Cómo planificar una fiesta de cumpleaños

Coescrito por Stefanie Chu-Leong

Planificar las fiestas de cumpleaños es divertido y estresante al mismo tiempo. Debes tener en cuenta muchos elementos de una buena fiesta y la responsabilidad de que la fiesta sea excelente recae sobre ti. Existen algunos pasos a prueba de fallos para planificar una fiesta de cumpleaños fantástica que haga que todos se involucren y se diviertan. ¡Asegúrate de divertirte en el proceso!

Parte 1

Parte 1 de 3:
Decide cuándo y dónde hacer la fiesta de cumpleaños

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Elige una fecha para la fiesta de cumpleaños. Si eliges la fecha cuanto antes, puedes empezar cuanto antes con la planificación de los demás elementos.
- Consulta con el cumpleañero para determinar un buen día para la fiesta. Revisa su horario y toma nota de los días festivos cercanos a la fecha. Ten en cuenta que muchas personas viajan para los días festivos.
- Es aconsejable organizar la fiesta para un fin de semana. La mayoría de la gente estará dispuesta y podrá asistir si se celebra un fin de semana, ya que muchas personas no tienen que trabajar los fines de semana.^{[1]
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Elige una hora para la fiesta. Las horas adecuadas pueden variar dependiendo para quién sea la fiesta y la edad de esa persona.
- Si vas a hacer una fiesta de cumpleaños para un niño, organízala para el final de la mañana o el inicio de la tarde. Esta hora es la más conveniente para las familias.
- Si vas a hacer una fiesta para un adulto, entonces puedes hacerla en la noche.
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Decide un presupuesto para la fiesta. Las fiestas pueden hacerte gastar fácilmente una gran cantidad de dinero, por lo que es importante que crees un presupuesto y te apegues al mismo.^{[2]
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- Crea un presupuesto general, es decir, el monto total que quieras gastar en la fiesta de cumpleaños. La mayoría de la gente cree que un presupuesto de $300 a $400 es razonable y muchos sienten que mantener los costos por debajo de los $150 es completamente factible.^{[3]
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- Analiza cada elemento de la fiesta (por ejemplo, las invitaciones, la comida, las bebidas, las decoraciones, el lugar) y decide cuánto deberías gastar en cada área.
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Crea una lista de invitados para la fiesta. Hay algunas razones para hacerlo.
- Una lista de invitados te ayudará a asegurarte de no olvidar a nadie al enviar las invitaciones.
- Te ayudará a decidir dónde celebrar la fiesta. Una lista de 12 invitados significa que podrías celebrar la fiesta en la casa de alguien si quisieras hacerlo, pero una lista de 50 invitados probablemente indicará que deba celebrarse en otro lugar.
- Esto eliminará el riesgo de que aparezcan en la fiesta las personas que el cumpleañero no quiera que asistan.
- Tener un número de invitados te permitirá determinar cuánta comida y bebida debes ofrecer, si las vas a hacer tú mismo o si solicitarás un servicio de banquetes.
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Considera dónde celebrar la fiesta. Esto implica conocer al cumpleañero.
- Ten en cuenta lo que quiere el cumpleañero. Si quiere una fiesta más elaborada, planifícala en un lugar que lo permita. Si prefiere las reuniones pequeñas con los amigos cercanos, intenta planificar algo así.
- Tendrás que decidir si quieres hacer la fiesta en tu casa o en la casa de otra persona para evitar los gastos del lugar.
- Piensa en hacer una reservación en un restaurante si la fiesta será de un tamaño razonable. La mayoría de los restaurantes tienen capacidad para unas 25 personas.
- Otra idea es celebrar la fiesta en un salón de fiestas o de banquetes. Será una opción más cara, pero puede tener capacidad para más personas.
- Piensa en la lista de invitados y ten en cuenta si es necesario realizar adaptaciones. Asegúrate de que tu elección complazca a las personas que necesitan ciertas adaptaciones, como sillas de ruedas.
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Planifica los detalles de la fiesta

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Decide si la fiesta debe tener un tema. Las fiestas temáticas de cumpleaños pueden ser muy divertidas, pero también pueden llegar a ser más costosas si consideras comprar todo lo necesario para que coincida con el tema.^{[4]
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- Evalúa los pros y los contras de celebrar una fiesta temática teniendo en cuenta al cumpleañero. ¿Le gustaría una fiesta temática de cumpleaños?
- Ten en cuenta si se trata de una fiesta de niños o una fiesta de adultos. Elige un tema adecuado a la edad, si decides hacerlo. Por ejemplo, los temas adecuados para los niños se basan en los programas de televisión o películas para niños, circo, cine, libros infantiles o carnaval. Por otro lado, los temas adecuados para los adultos pueden ser un evento en blanco y negro, un casino, una década o una película o programa de televisión para adultos.
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Compra y envía las invitaciones. Una vez que hayas decidido los detalles anteriores, es el momento de enviar las invitaciones a los invitados de la lista.
- Lo mejor es enviar las invitaciones aproximadamente 3 o 4 semanas antes de la fiesta para darle a la gente el tiempo suficiente para planificar. Asegúrate de incluir en la invitación el acrónimo RSVP (que quiere decir "Responda por favor").
- Si envías las invitaciones después de haber decidido los detalles anteriores, te asegurarás de haber comprobado la lista de invitados y de haber decidido si hacer la fiesta temática, lo que te dará más organización.
- Asegúrate de acercarte a algunos de los invitados para pedirles ayuda. Pueden ayudarte a instalar, limpiar, ofrecer alimentos, decorar y más. ¡No es necesario que hagas todo tú solo!^{[5]
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Crea un plan para la comida y las bebidas. Dependiendo de lo que hayas decidido para la fiesta, tienes diferentes opciones para estos aspectos.
- Decide qué tipo de comida será la mejor para la fiesta. Si eliges un tema, asegúrate de que la comida combine con ese tema.
- Debes tener en cuenta si alguno de los invitados tiene alergias a los alimentos. De ser así, asegúrate de ofrecer opciones que sean seguras para que puedan comer o invítalos a llevar su propia comida.
- Sé realista sobre la cantidad de comida y bebidas que ofrecerás dependiendo de la duración de la fiesta. Para una fiesta que durará una hora o dos, podrías necesitar solamente refrescos y postres de cumpleaños, mientras que para una fiesta que durará varias horas, necesitarás más de una comida.^{[6]
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- Asegúrate de planificar la cantidad suficiente de comida y bebidas para atender a todos los invitados. Es mejor que haya demasiada comida y no muy poca.
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Ten en cuenta tus obligaciones de ofrecer la comida y las bebidas. Es posible que seas o no el responsable de ofrecer estas cosas, dependiendo del lugar donde decidas celebrar la fiesta.
- Si celebras la fiesta en tu casa o en la de otra persona, decide si cocinarás todo tú mismo. Si no, acércate a los demás y pídeles que te ayuden a llevar la comida y las bebidas. ¡Una fiesta “de traje” es una idea excelente!
- Si la fiesta se celebrará en un restaurante, no necesitas planificar en esta área, ¡ya que el restaurante se encargará de eso!
- Si la fiesta se celebrará en un salón de fiestas o de banquetes, debes consultar con el personal acerca de las opciones del servicio de banquetes. Averigua si puedes llevar la comida, si ellos ofrecerán la comida o si tienen algunos vendedores particulares que ofrecen el servicio para las fiestas.
- Decide si debes ofrecer bebidas alcohólicas, si es una fiesta de cumpleaños para adultos. Por ejemplo: si el cumpleañero no bebe y tiene muchos amigos y familiares que no beben, las bebidas alcohólicas serían innecesarias.^{[7]
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Reúne las decoraciones para la fiesta. ¡Esta es una de las partes más agradables de la planificación!
- Si decidiste un tema para la fiesta, será fácil, ya que simplemente debes comprar las decoraciones que coincidan con el tema.
- Si no decidiste un tema, piensa en lo que querría el cumpleañero. ¿Le gusta tener una gran cantidad de decoraciones, como globos, serpentinas y confeti? ¿O es una persona más tranquila a quien no le interesan las decoraciones? Compra las decoraciones con base en eso.
- Las decoraciones no son tan importantes para la fiestas de cumpleaños de adultos, pero sí son muy importantes para las fiestas de cumpleaños de niños. Los niños son imaginativos, por lo que incluso los artículos del hogar pueden contribuir con la decoración si quieres ahorrar dinero en esta área.^{[8]
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Elige las opciones de entretenimiento para la fiesta de cumpleaños. Esto podría implicar diferentes tipos de entretenimiento.
- Para una fiesta de cumpleaños de niños, existen muchas opciones. Los juegos son excelentes, pero suelen requerir suministros, así que ten eso en cuenta. Podrías tener un momento para contar una historia, si combina con el tema. Otra idea es poner un poco de música. También puedes contratar a un artista, como un payaso, un mago o un científico, si está en tu presupuesto.^{[9]
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- Una fiesta de adultos también puede incluir algunos juegos fácilmente. También sería útil poner un poco de música de fondo, ya sea con un disc jockey (pinchadiscos) o por medio de una instalación hecha en casa con una computadora o un teléfono inteligente y unos altavoces. Si la fiesta va a ser fuera de la ciudad, el entretenimiento podría ser una banda en vivo o una actividad, como un espectáculo de comedia por ejemplo.
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Elige el postre. Para muchas fiestas de cumpleaños, ¡esta es la parte más importante!
- La mayoría de las veces, el cumpleañero querrá un pastel, sobre todo si es un niño. Decide si vas a hacer el pastel tú mismo o lo vas comprar en una pastelería.
- Debes saber qué tipo de pastel le gusta al cumpleañero y debes tener en consideración cualquier alergia a los alimentos que puedan tener los invitados. Ten un postre alternativo listo por si no pueden comer el pastel.
- Si el cumpleañero no quiere un pastel, ¡dale lo que quiera! Los cupcakes, los brownies, las tartas, las galletas y los helados son sustituciones perfectamente aceptables del pastel de cumpleaños.
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Crea un plan de respaldo en caso de que el clima no sea favorable, sobre todo si la fiesta es en el exterior. Prepara una ubicación alternativa y un sistema para notificarles a los invitados si fuera necesario.

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Parte 3

Parte 3 de 3:
Alístate para la fiesta

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Organiza a las personas que te ayudarán a instalar los elementos de la fiesta ese día. Para esto les pediste ayuda, ¡así que asegúrate de que estén ahí para ayudarte!
- Coloca las decoraciones y la comida, si fuera necesario.
- Si vas a llevar la comida al lugar de la fiesta, asegúrate de llevarla a tiempo.
- Tómate el tiempo suficiente para preparar todo. La prisa solo causará errores.
- Ten todo lo que necesitas en un solo lugar o pídeles a tus ayudantes que se encarguen de los suministros que proporcionarán. Debes saber dónde está todo para agilizar el proceso.
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Debes tener un plan para mantener la comida caliente o fría, dependiendo de la necesidad.
- Si habrá un servicio de banquetes o la comida la ofrecerá el restaurante, entonces ellos se encargarán de eso.
- Si vas a ofrecer la comida en tu casa o en la casa de otra persona, ten cuidado de no sacar la comida demasiado pronto. Los alimentos pueden arruinarse si no se mantienen en el calor o en el frío.
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Notifícales a tus invitados si tienes que mover la fiesta a una ubicación de respaldo. Si planificaste una fiesta al aire libre, pero el clima no es favorable, los invitados deben saber a dónde ir.
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Prepárate para los contratiempos, porque ocurrirán. Tómalos con calma y haz lo mejor que puedas.
- Prepara un área específica para tranquilizarse, en caso de que un niño se moleste durante la fiesta. Es mejor que esté lejos del resto de los invitados.
- Prepara un botiquín de primeros auxilios y cualquier otra cosa que pienses que podría ser necesaria en caso de que alguien se lastime durante la fiesta.
- Si tienes mascotas, mantenlas protegidas y lejos de los invitados durante la fiesta. A menos que tus mascotas estén muy bien educadas y entrenadas, podría surgir algún problema, desde que alguien les tenga miedo a las mascotas hasta que puedan perderse.
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Consejos

¡No tengas miedo de pedir ayuda!
¡Diviértete mientras planificas! Después de todo, vas a planificar una fiesta, así que asegúrate de disfrutar el proceso.

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Advertencias

Ten muy en cuenta cualquier posible alergia a los alimentos. Las reacciones de la gente con las alergias a los alimentos varían, pero pueden ser muy graves y requerir atención médica de emergencia.

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