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Todos tienen documentos importantes, desde un acta de nacimiento hasta información bancaria, que quieren mantener a salvo. Si bien nunca queremos pensar en que malas cosas puedan pasar, estos documentos son cruciales en caso de algún tipo de emergencia o desastre. Por suerte, almacenarlos y protegerlos es muy sencillo. Con algo de planificación, organización, digitalización y herramientas de almacenamiento, podrás guardar todos tus documentos importantes en un lugar seguro.
Pasos
Método 1
Método 1 de 2:Proteger tus documentos
Método 1
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1Consigue una caja de seguridad portátil y a prueba de fuego para guardar documentos esenciales. La mejor manera de proteger tus documentos importantes es utilizando una caja de seguridad para casa. Esto es lo que FEMA (Agencia Federal para el Manejo de Emergencias) recomienda para almacenamiento. Consigue una caja de seguridad a prueba de fuego que tenga cerradura con llave para que tus documentos estén seguros en caso de una emergencia. También asegúrate de que la caja sea fácil de transportar de modo que puedas llevar tus documentos contigo en caso debas irte.[1]
- Por lo general, las ferreterías o tiendas de artículos de oficina venden estuches para documentos. También puedes encontrarlos en Internet.
- Las cajas de seguridad pueden venir con una llave o una cerradura con combinación. Independientemente de la que elijas, asegúrate de guardar la llave o combinación en un lugar seguro al que tengas acceso. También dile a tu familia donde se encuentran.[2]
- Algunas personas creen que guardar sus documentos en una caja fuerte es el mejor plan, pero no podrás llevar una caja fuerte pesada y de gran tamaño. Esto significa que podrías perder tus documentos en caso de que tengas que salir de casa. Una caja de seguridad portátil es una alternativa mucho mejor.
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2Coloca todos los documentos en bolsas plásticas antes de cerrar la caja. Las cajas de seguridad suelen ser impermeables, pero pueden producirse fugas, en especial si ocurre una inundación. Como el agua puede arruinar documentos de importancia, es mejor agregar una segunda capa de protección. Coloca todos los documentos en bolas plásticas resellables antes de guardarlos en la caja.[3]
- Procura ubicar la caja en un lugar alto, como en un estante o en un segundo piso, ya que así garantizarás una protección adicional contra el daño por inundaciones.
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3Deja la caja de seguridad en un lugar accesible al que puedas llegar rápidamente. Probablemente nunca quieras pensar en tener que salir rápidamente de tu casa. No obstante, si se produce algún tipo de emergencia, como un desastre natural, no puedes perder el tiempo buscando tus documentos. Guarda la caja de seguridad en un lugar seguro al que puedas acceder fácilmente para que puedas tomarla con rapidez. Esto te ahorrará tiempo valioso durante una emergencia.[4]
- Debes ocultar un poco la caja, en caso de que un ladrón ingrese a tu casa. Colocarla en el fondo del clóset debería ser suficiente, siempre y cuando sepas dónde se encuentra y puedas hallarla en caso de tener prisa.
- También cuéntales a los demás miembros de la casa dónde se encuentra la caja en caso de que deban salir rápidamente cuando no estés allí.
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4Etiqueta la caja para que sea fácil identificarla. Si tienes prisa o alguien más necesita tomar la caja, asegúrate de que sea fácil identificarla. Ponle una etiqueta que diga “Documentos importantes”. De esta manera, podrás encontrarla y tomarla rápidamente en caso de una emergencia.[5]
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5Respalda todos tus documentos importantes haciendo copias digitales. Siempre existe la posibilidad de que los documentos físicos se dañen o se pierdan, por lo que es muy importante realizar un respaldo digital. Utiliza un escáner y digitaliza todos los documentos que tengas en la caja de seguridad. De esta manera, tendrás respaldos de todos los documentos en caso de que se dañen o pierdan.[6]
- También hay aplicaciones para Smartphone que te permiten tomar fotos y guardarlas como PDF. Esta es una manera rápida y sencilla de hacer un respaldo de tus documentos.
- Digitalizar documentos de menor importancia puede ser una excelente forma de reducir el desorden en tu casa. Si te abruma la cantidad tremenda de papeles, esto puede ayudarte a mantenerte organizado.
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6Guarda las copias digitales en al menos dos ubicaciones seguras. Un respaldo digital es un buen comienzo, pero también deberás asegurarte de mantenerlo protegido. En general, guarda tus archivos digitales en al menos dos ubicaciones para que haya menos probabilidades de perderlos. Puedes subir los archivos a una unidad USB extraíble y guardar esta en la caja de seguridad, así como también subir los archivos a una cuenta de almacenamiento en nube segura. De esta manera, tendrás múltiples formas de acceder a tus documentos durante una emergencia.[7]
- Asegúrate de proteger con contraseña todas las carpetas en las que guardes documentos importantes. Configura los archivos en la nube en modo privado e incluye una contraseña en las carpetas de tu computadora o la unidad USB.[8]
- También puedes guardar la unidad USB o el disco duro en otra caja de seguridad en tu banco. De esta manera, tendrás copias digitales en dos ubicaciones físicas.
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Método 2
Método 2 de 2:Guardar los documentos correctos
Método 2
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1Coloca todos tus documentos de identificación personal en la caja de seguridad portátil. En caso de algún desastre, deberás demostrar tu identidad y relaciones familiares. Guarda en la caja de seguridad los documentos originales de todo lo que necesites para identificarte a ti y a tu familia.[9]
- Los documentos de identificación incluyen tu pasaporte, acta de nacimiento, tarjeta de seguro social, Green Card (o tarjeta de residencia) o registros migratorios. También debes dejar una copia de tu licencia de conducir o una identificación emitida por el estado.
- Si en algún momento de tu vida serviste en el ejército, también incluye tu identificación y registro de servicio.
- En lo que respecta a tu familia, incluye tus registros de matrimonio o divorcio, actas de nacimiento de tus hijos, documentos de adopción o custodia, y registros o etiquetas de propiedad de tus mascotas.
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2Guarda tus registros financieros para avalar tus pertenencias. Los registros financieros y de propiedad son importantes para el reembolso y el seguro después de algún tipo de desastre, así que siempre inclúyelos en tu caja de seguridad.[10] Guarda registros en papel de todo lo que poseas y de todos tus activos para que puedas recuperarlos en caso de que se produzca un accidente y debas salir de tu casa.[11]
- Los registros de propiedad importantes incluyen las escrituras de tu casa, la evaluación del valor de la propiedad, el título de propiedad de tu auto, además de otros documentos de registro, tu testamento, así como la información de tu cuenta bancaria y de jubilación. También incluye copias de todos los planes de seguro que tengas.
- Por lo general, los registros de obligaciones financieras recientes o en curso también deben guardarse en la caja de seguridad. Entre ellos están los documentos de tu hipoteca, información de préstamos, pensión alimenticia, manutención de los hijos, registros de pago automático para servicios de cable, gimnasios, servicios públicos o suscripciones, así como las declaraciones de impuestos más recientes.
- Si tu casa es alquilada y no propia, guarda en la caja el contrato de arrendamiento o alquiler.
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3También guarda tus registros médicos para no perderlos. También deberás guardar tus registros médicos y de salud en caso de una emergencia. Asegúrate de guardar tus registros de inmunización y vacunas, las listas de medicamentos que tomas, una lista de tus alergias o problemas de salud, la información de tu seguro médico, los formularios de poderes médicos e información de contacto para tus doctores y dentista a fin de que puedas comunicarte con ellos de ser necesario.[12]
- No olvides incluir también toda esta información sobre los demás miembros de la casa o tu familia.
- Si tienes alguna discapacidad, asegúrate de incluir registros que lo demuestren, así como cualquier documento que señale tus beneficios o compensación.
- Si tienes una mascota, también incluye sus registros veterinarios.
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4Toma fotos de todos los artículos valiosos o propiedad de valor para la cobertura de seguro. No todo lo que tienes puede caber en la caja de seguridad, por lo que guardar fotos de artículos valiosos puede ser de utilidad en caso de que algo se dañe y necesites presentar un reclamo a la aseguradora. Toma fotos de todos los artículos valiosos que puedan dañarse en un accidente. Almacena copias físicas de las imágenes en la caja y también guarda copias digitales en una memoria USB o en un archivo de almacenamiento en nube.[13]
- Algunos artículos para los que probablemente necesites cobertura son tu casa, auto, obras de arte, artículos de colección o dispositivos electrónicos caros.
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5Guarda un poco de dinero en efectivo en la caja de seguridad solo por si acaso. Si se produce un corte de electricidad o si necesitas salir de casa, existe la posibilidad de que no puedas acceder a tu cuenta bancaria. Deja un poco de efectivo para emergencias en forma de billetes pequeños no mayores a 20 dólares solo en caso de que necesites dinero durante un acontecimiento repentino.[14]
- Si bien durante una emergencia es importante contar con dinero en efectivo, no dejes todos tus ahorros en la caja de seguridad. El dinero en una cuenta bancaria está asegurado, mientras que el guardado en la caja de seguridad no. Es mejor guardar la mayor parte de tus ahorros en el banco y guardar únicamente lo necesario en efectivo.[15]
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6Utiliza un archivador con cerradura para guardar documentos menos importantes. En casa, siempre habrá muchos otros documentos que no son esenciales ni necesitan guardarse en la caja de seguridad. La mejor manera de almacenarlos es utilizando un archivador con cerradura metálico. De esta manera, los mantendrás protegidos y organizados, y no necesitarás preocuparte por tener que llevarlos contigo en caso de que debas salir de casa.[16]
- Algunos documentos importantes pero no esenciales incluyen estados de cuenta bancarios recientes, declaraciones de impuestos de más de un año, documentos escolares o laborales, facturas de servicios públicos, estados de cuenta de tarjetas de crédito, y recibos importantes.
- Por lo general, si las facturas o estados de cuenta tienen más de un año, puedes triturarlos. También podrías digitalizarlos en caso de que quieras mantener los registros sin causar ningún desorden.
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Consejos
- Si prefieres guardar tus documentos fuera de casa, también puedes alquilar una caja de seguridad en tu banco. Consulta con un cajero con respecto a tus alternativas.
- Si quieres prepararte para una emergencia, también es buena idea almacenar comida, agua, medicamentos, linternas, una radio portátil y un botiquín de primeros auxilios.[17]
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Advertencias
- Si alguna vez se produce una emergencia y debes salir de casa inmediatamente, prioriza la seguridad de todos. Tus documentos pueden esperar hasta que todos hayan salido.
- No arriesgues tu vida o seguridad para guardar tus documentos.
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Referencias
- ↑ https://www.ready.gov/sites/default/files/2020-03/fema_safeguard-critical-documents-and-valuables_0.pdf
- ↑ https://myucretirement.com/Resource/256
- ↑ https://www.aarp.org/money/investing/info-08-2012/protect-important-documents-and-valuables.html
- ↑ https://www.aarp.org/money/investing/info-08-2012/protect-important-documents-and-valuables.html
- ↑ https://www.washingtonpost.com/lifestyle/home/drowning-in-paperwork-heres-how-to-deal/2019/02/11/81daa9c4-295d-11e9-b2fc-721718903bfc_story.html
- ↑ https://www.forbes.com/sites/quora/2017/10/31/how-to-protect-your-important-documents-during-a-natural-disaster/
- ↑ https://www.ready.gov/sites/default/files/2020-03/fema_safeguard-critical-documents-and-valuables_0.pdf
- ↑ https://www.forbes.com/sites/quora/2017/10/31/how-to-protect-your-important-documents-during-a-natural-disaster/
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- ↑ https://www.fdic.gov/news/events/affordable/hcachecklist.pdf
- ↑ https://www.investopedia.com/safe-deposit-box-what-to-store-and-not-store-in-yours-4589854
- ↑ https://www.washingtonpost.com/lifestyle/home/drowning-in-paperwork-heres-how-to-deal/2019/02/11/81daa9c4-295d-11e9-b2fc-721718903bfc_story.html
- ↑ https://www.ready.gov/kit
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