Cómo pedir tiempo libre en el trabajo por correo electrónico

Coescrito por Archana Ramamoorthy, MS

Pedir tiempo libre en el trabajo puede ser intimidante e incómodo, pero suele ser necesario. Si planificas tu tiempo fuera del trabajo de forma que cause los mínimos problemas a tu empresa, tendrás una mejor opción de conseguir esos días libres. Cuando te sientes a escribir tu petición por correo electrónico, sé directo, amable, y ofrece una buena explicación de por qué quieres ese tiempo libre. Tanto si te vas a ir de vacaciones o a atender unos asuntos personales, puedes pedir ese tiempo libre con optimismo si eres correcto y preciso sobre cómo tu ausencia afectará a tu lugar de trabajo

Parte 1

Parte 1 de 2:
Programar la solicitud

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Comprueba las políticas de tu empresa para solicitar tiempo libre. Echa un vistazo al manual del empleado o pregunta a un supervisor qué política de vacaciones se aplica en tu lugar de trabajo. Averigua cuántos días tienes disponibles, cómo y cuándo se acumulan, y si tienes derecho a un permiso retribuido.^{[1]
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- La antigüedad también afectará a cuántos días podrás librar y cuándo podrás pedir un permiso.
- En caso de que seas un empleado nuevo, comprueba que ya tengas derecho a un permiso. Quizá sea complicado pedir días libres cuando seas un empleado nuevo, y es posible que tu supervisor no esté de acuerdo.
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Planea los días libre para un momento que sea conveniente. Será más fácil pedir un permiso si no estás participando en un proyecto en curso, o si no hay plazos inmediatos. En caso de que la empresa tenga determinados periodos del año donde haya mucho trabajo, evita pedir días libres durante ese periodo de tiempo.^{[2]
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- Si necesitas tiempo libre durante un periodo de mucho trabajo debido a una emergencia imprevista o a un inconveniente, proporciona una explicación convincente para la solicitud.
- En caso de que sea posible, pregunta si alguien más piensa pedir días libres aproximadamente en las fechas que tu quieres. Si tu puesto de trabajo está corto de personal, será más difícil para tu supervisor concederte la solicitud.^{[3]
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  Fuente de investigación}
- En caso de que se acepte tu solicitud de tiempo libre, recuerda a tus compañeros que no acudirás al trabajo aproximadamente una semana antes de que tomes tus días libres.
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Presenta la solicitud al menos con dos semanas de antelación. Deberás solicitar los días de tiempo libre por lo menos dos semanas antes de la fecha en la que quieras iniciar el permiso. Normalmente, cuanto mayor sea la antelación con la que proporciones la petición, más probabilidades tendrás de conseguir los días libres. Hacer saber a tu supervisor que vas a tomarte un permiso de varias semanas, o incluso de un mes, antes de marcharte permitirá a tu empresa prepararse para tu ausencia.^{[4]
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- Cuanto más largo quieras que sea el permiso, mayor deberá ser la anticipación de la petición. Solicitar unos pocos días libres con dos semanas de antelación será suficiente. En caso de que vayas a dejar tu puesto de trabajo durante una semana o más, trata de que tu jefe lo sepa al menos un mes antes de que te marches.
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Completa todo el trabajo que puedas antes de marcharte. Si hay tareas y responsabilidades que debas afrontar durante el tiempo que solicites de permiso, completa todas las que puedas antes de marcharte. Asegurarles a tus compañeros que tu ausencia no los sobrecargará será muy bien recibido y hará que el supervisor acceda más fácilmente a la petición.^{[5]
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- En caso de que tengas responsabilidades laborales que no puedas terminar antes de marcharte, llega a acuerdos con tus compañeros para que las hagan por ti. Asegúrate de que entiendan completamente las tareas que necesitas que lleven a cabo. Ofrece tu información de contacto por si acaso necesitan tu ayuda.

Parte 2

Parte 2 de 2:
Escribir el correo electrónico

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Pon tu solicitud en la línea del asunto del correo electrónico. El supervisor deberá comprender inmediatamente tu solicitud incluso antes de abrir el correo electrónico. Expón específicamente que vas a pedir tiempo libre, e indica las fechas que quieres solicitar en la línea de asunto.^{[6]
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- Por ejemplo, una línea de asunto podrá ser: "Solicitud de vacaciones de Patricia Vázquez desde el 10-10-2020 hasta el 25-10-2020".
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Empieza el mensaje con un saludo cordial. Dirígete al supervisor directamente por el nombre e incluye un saludo. Quizás parezca innecesario o una cosa sin importancia, pero establecerá un tono amable y hará que el correo electrónico parezca más profesional.^{[7]
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Fuente confiable
Harvard Business Review
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- No será necesario que el saludo sea algo rebuscado. Decir algo tan sencillo como "Hola María", "Buenos días David" o "Saludos Álvaro" quedará perfecto.
- Ten en cuenta los cargos del supervisor y su preferencia por cómo quiera que se dirijan a él. En caso de que en tu lugar de trabajo suela utilizarse el apellido en las comunicaciones, usar el nombre propio de tu supervisor en un correo electrónico podrá parecer irrespetuoso. Del mismo modo, si tu supervisor usa un prefijo de grado (como doctor, profesor, juez, etc.) deberás usarlo en tu saludo.
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Especifica las fechas de los días libres. Aunque ya hayas expuesto las fechas que quieras para los días libres en la línea del asunto del correo electrónico, deberás exponerlas de nuevo en la primera línea del mensaje. Escribe esta información en forma de petición.
- Por ejemplo, podrás escribir: "Quiero pedir unos días libres desde el miércoles 10 de octubre al jueves 25 de octubre".
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Explica por qué quieres los días libres. Inmediatamente después de escribir las fechas que quieras librar, expón la razón por la que hagas la petición. Deberás ser honesto sobre el motivo, incluso aunque creas que la razón no obtendrá una respuesta positiva. Podrá haber serias repercusiones en caso de que mientas sobre por qué necesitas días libres, y hará que sea mucho más difícil pedirlos en el futuro.^{[8]
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Fuente confiable
Harvard Business Review
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- Por ejemplo, podrás escribir: "Quiero pedir estos días porque mi familia se va de vacaciones a Hawái".
- Si vas a pedir tiempo libre debido a una emergencia o a un acontecimiento inesperado, asegúrate de poner énfasis sobre este aspecto en tu explicación. Las cosas como funerales, problemas médicos, o incluso bodas inesperadas son algunos ejemplos de acontecimientos inesperados que podrán hacer que el supervisor te conceda la petición en el último momento.
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Confírmale al supervisor que tienes un plan preparado durante tu ausencia. Haz saber a la empresa que has considerado atentamente cómo afectará tu ausencia al lugar de trabajo. En caso de que necesites llegar a acuerdos con alguien para que se encargue de tu trabajo o haya proyectos en curso y clientes que quizá necesiten tu atención durante tu tiempo libre, explica los detalles sobre cómo resolverás estos asuntos. Cuanto más trabajo y cuantos más inconvenientes le ahorres al supervisor, más cómodo se sentirá concediéndote los días libres.^{[9]
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Fuente confiable
Harvard Business Review
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- Por ejemplo, podrás escribir: "Me he asegurado de que mis responsabilidades estarán cubiertas durante mi ausencia. He llegado a un acuerdo con Carlos para que se encargue de mis clientes. Además, he completado todo el trabajo de oficina que debería hacer durante mi ausencia".
- Siempre es buena idea informar al supervisor de cómo podrá contactar contigo durante tu ausencia. En caso de que no puedas, o no quieras, dar un número de teléfono o una dirección de correo electrónico donde se pueda localizarte durante tu tiempo libre, deberás exponer esta información en la petición.
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Termina el mensaje con una nota positiva. En la última nota del mensaje deberás preguntar si la empresa está de acuerdo con la petición que has realizado. También deberás dar las gracias al supervisor antes de firmar con tu nombre. Hacerlo mantendrá el tono amable y profesional con el que hayas comenzado el saludo.
- Por ejemplo, la última parte del mensaje podrá ser: "¿Hay algún inconveniente? Muchas gracias, Patricia".

Consejo de especialista

Cómo sacar el máximo provecho a tu tiempo libre:

Establece una meta para ti mismo en términos de algo que quieras aprender o conseguir en los próximos 6 meses. Tener algo por lo que luchar te ayudará a mantenerte motivado el primer mes después de volver de unas vacaciones largas de trabajo.
Piensa en tu carrera durante tu tiempo de descanso. Pregúntate dónde quieras estar y si tu trabajo te ofrece actualmente lo que quieres. Después, baraja oportunidades dentro de tu trabajo que puedan ayudarte a acercarte a conseguir tus objetivos a largo plazo.
Si estás contento con tu lugar de trabajo, pero no con el cargo concreto que ostentas, considera hablar con tu jefe sobre un posible cambio a un cargo diferente en la empresa antes de volver.