mucho más fácil al momento de sentarte y redactar el informe.^{[4]
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- Si no haces esto, es posible que olvides los logros importantes que sucedieron al comienzo del periodo en cuestión.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Crear un contenido sólido

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Recuérdales a los demás sobre tus metas y expectativas de desempeño. Debes recordarles cuáles fueron tus metas al inicio del periodo en cuestión. ¿Cuáles fueron los objetivos? ¿Cuáles son las expectativas del trabajo? Si no sabes cuáles son, habla al respecto con tu empleador.
- Luego, explica con números reales cómo cumpliste con estos objetivos y expectativas. El punto es comparar cuáles fueron tus actividades o resultados con las proyecciones originales.
- Por ejemplo, si recaudaste más dinero del proyectado, esto será algo positivo para los inversionistas o tus superiores. Sin embargo, si no proporcionas un punto de referencia, será más difícil evaluar si se trata de un triunfo y en qué grado.
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Proporciona ayudas visuales. Incluye algunos cuadros o gráficos si consideras que estos ayudarán al lector a visualizar mejor los datos que presentas en el informe.
- Recuerda que algunos lectores solo leerán el informe superficialmente, ya que probablemente estén ocupados. Por este motivo, en algunas ocasiones, las ayudas visuales pueden transmitir tu punto de manera más efectiva.
- Tampoco debes inundar al lector con demasiados gráficos. Selecciona 1 o 2 gráficos que enfaticen los puntos principales.
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Céntrate en la técnica DAR. Esta técnica te ayudará a documentar tus logros. Sus siglas significan desafío, acción y resultados. Esta técnica te ayudará a organizar tus logros.
- Descubre cuáles son los desafíos del trabajo. Luego, esquematiza la acción que has tomado para enfrentarte a él. Finalmente, documenta tus resultados. Por ejemplo, digamos que eres el administrador de un restaurante. En este caso, podrías escribir lo siguiente: Desafío: Las filas eran demasiado largas durante las horas de almuerzo y las quejas de los clientes se incrementaron en un 10 %. Acción: Hacer que la mesera empiece su turno una hora más temprano para incrementar el personal de apoyo durante la hora punta. Resultado: Las quejas de los clientes sobre los tiempos de espera se redujeron a 2, es decir, en un 80 %.
- En este punto, lo más importante es ser específico. Los logros generales, tal como "Me gusta trabajar en equipo", no son tan significativos porque todos pueden decir algo como eso. Lo importante es conectar los resultados con los problemas principales y demostrar el éxito a través de datos e información específica.^{[5]
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Presenta tu metodología. Si tu programa contempló la recolección de datos, es una buena idea explicar brevemente la metodología que utilizaste para hacerlo.
- Cuéntales a los lectores sobre la lógica detrás de la metodología de muestreo. Asimismo, explícales los beneficios y resultados del muestreo. ¿Por qué fue este un método confiable? Por ejemplo, en el caso del restaurante, podrías explicar por qué tiene sentido utilizar las quejas como metodología.^{[6]
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- Explica las fechas del muestreo y qué es lo que intentas lograr con él.^{[7]
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Céntrate en tus logros. Con el fin de reducir el número de logros que desees presentar, piensa en lo que te hizo sentir más orgulloso durante el periodo en cuestión. Quizás se trató de calmar a los ansiosos visitantes o de capacitar a otras personas. Recuerda no inundar con demasiados detalles a los lectores.^{[8]
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- Otro método que puedes utilizar para lograrlo es el método "situación, tarea, acción, resultado" (STAR). Este método implica describir brevemente una situación y una tarea, la acción que tomarás para llevarla a cabo y los resultados que alcanzaste. Tal como sucede con el método DAR, el objetivo es conectar problemas con resultados y explicar cómo los alcanzaste.
- Céntrate en puntos tales como el grado de dificultad, algo que sea único en su clase, que suceda por primera vez, que tenga alta visibilidad, que cumpla con las fechas límites, así como en la innovación y en el alcance e impacto de tu trabajo.
- Un ejemplo podría ser explicar que cuando empezaste como gerente de sucursal, la tasa de rotación de personal estaba en un 35 %. Por ello, implementaste una encuesta de satisfacción de empleados, estableciste programas de capacitación para los trabajadores y determinaste que se tuviera una reunión semanal con el personal. Como resultado, la tasa de rotación de personal se redujo a 15 %. Tal como lo muestra este ejemplo, los logros no deben ser expresados con palabras elocuentes, siempre y cuando se establezcan conexiones adecuadas.
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Explica cuál es tu valor. No te contentes con solo decir cuáles fueron tus resultados. También debes explicar por qué tus logros son valiosos para tu organización.
- Por ejemplo, digamos que implementaste reuniones con el personal. ¿Qué sucedió después? ¿Qué valor tuvo esta acción para tu organización? Piénsalo. Si tu acción no tuvo un valor concreto, quizás deberías centrarte en otra cosa.
- Si las reuniones de personal ayudaron a incrementar el ánimo de los trabajadores, lo cual se evidenció en menos ausencias y le ahorró dinero al empleador, entonces tu acción fue valiosa.
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Revisa el informe antes de presentarlo. Mermarás el propósito de un informe de logros si presentas algo improvisado y poco profesional.
- Revisa la gramática, la puntuación y la ortografía del informe. Hazlo a un lado por la noche y vuélvelo a leer a la mañana siguiente. Recuerda no redactar el informe a última hora.
- Imprime una copia del informe y verifica si tiene errores. En algunas ocasiones, los ojos de una persona se acostumbran tanto a la pantalla de la computadora que pasan por alto errores obvios.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Usar lenguaje efectivo

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Refiérete a los aspectos negativos de una manera positiva. Si existe algún punto en el que no cumpliste con las expectativas, es mejor no evitarlo. No lo conviertas en el centro de atención del informe, pero tampoco lo evadas por completo.
- Usa un lenguaje positivo para referirte a aquellas áreas en las que no te fue tan bien. Por ejemplo, céntrate en los pasos concretos que tomarás para solucionar el problema, en lugar de hacerlo en buscar culpables o excusas.
- No culpes a otras personas en tu informe de logros. Por el contrario, concéntrate en lo que tú has hecho. Sé positivo. Concéntrate en las cosas que tú o tu grupo hicieron bien y selecciona aquellas áreas sobre las que puedas presumir.
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Utiliza números y recurre a la métrica. Si puedes ser muy específico, tus respuestas serán más creíbles. Cuando sea posible, fundamenta lo que dices con algo que se pueda medir.
- Los superlativos genéricos como “sobresaliente” o “confiable” no son muy significativos. Decirle a alguien: "Tuve un excelente año" es algo que cualquiera puede decir.
- Recuerda esta frase: Demuéstralo con hechos y no con palabras. En lugar de decirles a los demás que tuviste un excelente año, muéstraselos a través de detalles y medidas. En lugar de decirles que eres bueno en las relaciones con los clientes, cita los resultados de las encuestas de satisfacción de clientes, las cartas que hayas recibido y la falta de quejas por parte de los clientes.
- Utiliza números. Decir que has estado a cargo de un personal numeroso no significa mucho si no se sabe qué tan grande era. Utiliza números para expresar el tamaño de un presupuesto y para dar un panorama general del alcance de tus deberes.
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Siempre di la verdad. Nunca exageres ni mientas. Si te atrapan haciéndolo, podrías meterte en graves problemas.
- El otro problema con las mentiras, aunque se trate de una omisión evidente, es que perderás la confianza en ti mismo y no podrás mejorar.
- Por el contrario, realiza una evaluación honesta del periodo en cuestión en función de tus debilidades y fortalezas. Asimismo, no dejes de lado las debilidades. Simplemente debes encontrar una manera positiva de hacerlo.
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Da reconocimiento al trabajo de otros. Muchas clases de redacción comercial y técnica sugieren no hablar en primera persona. Sin embargo, puedes hacerlo en determinados casos en un informe de logros.
- Por ejemplo, es posible que te sientas tentado a decir: “Contraté a 100 personas”. Sin embargo, no olvides a las demás personas que contribuyeron para lograr el éxito. Haz referencia al equipo cuando se necesario.
- Ganarás puntos si evitas parecer arrogante. Varía la estructura de la oración, de modo que no se hable en primera persona en cada una de ellas.