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Este artículo fue coescrito por Sarah Gehrke, RN, MS. Sarah Gehrke es enfermera registrada y terapeuta de masajes licenciada en Texas. Sarah tiene más de 10 años de experiencia enseñando y practicando flebotomía y terapia intravenosa (IV) utilizando apoyo físico, psicológico y emocional. Recibió su licencia de Terapeuta de Masajes en el Instituto de Terapia de Masajes de Amarillo en 2008 y un master en Ciencias de Enfermería en la universidad de Phoenix en 2013.
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Siempre es inteligente conservar copias de tus registros médicos ya que te serán útiles si cambias de doctor, vas a una sala de emergencias, te enfermas mientras viajas o te mudas a otro lugar. Tener organizadas de forma conveniente las copias físicas o digitales de tus registros médicos puede ahorrarte tiempo y permitirte conseguir una mejor atención médica. De hecho, las investigaciones han descubierto que los pacientes cardíacos que conservan registros médicos personales disfrutan mejores resultados de salud ya que sus cuidadores pueden ver mejor su historial de salud.[1] Probablemente este también sea el caso de las personas que tienen otras enfermedades crónicas, tales como cáncer, diabetes y artritis.
Pasos
Parte 1
Parte 1 de 2:Organizar copias físicas
Parte 1
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1Pide a tus cuidadores tener acceso a tus expedientes médicos. El primer paso para organizar tu registro médico personal es recopilar copias físicas de la mayor cantidad de información que puedas sobre tus tratamientos y diagnósticos de todos tus cuidadores, incluyendo médicos, enfermeras, quiroprácticos, fisioterapeutas, psicólogos, etc. Ten en cuenta que la ley federal requiere que todos los doctores y centros médicos te permitan acceder a tus registros médicos.[2]
- Recuerda ser educado y estar tranquilo cuando pidas acceso a tus expedientes médicos. Di que es para hacer tu propio registro personal. Algunos doctores y centros médicos podrían tener dudas de permitirte el acceso debido al temor de un juicio por mala praxis.
- Es posible que tu cuidador necesite un poco de tiempo para organizar tu información médica ya que tal vez no esté todo en un solo archivo. Programa una cita para volver si ese es el caso.
- Ten en cuenta que un registro médico personal combina toda la información médica que recopila cada cuidador o centro médico en el que has estado en un solo archivo que es de fácil acceso.[3]
- Si bien la ley federal te da derecho a acceder a la mayor parte de la información de salud del paciente (registros médicos, imágenes, resultados de pruebas, registros de facturas, etc.), algunos tipos de información están exentos. Por ejemplo, no tendrás derecho a acceder a notas de psicoterapia (es decir, notas tomadas por un profesional de salud mental durante una sesión de consejería) o a documentos compilados para usarse en un proceso civil o penal.[4]
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2Obtén copias de todos los documentos de tus expedientes médicos. Una vez que hayas notificado al cuidador de tus intenciones y que hayan organizado tu información médica, será momento de hacer copias de todo. Tu expediente médico personal debe incluir copias de todos los resultados de prueba o laboratorio, diagnósticos, informes de tratamiento, informes de radiología, notas de progreso, declaraciones de seguro y referencias de cada cuidador o centro médico que hayas visitado.[5] No esperes que el mismo cuidador haga una copia de tu archivo para ti. Es probable que su personal de apoyo sea el que lo haga.
- Si bien tendrás tu información médica, no tendrás los archivos, radiografías y documentos originales. Verás que tu información está ahí, pero no esperes salir con los originales. Solo tendrás derecho a tener copias de los originales.
- Tu cuidador o centro médico tiene el derecho legal de cobrarte un cargo de copiado, de modo que pregunta cuánto podría costarte. Pueden cobrarte por página o un cargo fijo por el servicio de copiado.
- Es probable que tengas que firmar un formulario de autorización en cada centro en el que solicites registros.
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3Organiza y pon tus copias impresas en una carpeta. Una vez que hayas copiado tus expedientes médicos originales, sepáralos haciendo una pila por cada proveedor médico. Después ordena los registros de cada proveedor desde tu primera visita hasta la más reciente, en orden cronológico. Este tipo de organización hará que encontrar información sea rápido y fácil. Perfora agujeros en tus registros médicos en el margen izquierdo usando un perforador de tres agujeros y colócalos en una carpeta de tres anillos o en un cuaderno con anillado (tal vez con divisores para cada familiar o incluso una carpeta para cada uno).
- Utiliza divisores de índice de colores diferentes a fin de organizar tus registros médicos por proveedor médico o centro médico. Además de clasificar con colores, organiza diversos médicos en orden alfabético dentro de la carpeta.
- Considera reforzar los agujeros de tus documentos copiados, en especial si tus cuidadores o tú revisan la carpeta con frecuencia.
- Ten en cuenta que cualquier documento relacionado con pagos o reclamos de seguro debe conservarse hasta por cinco años. Sin embargo, si están relacionados con tus declaraciones de impuestos, consérvalos durante al menos siete años.
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4Crea una tabla de contenido. Utiliza un programa de procesamiento de textos en tu computadora a fin de escribir una tabla de contenido para tus registros médicos personales. La página de la tabla de contenido debe describir los proveedores clasificados con colores que has visto y que están enumerados de forma cronológica o alfabética. Así será mucho más fácil que los profesionales de la salud que estén ocupados la revisen.[6] Imprime la tabla de contenido en un pedazo de papel más grueso de modo que sea más resistente a las roturas o al desgaste.
- Utiliza una fuente grande y legible para la página de contenido; sin embargo, no debe ser muy elegante o artístico (recuerda que no estás haciendo un libro de recuerdos).
- Si es necesario, visita la página web de la empresa que fabricó los divisores de índice para conseguir ayuda en la elaboración de una tabla de contenido impresa.
- Utiliza la tabla de contenido en blanco que podría haber estado incluida con los divisores de índice que compraste para tu carpeta.
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5Mantén seguro tu carpeta o cuaderno. Una vez que tengas organizadas todas las copias físicas de tus registros médicos en una carpeta resistente de tres agujeros o en un cuaderno anillado, guárdalo en una estantería estable o en un archivador cerrado con llave en casa, lejos del alcance de los niños y mascotas. Tener tus registros médicos en casa te permitirá leerlos y entenderlos en tu tiempo libre, lo cual puede ayudarte a sentirte más en control de tu salud y a elegir mejor tus terapias.[7]
- Para mayor seguridad, considera guardar tu carpeta de copias físicas en una caja fuerte o caja de seguridad a prueba de fuego.
- Puede ser más conveniente tener a la mano tus copias físicas y cerca del lugar en que está tu escritorio y computadora. Luego te podrás enfocar en asegurar las copias digitales (ver abajo).
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Parte 2
Parte 2 de 2:Hacer una copia electrónica
Parte 2
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1Escanea tus registros médicos en tu computadora. Una vez que tengas todas las copias físicas de tu registro médico, también deberás escanearlas y tener copias electrónicas.[8] Tener una copia digital de tus registros médicos te protegerá en caso de que tus copias en papel se dañen o se pierdan. Esto es de especial preocupación para las personas que viven en zonas que tienen alto riesgo de inundaciones, tornados, terremotos y otros desastres naturales.
- La mayoría de las impresoras tienen la capacidad de escanear documentos, de modo que normalmente no necesitarás ningún otro equipo.
- Una vez que escanees las copias físicas en tu computadora, crea una carpeta “Registros médicos” y luego unas subcarpetas por cada proveedor médico. Coloca los archivos escaneados en las carpetas correspondientes.
- Como alternativa, puedes ingresar los datos de tus copias físicas en tu computadora a mano (al tipearlos); sin embargo, te tomará mucho más tiempo al tener también que escanearlas.
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2Compra un programa informático específico para registros médicos personales. Si tienes un programa de procesamiento de textos con el que estás familiarizado, eso es genial; sin embargo, date cuenta de que también hay un programa diseñado de forma específica para organizar registros médicos personales. Todavía tendrás que escanear los documentos físicos, pero el programa especial hará prácticamente toda la organización por ti.
- El costo del nuevo programa por lo general oscila entre $25 a $75 y también podría incluir algún tipo de soporte técnico en línea.
- Busca en línea el programa que mejor se adapte a tu presupuesto y nivel de experiencia informática. Es posible que algunas compañías ofrezcan pruebas gratuitas por periodos de tiempo limitados.
- Independientemente de cómo estén organizados tus archivos en tu computadora, debes hacer una copia de seguridad en un disco compacto físico, disco duro externo o memoria USB portátil.
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3Revisa los registros médicos en línea. Algunos proveedores de atención médica, hospitales y planes de seguros ofrecen registros en línea a los que puedes acceder de forma remota.[9] En otras palabras, colocan tus registros médicos en línea (con tu permiso y en una base de datos segura) para que puedas acceder a ellos de forma conveniente desde tu computadora en casa o incluso desde tu teléfono. Si ese es el caso con tus cuidadores, entonces eso podría ahorrarte el tiempo y la molestia de escanear tus copias físicas.
- Es posible que necesites programas o aplicaciones especiales para acceder y navegar por tus registros médicos en línea. Pídele recomendaciones a tu cuidador principal (o a su personal).
- Si te preocupa la seguridad de tu información personal en línea, puedes solicitar que tu proveedor de atención médica o centro médico no almacene ninguno de tus archivos en línea.
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4Guarda tus registros médicos en línea. Otra opción electrónica es almacenar tus registros médicos personales en una página segura de Internet de terceros (o en la “nube”) una vez que hayas escaneado los documentos en tu computadora. De hecho, tu plan de seguro de salud, cuidador principal u hospital puede tener una que puedas utilizar de forma gratuita. Asimismo, una cantidad de empresas basadas en Internet ofrecen espacio de almacenamiento digital para tus registros médicos personales en línea, así como el uso de sus herramientas de eHealth, ya sea gratis o por un cargo.
- Con tu permiso, tus familiares y cuidadores podrán acceder a tus registros médicos personales que estén almacenados en línea, lo cual eliminará la necesidad de llevar tus copias físicas en una carpeta.
- Si utilizas alguna herramienta en línea, asegúrate de que esté protegida con una contraseña.
- Asegúrate de registrar la información de inicio de sesión y las contraseñas de todo sitio de Internet que almacene tus registros médicos.
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Consejos
- Un registro médico personal que está completo y que sea preciso brindará a los nuevos médicos la información que necesitan para brindarte el mejor cuidado posible.
- Empieza a mantener un registro tan pronto como sea posible. Cada vez que visites a tu médico o que visites un hospital, clínica o laboratorio, conserva un registro de ello. Así te ahorrarás el tiempo y esfuerzo de tener que recopilar más adelante toda tu información médica.
- Ten en cuenta que las leyes de registro médico varían según tu ubicación. Revisa las leyes y regulaciones de tu país, estado o municipalidad.
- Un registro médico personal puede ayudarte a manejar mejor los reclamos de seguro de salud, por invalidez y seguro de vida, así como los reclamos de impuestos.[10]
- Sé específico sobre los registros médicos que desees para tu archivo personal. De lo contrario, la oficina de tu doctor podría copiar cada documento en tu archivo y cobrarte por todo.
- Considera guardar copias de tus registros médicos escaneados en una memoria USB portátil o disco duro externo y guardarlo en una caja a prueba de fuego.
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Referencias
- ↑ http://www.hopkinsmedicine.org/health/healthy_aging/caregiver_resources/medical-records-getting-organized
- ↑ http://www.cancer.net/navigating-cancer-care/managing-your-care/keeping-personal-medical-record
- ↑ http://www.cancer.net/navigating-cancer-care/managing-your-care/keeping-personal-medical-record
- ↑ https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/privacy/guidance/access/
- ↑ http://www.cancer.net/navigating-cancer-care/managing-your-care/keeping-personal-medical-record
- ↑ http://www.cancer.net/navigating-cancer-care/managing-your-care/keeping-personal-medical-record
- ↑ http://www.cancer.net/navigating-cancer-care/managing-your-care/keeping-personal-medical-record
- ↑ http://www.cancer.net/navigating-cancer-care/managing-your-care/keeping-personal-medical-record
- ↑ http://www.hopkinsmedicine.org/health/healthy_aging/caregiver_resources/medical-records-getting-organized
Acerca de este wikiHow
Sarah Gehrke, RN, MS
Enfermera registrada
Este artículo fue coescrito por Sarah Gehrke, RN, MS. Sarah Gehrke es enfermera registrada y terapeuta de masajes licenciada en Texas. Sarah tiene más de 10 años de experiencia enseñando y practicando flebotomía y terapia intravenosa (IV) utilizando apoyo físico, psicológico y emocional. Recibió su licencia de Terapeuta de Masajes en el Instituto de Terapia de Masajes de Amarillo en 2008 y un master en Ciencias de Enfermería en la universidad de Phoenix en 2013. Este artículo ha sido visto 6994 veces.
Categorías: Servicios de salud
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