Cómo hacer un correo electrónico masivo

Los correos electrónicos masivos son una buena forma de enviar correspondencia a una gran cantidad de empresas o clientes al mismo tiempo. Estos correos electrónicos pueden contener información publicitaria especial para los clientes o actualizaciones importantes para las empresas. Enviar correos electrónicos irrelevantes o inútiles ocasionará que los destinatarios ignoren los correos que les envíes en el futuro y podría dañar la reputación de tu empresa. Sin embargo, existen formas de optimizar la redacción de correos electrónicos masivos para atraer al mayor público posible. Si pones en práctica estos consejos para redactar y enviar correos electrónicos masivos y evalúas su progreso y efectividad, podrás llegar a una base de clientes mucho más grande.

Método 1

Método 1 de 3:
Redactar el correo electrónico masivo

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Debes tener un propósito claro. Enviar correos electrónicos masivos a clientes o socios no es algo que debes hacer arbitrariamente. Debes tener un propósito claro para cada correo antes de empezar a redactarlo. Determina el mensaje que quieres transmitir y cómo quieres que los destinatarios reaccionen a él. El propósito del correo electrónico masivo podría ser incitar a los clientes a hacer una compra, actualizar a los empleados sobre una iniciativa o proyecto nuevo o enviar un boletín informativo para resumir los eventos que se hayan llevado a cabo durante el mes. Una vez que hayas determinado el propósito del correo, podrás enfocarte en transmitir el mensaje a los destinatarios de una forma más clara.^{[1]
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- Por ejemplo, digamos que tu empresa lanzó una oferta promocional. Si los clientes no se enteran de ella, puedes enviarles un correo electrónico masivo para informarles sobre la promoción e incitarlos a comprar el producto en línea.
- Si vas a enviar un boletín informativo, asegúrate de enviarlo el mismo día todos los meses.
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Redacta un asunto interesante. El asunto es lo primero que los destinatarios verán al recibir el correo. Debido a que la mayoría de las personas reciben una gran cantidad de correo basura, es importante captar la atención del destinatario lo suficiente como para que abra el correo. El asunto debe invitar al lector a recibir algún beneficio o crear una sensación de urgencia que lo incite a actuar. Evita las frases clichés del marketing, como "compra ya" u "oferta gratuita por tiempo limitado", ya que podrían hacer que los destinatarios sospechen que se trata de correo basura y disuadirlos de abrir el correo. El asunto debe tener 50 caracteres como máximo.^{[2]
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- Un ejemplo de un asunto que capte la atención del destinatario podría ser "Aprovecha hoy: 25 % de descuento en todas las camisetas de lino".^{[3]
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- Otro ejemplo de un asunto es "Ayuda a evitar que se clausure la Escuela del Noreste. Llama hoy mismo al alcalde".
- El asunto debe ser interesante y claro. Si el lector no sabe de qué trata del correo, será menos probable que lo abra.
- Evita utilizar en exceso la puntuación o las mayúsculas, ya que esto hará que tu correo electrónico masivo parezca correo basura.
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Las tres primeras oraciones en el cuerpo del correo deben ser cautivadoras. Las primeras oraciones del correo determinarán si el destinatario leerá el resto. La introducción debe atraer a los destinatarios creando una sensación de urgencia o entusiasmo. En la primera oración, puedes explayarte sobre el asunto del correo electrónico para dejar más en claro de qué trata o puedes crear una sensación de urgencia e intriga que incite al destinatario a abrir el correo para saber más sobre el tema.^{[4]
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- El preencabezado es el texto que el destinatario verá junto al asunto en su bandeja de entrada. Un asunto interesante y memorable junto a un preencabezado convincente logrará que muchas personas abran el correo.^{[5]
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- Un ejemplo puede ser: "Llegó nuestro festival de ahorros por la Noche de Brujas. Solo por esta semana, obtendrás un 50 % de descuento en todos nuestros jeans, chaquetas de invierno y botas. Haz tu pedido en línea hoy mismo con el código promocional NDB17".
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Usa un lenguaje orientado a la acción. Los correos electrónicos masivos deben tener una "llamada a la acción" o algo que el destinatario pueda hacer al terminar de leer. Esto debe ser corto y específico. Especifica lo que quieres que el destinatario haga y por qué lo beneficiará.
- Para mejorar considerablemente tu porcentaje de clics, es mejor que el correo electrónico tenga un solo propósito o llamada a la acción. Evita incluir múltiples ofertas o eventos en un mismo correo.
- Un ejemplo de lenguaje orientado a la acción puede ser "Compra la nueva temporada de Shameless y obtendrás un 10 % de descuento en tu próximo pedido".
- Las acciones que los destinatarios pueden realizar incluyen llamar a un senador local con respecto a algún proyecto de ley, comprar un producto nuevo o proporcionar retroalimentación.
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Personaliza el correo electrónico masivo. Existen aplicaciones para redactar correos electrónicos masivos que te permiten adaptarlos a cada uno de los destinatarios por medio de campos en blanco que puedes llenar. De esta forma, en lugar de dirigir el correo electrónico a todos los destinatarios de la lista, puedes hacer que parezca que lo enviaste personalmente a cada uno de ellos. En lo posible, debes personalizar los correos electrónicos que envíes para que los lectores se sientan involucrados.
- Para esto, necesitarás una base de datos con los nombres de los destinatarios o una hoja de cálculo que contenga sus nombres en campos específicos.
- Personalizar los correos electrónicos masivos mejora los porcentajes de clics e incrementa la cantidad de personas que deciden abrir los correos.^{[6]
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- Por lo general, los campos que te permiten personalizar los correos se ven así: "<Nombre>", "[Nombre]" o alguna variación de este formato dependiendo del software que utilices.
- Personalizar los correos con el nombre del destinatario puede evitar que los filtros de correo basura de algunos proveedores de servicios de correo electrónico detecten tu correo electrónico masivo.
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Asegúrate de que el mensaje sea corto. Si es demasiado largo, esto podría ocasionar que los destinatarios lo lean solo por encima o que dejen de leerlo en algún momento.^{[7]
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Fuente de investigación} Si es así, podrían perderse tu llamada a la acción o el mensaje que quieras transmitir. Asegúrate de omitir la información que no sea fundamental para el mensaje que quieras transmitir. Los correos electrónicos masivos deben ser lo más cortos y concisos posible, así que evita explayarte demasiado o incluir información de trasfondo que podría abarrotar el contenido del correo electrónico.
- Divide el texto en párrafos cada uno sobre un tema relacionado en lugar de que sea un solo bloque de texto.
- Los mejores correos electrónicos tienen menos de 750 palabras.^{[8]
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Asegúrate de que el correo electrónico cumpla con las normas en cuanto al correo basura. Por ejemplo, en los EE.UU., la ley CAN-SPAM rige la forma como deben redactarse los correos electrónicos. Si vives en este país, para cumplir con esta ley, los correos electrónicos deben incluir y omitir ciertos elementos para no ser considerados como correo basura.^{[9]
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Fuente confiable
Federal Trade Commission
Ir a la fuente} Por un lado, en algún lugar del correo electrónico debe haber un botón para cancelar la suscripción. De esta forma, los destinatarios pueden decidir si quieren seguir recibiendo correos tuyos. Otro requisito es que el destinatario debe saber quién le envía el correo electrónico, así que este debe tener un encabezado preciso o una dirección del remitente a donde los destinatarios puedan enviar sus comentarios o quejas.^{[10]
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Fuente de investigación}
- Los filtros de correo basura de los diferentes proveedores de servicios de correo electrónico identifican direcciones que hayan enviado correo basura anteriormente y filtran los correos electrónicos con base en otros criterios, como el tipo de contenido y el formato.^{[11]
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Método 2

Método 2 de 3:
Enviar el correo electrónico masivo

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Elige un software o sitio web diseñado para enviar correos electrónicos masivos. Para enviar el correo electrónico masivo, debes investigar sitios web populares para enviar este tipo de correos y elegir el más adecuado para tus propósitos. Considera la cantidad de capacitación necesaria para usarlos, si el sitio web automáticamente se sincroniza con tu base de datos actual, el costo y la facilidad de uso. Anota los pros y los contras de cada sitio web o software y determina cuál es el más adecuado para ti.
- Los sitios web más populares para enviar correos electrónicos masivos son Mailchimp, Constant Contact y Versicle Response.^{[12]
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- Algunos sistemas o bases de datos de gestión de contenidos tienen funciones incorporadas para enviar correos electrónicos masivos.
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Revisa el correo electrónico. Después de redactarlo, revísalo para ver si hay errores de gramática y ortografía. Una buena forma de editar el correo electrónico es enviándoselo a tus colegas para asegurarte de que no haya errores fácticos o gramaticales y de que el correo se ciña a la marca de tu empresa. Pídeles a los miembros de tu equipo que revisen el correo electrónico y te den retroalimentación.
- A veces, tus colegas no necesariamente te brindarán retroalimentación útil pero pueden darte una idea de la forma como los demás percibirán el correo electrónico y las cosas que debes mejorar antes de enviarlo.
3
Determina cuál es el público objetivo. El público puede estar dividido en varias categorías, como género, edad, ubicación geográfica o hábitos de compra. Antes de enviar el correo electrónico, debes asegurarte de colocar a los clientes en listas diferentes según cada categoría para dirigir cada correo a la demografía correcta. Para esto, considera la demografía a la que te quieras dirigir y lo que se necesita para que lleve a cabo tu llamada a la acción.
- Por ejemplo, no es útil enviarles a los clientes que vivan en un estado cupones para tiendas que estén ubicadas en otro estado.
- Otro ejemplo de enviar un correo electrónico a las personas equivocadas es comercializar un producto a mujeres de 50 años en adelante pero incluir entre los destinatarios a hombres de entre 20 y 30 años.
- Mientras más correos electrónicos inútiles reciba el destinatario, será menos probable que abra los correos electrónicos que le envíes en el futuro.
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Pega el contenido del mensaje en el cuerpo del correo electrónico del software o sitio web que utilices. Debes redactar el contenido del mensaje en otra aplicación de software en donde puedas revisar los errores de ortografía y gramática. Cuando el texto esté listo, puedes pegarlo en el cuerpo del correo electrónico. Ten en cuenta el formato, el espaciado y los enlaces porque, a veces, estos no se transfieren correctamente de un software a otro.
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Envíate un correo electrónico de prueba. Antes de enviar un correo electrónico a una lista de personas, envíate uno a ti mismo. Lee el correo cuidadosamente y presta atención a los errores de formato o a las fotografías que no tengan el tamaño correcto. Abre el correo en varios navegadores de Internet y dispositivos para asegurarte de que pueda visualizarse en diferentes plataformas. Haz clic en todos los enlaces que contenga el correo electrónico y asegúrate de que funcionen.^{[13]
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- Cada vez que corrijas un error, envíate otro correo electrónico de prueba para asegurarte de que los cambios se hayan guardado correctamente.
- Esta también es una forma de determinar si el correo electrónico será etiquetado como correo basura por el filtro de un proveedor de servicios.
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Envía el correo electrónico. Después de añadir las direcciones de los destinatarios, revísalos una vez más y envía el correo. También puedes programar que el correo electrónico se envíe más tarde, lo cual es útil si tienes que hacer correcciones de último momento o quieres enviar el correo en un horario específico.
- El mejor horario para enviar un correo electrónico masivo es a alrededor del mediodía los días martes, miércoles y jueves.
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Método 3

Método 3 de 3:
Hacer análisis

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Elige un software de análisis que sea adecuado para tu organización. Si bien muchas aplicaciones de marketing por correo electrónico tienen sistemas incorporados de análisis, también puedes utilizar un sistema externo que te ayude a procesar los datos o las estadísticas de tus campañas. Algunos software pueden brindarte representaciones visuales o más completas de las estadísticas, mientras que otros pueden monitorear elementos que tu sistema actual de gestión de contenidos no pueda. El tamaño y el alcance de tu campaña de correos electrónicos masivos determinarán el tipo de software que necesitarás.
- Los software de análisis más populares son Google Analytics, Klipfolio, DOMO, Tibco y Tableau Software.^{[14]
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Comprende cada una de las estadísticas. Los porcentajes de clics son la frecuencia con la que los clientes hacen clic en los enlaces dentro del correo electrónico. Otras estadísticas son la tasa de conversión, la cual monitorea cuántas personas realizan alguna acción después de hacer clic en un enlace, y el índice de personas que abrieron y leyeron el correo electrónico. Muchos software para redactar correos electrónicos masivos vienen con funciones incorporadas para medir estas estadísticas. El correo electrónico no debe ser demasiado complicado o confuso, ya que esto puede evitar que los destinatarios cumplan con la llamada a la acción o siquiera lean el correo.
- Para calcular el porcentaje de clics, divide la cantidad de clics entre la cantidad de correos electrónicos que hayas enviado.^{[15]
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- Si el porcentaje de clics es bajo, debes idear métodos nuevos para incitar a los destinatarios a hacer clic.
- Las tasas de conversión monitorean estadísticas como la cantidad de personas que confirmen su asistencia a un evento, que compren un producto o que firmen una petición.
- Otra forma de mejorar tu porcentaje de clics es añadiendo imágenes al correo electrónico.
- El porcentaje promedio de clics para los correos electrónicos masivos es de 5,6 %, aunque esto varía dependiendo de tu tipo de negocio.^{[16]
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  Fuente de investigación}
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Incluye cosas que inciten a los destinatarios a involucrarse. Si monitoreas las estadísticas de cada uno de los correos electrónicos que envíes, podrás elaborar informes precisos sobre lo que funciona y lo que no según el público objetivo. Toma nota de los días y horarios específicos en los que obtengas los mayores porcentajes de apertura de correos y tasas de conversión. Prueba diferentes tonos y asuntos para ver qué es lo que incita al público a leer el correo electrónico. Cíñete a lo que los clientes prefieran o a lo que les guste y evita incluir elementos de correos electrónicos a los que no les vaya tan bien según las estadísticas.
- Al analizar las estadísticas, toma en cuenta los factores externos, como las tendencias de la moda. Lo hace que un correo electrónico tenga más éxito que otro no siempre tiene relación con la forma en la que lo redactes sino con lo que esté sucediendo en la sociedad en ese momento.
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Monitorea la evolución de tu lista de contactos. ¿Incrementa o disminuye? Si más personas cancelan su suscripción de las que se inscriben en tu lista, esta es una señal de que debes hacer una revisión estratégica de tus políticas de envío de correos electrónicos. Si muchas personas cancelan su suscripción, esto podría deberse a que el contenido no les es relevante. De ser así, debes tratar de categorizar la lista de forma diferente o cambiar el tipo de contenido que envíes.
- Por ejemplo, si ves que el 10 % de la lista canceló su suscripción después del último correo electrónico masivo que enviaste, trata de identificar lo que no les haya gustado a los destinatarios.
- No llenes a los destinatarios de correos electrónicos inútiles. Siempre asegúrate de que el correo contenga una promoción o una llamada a la acción específicas.
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