Cómo hacer un recibo

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Un recibo, también conocido como “factura”, es un documento que se entrega a las personas que hacen una compra y que detalla el servicio prestado por el cual se solicita un pago.^{[1]
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Fuente de investigación} Por ejemplo, si eres jardinero y añades arbustos o plantas en el césped frontal de un cliente, deberás darle un recibo por tu servicio a fin de recibir el pago.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Elegir un formato

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Haz un recibo profesional. Si frecuentemente entregas recibos, es recomendable que hagas una plantilla de un recibo que puedas modificar cada vez que entregues uno a un cliente. Esto es especialmente útil para los contratistas u otras personas que realizan servicios continuos. Puedes hacer una plantilla de un recibo con tu programa favorito de procesador de textos, como Microsoft Word.^{[2]
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Fuente de investigación}
- El recibo debe incluir un encabezado con tu nombre (o nombre de tu empresa), tu dirección, número telefónico y el logo de tu empresa, además de una descripción detallada de los servicios prestados, el pago adeudado y las instrucciones de pago.
- Los recibos normalmente se hacen electrónicamente, se enumeran y se guardan en una computadora. De esta manera, siempre tendrás una copia del recibo y no tendrás que preocuparte por perder un pedazo de papel. No obstante, asegúrate también de hacer una copia de seguridad utilizando un servicio de almacenamiento de archivos, como Google Drive o Dropbox. Así, si el disco duro de tu computadora se daña, todavía tendrás copias de seguridad de tus recibos.
- La desventaja de esta opción es que cada vez tendrás que contar manualmente los recibos. Eso significa que tendrás que pasar tus registros, tener en cuenta dónde dejaste la numeración y luego reanudar la numeración desde ahí.
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Consigue talonarios. Los talonarios se venden en las tiendas de suministros de oficina. Estos contienen formularios con espacios para los servicios prestados y la información de pago. Cada vez que tengas que entregar un recibo, deberás llenar los espacios en blanco.
- Los talonarios son útiles para las personas que entregan recibos por los productos que venden. Por ejemplo, si vendes pasteles caseros, podría ser más fácil entregar un recibo en vez de hacer uno en la computadora cada vez que hagas una venta.
- Elige un talonario que tenga una hoja de papel copia debajo de cada recibo en blanco para que así el cliente y tú puedan tener una copia.
- No obstante, todavía deberás tener un almacenamiento seguro. Asegúrate de mantener las copias de los recibos en una caja resistente al fuego.
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Utiliza PayPal para enviar tu recibo. Si aceptas pagos por PayPal y tus clientes están dispuestos a pagarte por ese medio, entonces podrás enviarle a alguien un recibo electrónico usando PayPal.^{[3]
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Fuente de investigación}
- En tu cuenta de PayPal, selecciona la opción de menú “Enviar y solicitar” que está en la parte superior. Luego selecciona “Hacer y administrar recibos”. Por último, haz clic en el botón “Crear” a fin de hacer un nuevo recibo.
- Tendrás que saber la dirección de correo electrónico de tu cliente. Esa será la dirección que PayPal utilizará como destinatario del recibo. La colocarás en la sección “Enviar a:”.
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Haz un recibo con un programa de contabilidad. Si utilizas un programa sofisticado de contabilidad, como Quickbooks, podrás utilizarlo para hacerte un recibo. Revisa el equipo de soporte de tu programa o lee el manual de usuario sobre cómo hacerlo.
- Lo más resaltante de hacer recibos con tu programa de contabilidad es que así simplificarás justamente la tarea de contabilidad de tus recibos. Estarás matando dos pájaros de un tiro de manera eficaz al hacer al mismo tiempo un recibo y la contabilidad de las cuentas por cobrar. Cuando registres el pago, el programa automáticamente marcará el recibo como “Pagado” y así ajustarás las cuentas por cobrar.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Incluir información básica

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Incluye información de tu empresa. Ya sea que hagas un recibo en tu computadora o que utilices un talonario, deberás escribir el nombre de tu empresa en la parte superior. Incluye la siguiente información sobre tu empresa justo debajo del nombre:
- dirección completa
- número telefónico
- correo electrónico u otra información de contacto pertinente
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Indica la fecha. Siempre es importante que tus clientes y tú sepan la fecha del recibo. Esto se debe a que normalmente el pago se vence en una cantidad determinada de días luego de la fecha del recibo.
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Numera los recibos si es necesario. Numera los recibos de manera secuencial según la cantidad de transacciones que hayas tenido con el cliente. Por ejemplo, si vendiste tres pasteles al mismo cliente en tres distintas ocasiones, el recibo de la tercera venta deberá tener el número 3.
- Si utilizas recibos que compraste en una tienda de suministros de oficina, estos ya estarán numerados.
- Si utilizas un programa de contabilidad o PayPal, los recibos también ya estarán numerados.
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Escribe la información del cliente. Incluye el nombre del cliente o de la empresa. Si brindaste servicios a un cliente como contratista, también deberás incluir la dirección de la empresa y el número telefónico.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Escribir los detalles específicos

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Escribe una descripción de los servicios prestados. Incluye todos los trabajos, servicios o productos que brindaste al cliente. Si le brindaste más de un servicio, haz una lista detallada. Incluye la siguiente información sobre cada producto de la lista:
- Servicio prestado o el producto vendido (por ejemplo: “1 pastel grande con detalles florales”).
- Fecha en que se realizó el servicio.
- Costo del servicio.
- Monto final (después de incluir cada producto, tendrás que calcular el total y así colocar el monto que te deben).
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Especifica las condiciones de pago. Si esperas que el recibo te lo paguen en una determinada fecha, incluye esa información. Detalla qué tipo de pago estás dispuesto a aceptar, por ejemplo, en efectivo, cheque o tarjeta de crédito.
- Calcula el impuesto que tenga que agregarse al costo. Averigua el impuesto sobre las ventas en tu región para que puedas calcular con precisión la cantidad correspondiente.
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Brinda información adicional. En la parte inferior del recibo, escribe una descripción de tu política de devoluciones. También puedes aprovechar la oportunidad para agradecerle al cliente por su compra e indicar otros productos y servicios que ofreces.
- Incluye otras condiciones de pago, por ejemplo, infórmale al cliente que la cantidad X de interés se recargará al cabo de 30 días de impago.