Cómo mejorar tus modales al enviar emails

Usa los campos de los recipientes correctamente. Si sólo estás mandando un email a una persona, escribe su dirección en el campo "para". Si quieres enviar el mismo coreo a otros, añade estas direcciones en el campo "CC:". Si haces esto, todos los recipientes podrán ver las direcciones de los demás; si no quieres esto (por ejemplo, si le estás mandando un correo a personas que no se conocen entre sí), protege su privacidad escribiendo cada dirección en el campo "CCO:". Esto manda a todos una "copia oculta". Para correos de tu compañía, el uso de "CCO:" puede ser considerado descortés; las direcciones en el campo "para" son las que se esperan que tomen acción, y aquellos en el campo "CC:" son para mantener a jefes o colegas informados.

Evita priorizar tus mensajes. Es irritante y pretencioso asumir que tu solicitud por correo es más importante que cualquier otro, especialmente en un contexto de trabajo. Sé lo suficientemente cortés como para darle a quien recibe tu correo crédito para hacerse cargo por ellos mismos de darle prioridad a tu mensaje. Quítate el hábito de marcar cada email como "¡Urgente!" o "¡Alta Prioridad!" o tus emails terminarán siendo tratados como el niño que decía que el lobo venía y serán ignorados.

Ten cuidado con buscar recibos. Aunque hay ciertos casos cuando un recibo requerido sea necesario para llevar registro o como prueba, la mayoría de las veces esto sólo es irritante y fuerza al lector a tener que llevar a cabo acciones adicionales además de tener que lidiar con tu email. Si algo realmente es tan urgente, o si necesitas asegurarte que la otra persona recibió tu mensaje, toma el teléfono y llámalo.

Usa la línea del asunto correctamente. Un asunto bien redactado provee un resumen útil del contenido del email, informando al lector rápidamente. Las bandejas de entrada suelen estar saturadas, así que una buena línea de asunto ayuda al recipiente a determinar la prioridad de tu correo. También te ayuda a prevenir que tu correo sea borrado antes de que lo hayan leído. Ya que el asunto es la primera cosa que el recipiente ve, mantenlo libre de errores, conciso y evita las líneas genéricas como "Hola", "Qué onda," o el nombre de quien recibirá el correo (esto puede ser bloqueado por filtros anti-spam).

Sé consistente. Algunos formatos usan líneas en blanco en vez de sangría para nuevos párrafos. Algunos usan doble espacio entre oraciones. Escoge si vas a deletrear tus números o usar dígitos; no alternes entre ellos en el mismo correo. Si una palabra o notación está con mayúscula una vez, debería de estar así todas las veces que aparezca.

Saluda a tu destinatario. Las cartas, por supuesto, empiezan con el saludo "Querido(a) (nombre del destinatario)". Por otro lado, los correos por lo general son menos formales, y con un "Hola" es suficiente. Dependiendo del propósito del email, por ejemplo, si es una carta para pedir trabajo, tal vez quieras usar la forma tradicional. La amabilidad nunca está de más.

Mantén tu email conciso, coloquial y enfocado. Es más difícil leer cartas en una pantalla de computadora que en una hoja de papel, así que mantén los emails cortos y ve al grano. Aunque no hay un largo ideal de correo, mantén las oraciones cortas, alrededor de 8-12 palabras y deja un espacio entre los párrafos.

Usa la gramática y ortografía adecuada. Un email lleno de faltas de ortografía, frases mal construidas, y puntuación incorrecta (o peor aún, ausente) puede ser cansado de leer, mandando el mensaje que tu tiempo es más valioso que el de tu destinatario. Usa tu idioma estándar, revisa y usa correctores de ortografía como lo harías en cualquier medio de comunicación escrita.

Evita formatos exagerados. Cambiar fuentes y colores, poner listas con viñetas, o usar código HTML puede hacer que un email se vea extraño o que no sea fácil de leer, incluso si el formato se ve bien en tu computadora. Mantenlo simple.

Programa respuestas a los correos. A diferencia del correo tradicional, los emails llegan de inmediato, y quien lo envía sabe esto. La gente típicamente espera una respuesta rápida, y aunque es amable tratar de cumplir estas expectativas, hacerlo te quita una cantidad enorme de tiempo. Es una buena idea programar tiempos para leer y responder emails, haciéndote más productivo. Alerta a tus colegas, a través de una firma de correo o respuesta que los elementos urgentes deberán ser tratados por teléfono o cara a cara y que de otra manera, le responderás a la persona a la hora que especificaste. La gente aprenderá con rapidez cómo opera tu método.

Determina a quién le debes responder. Los emails que te envían sólo a ti generalmente requieren que respondas sólo a quien lo envía, pero para los emails que son enviados a mucha gente, tal vez necesites escoger la opción de "Responder a todos" para mandar tu respuesta a todos. Sé sensato; usar "Responder a todos" todo el tiempo crea respuestas abundantes y deja a los mensajes languidecer en las bandejas de entrada de muchas personas. Considera las consecuencias de recibir un email, responder a todos y que el mensaje llegue a 20 personas que a su vez decidan responder a todos; puede transformarse rápidamente en cientos y miles de emails y todos se sentirán obligados a "responder a todos" para mantener a todos al tanto, pues nadie sabe para quién está dirigido el mensaje y para quién no.

Piensa dos veces antes de responder sólo para decir gracias. Algunas personas no quieren un email que diga "Gracias". Esto toma energía adicional para abrir y leer sólo lo que ya sabes. Una nueva moda es incluir una línea que diga "NTN" - "No Thanks Needed" (No hay necesidad de agradecer).

Sé cuidadoso cuando cites al email al que estás respondiendo. En general, excepto por trabajo o emails formales, citar del texto de un email que recibiste debe hacerse con cuidado. No todas las personas que envían emails esperan que disecciones y critiques o repitas lo que te han mandado. Esto en realidad puede ser ofensivo si no se hace con cuidado. Si el email al que estás respondiendo es informal o muy corto, la respuesta esperada es informal y sin citas, pero si es formal, una respuesta formal es esperada.

• Las citas deben ser lo suficientemente largas para orientar al lector a lo que te refieres y no más, especialmente si el mensaje original está incluido en la respuesta.
• Haz que sea obvio lo que estás haciendo y asegúrate que tus respuestas correspondan a las porciones del email anterior y sean fáciles de ver. Cuando hagas esto, esta parte de tu e-mail deberá ser una edición del e-mail largo que recibiste, resaltando las porciones relevantes con un ">" al principio y seguidos por tu respuesta.
• Organiza la repuesta para que cada una de tus citas se destaque y sea seguida inmediatamente por tu respuesta. Borra partes irrelevantes (especialmente encabezados y firmas).
• Tal vez sea una buena idea enumerar u ordenar de otra manera las citas.

Asegúrate de incluir la información a la que estás respondiendo. Mucha gente y compañías escriben y responden a cientos de emails cada día. Evita mandar un mail indistinto sólo para decir "Sí". Incluye la pregunta que tu destinatario te hizo para que sepan a qué les estás respondiendo.

Termina tu email de manera cortés. Cerrar con un enunciado como "Los mejores deseos," "Buena suerte," o "Gracias de antemano por su ayuda," puede suavizar un email severo e incluso obtener una respuesta más favorable.

Firma con tu nombre. Hacer esto es cortés y personal. Sólo escribe tu nombre al final de cada correo, o usa tu aplicación para crear una firma automática con tu nombre, título e información de contacto.

Limita los anexos. No añadas un anexo a menos que sea realmente necesario. Mantenlos lo más pequeños posible. La mayoría de las aplicaciones de email pueden enviar y recibir anexos de hasta 1 MB, pero cualquier cosa más pesada que eso puede ser un fastidio para ti o para tu destinatario, e incluso archivos pequeños pueden tomar un buen tiempo para abrirse si la conexión es lenta. Si necesitas enviar un archivo más grande, comprímelo o usa servicios en línea que te ayudarán a enviar archivos más gandes como YouSendIt.com. Si necesitas mandar páginas múltiples, como los planes de una junta o correcciones grandes de texto, envía un fax o una carta.

No comprimas los archivos a menos que sea necesario si el anexo es muy grande para mandar. De otra manera te arriesgas a desperdiciar el tiempo de tu destinatario y posiblemente dificultar el que pueda abrir tu anexo. Muchos dispositivos móbiles no pueden descomprimir estos archivos. Además, es redundante pues muchos de los archivos comunes como .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word y Powerpoint) ya están en un formato comprimido.

No ignores emails válidos. Si alguien te hace una pregunta válida en un email, respóndele, incluso si la respuesta no es lo que quieran oír. Si necesitas enviárselo a alguien más, entonces usa el campo CC: para que el que lo envió sepa qué está pasando. Es frustrante ser ignorado. Si la persona estuviera en el teléfono o frente a ti, es probable que no lo ignorarías se te hicieran una pregunta, así que no lo hagas por email.

Sé cuidadoso de a quién copias en las respuestas. Si respondes a un mensaje y luego copias a alguien en el campo CC: una tercera persona que el que envió el email originalmente no incluyó, asegúrate que la persona que originó el mensaje no se molestará por eso. Esta información pudo haber sido "sólo para tus ojos". Esto es especialmente importante si el que manda el correo es tu supervisor. Sé cuidadoso acerca de usar CCO:. Esto puede salir mal si esta persona responde de vuelta sin haber visto que su copia era "oculta".

Piensa antes de que mandes algo. No mandes emails cuando estás sensible. Siéntete libre de escribir el asunto y el texto del email, luego guárdalo. Sólo añade los destinatarios y mándalo después de que hayas tenido tiempo para pensar en lo que vas a enviar; tal vez cambies de opinión y sea mejor así. Mejor aún, toma el teléfono o ve con la persona cara a cara. Es muy difícil juzgar el tono de un email, incluso con el uso de emoticones. La voz de una persona te dice más acerca de su intención que su escritura.

No escribas todo en mayúsculas. Esto es innecesario y puede molestar a tu destinatario, ganándote una respuesta enojada. Escribir todo en mayúsculas es considerado el equivalente a "gritar".

Sé cuidadoso al usar abreviaciones y emoticones. Esto tal vez sea aceptable en un email informal como uno que le mandes a tu amigo. Sin embargo, en una carta formal a la gente le puede parecer inapropiado, y se podría sentir como si estuvieras siendo frívolo.