Cómo escribir un informe de negocios

Presenta una idea. Un informe que presenta una idea se llama informe de justificación o recomendación. Puedes usar estos informes para hacer sugerencias a la gerencia o a otros encargados importantes. Este informe normalmente contiene un resumen y un cuerpo. El resumen resalta tu solicitud. El cuerpo del informe se adentra en los beneficios, costos, riesgos, etc., asociados con tu solicitud.

• Por ejemplo, quieres una impresora 3D para tu división. Para convencer a tu gerente de hacer una solicitud por una impresora, escribirías un informe de justificación o recomendación para pedirle formalmente la impresora al equipo administrativo.

Presenta los riesgos involucrados en una oportunidad específica. Un informe de investigación ayuda a determinar los riesgos involucrados en un plan de acción específico. Este tipo de informe es muy bueno para ayudar a la empresa a anticipar repercusiones. El informe contendrá una introducción, un cuerpo y una conclusión. La introducción resalta el problema bajo investigación. El cuerpo se usa para discutir los hechos y resultados de la investigación. La conclusión se usa para resumir.

• Por ejemplo, digamos que la empresa farmacéutica X quiere asociarse con la empresa farmacéutica Y pero tiene algunas preocupaciones. La empresa X no quiere asociarse con una empresa que tenga problemas financieros actuales o los haya tenido en el pasado. Por lo tanto, la empresa X realiza una investigación y usa un informe de investigación para discutir la información financiera detallada de la empresa Y y sus directores.

Presenta información de cumplimiento a un órgano rector. Este informe, conocido como informe de cumplimiento, ayuda a las empresas a mostrar responsabilidad. Una empresa usará un informe de cumplimiento para mostrar pruebas a un órgano rector (de la ciudad, del estado, del gobierno federal, etc.) de que sigue todas las leyes o reglas relevantes y gasta su dinero adecuadamente. El informe contiene una introducción, un cuerpo y una conclusión. La introducción normalmente incluye un resumen de las secciones principales del informe. El cuerpo contiene los datos específicos, hechos, etc., que la entidad reguladora tiene que saber. La conclusión se usa para resumir.

• Por ejemplo, el Sistema de Jubilación de los Empleados Públicos de California (CALPERS, por sus siglas en inglés) necesitaba mostrarle a su consejo administrativo que seguía todas las leyes y reglas relevantes en 2010. Por ello, elaboró un informe de cumplimiento anual para mostrar sus actividades durante el año.^[1]

Presenta la viabilidad de una idea o un proyecto propuesto. Un informe exploratorio para determinar si una idea funcionará se llama informe de viabilidad. El informe debe contener un resumen y un cuerpo. El resumen presenta la idea. El cuerpo cubre los beneficios, los problemas potenciales, los costos asociados, etc., de la idea propuesta. Una empresa puede usar un informe de viabilidad para explorar preguntas como las siguientes:

• ¿Puede completarse este proyecto dentro de su presupuesto?
• ¿El proyecto será rentable?
• ¿Puede completarse este proyecto dentro del plazo asignado?

Presenta una investigación encontrada en un estudio. Un informe de estudios de investigación presenta investigación sobre un asunto o problema. Es una mirada detallada a un asunto muy específico. El informe debe contener un resumen, una introducción, métodos, resultados, una conclusión y una recomendación. También debe citar el o los estudios involucrados.

• Por ejemplo, una empresa podría llevar a cabo un estudio a nivel de toda la empresa sobre si determinar que esté prohibido fumar en la sala de empleados. La persona que redacte el estudio produciría un informe de estudios de investigación.

Ayuda a una empresa a mejorar sus políticas, productos o procesos por medio de un monitoreo constante. Este informe, llamado informe periódico, se redacta a intervalos fijos, como semanalmente, mensualmente, trimestralmente, etc. Puede examinar la eficiencia, las pérdidas y ganancias o cualquier otra métrica a lo largo del intervalo elegido.

• Por ejemplo, un representante de ventas farmacéuticas podría proporcionar un resumen mensual de sus visitas de ventas.

Informa sobre una situación específica. Una situación específica (a diferencia de un intervalo fijo) requiere un informe situacional. La situación puede ser tan simple como la información proporcionada en una conferencia o tan compleja como un informe sobre la reacción a un desastre natural. Estos informes contienen una introducción, un cuerpo y una conclusión. Usa la introducción para identificar el evento y dar una vista previa breve de lo que cubrirás en el cuerpo del informe. La conclusión discute las acciones emprendidas o necesarias para la situación.

• Como ejemplo, el órgano rector de un estado querría un informe situacional después de un huracán.

Presenta varias soluciones para un problema o situación. Un informe de criterio sopesa varias soluciones potenciales para una determinada situación. Con base en los resultados, el escritor recomendaría un plan de acción particular. Un informe de criterio debe contener una introducción, un cuerpo y una conclusión. La introducción expresa el propósito del informe. El cuerpo presenta la situación o el problema seguido de soluciones o alternativas potenciales. La conclusión revela la mejor solución o alternativa.

• Por ejemplo, la empresa ABC Fabricación de Autos quiere abrir una planta en Asia. El informe podría reducir las opciones a tres países con base en las necesidades de la empresa. El informe luego concluiría con cuál de los tres países sería la mejor ubicación para la nueva planta.