Cómo planificar y organizar una gira para tu banda

Asegúrate de haber escrito al menos un álbum musical. No sólo un par de canciones, sino un álbum completo: necesitarás muchos temas para tus conciertos.  Debes contar con material suficiente para hacer presentaciones de al menos 45 minutos, más un par de temas adicionales para usarlos si el público te pide otra canción después de despedirte (sí, no está garantizado que todo saldrá bien y te pedirán “encore”, pero hay que pensar positivo).

Ahorra dinero durante varios meses antes de empezar la gira. Cada integrante deberá tener dinero suficiente para su comida y gastos personales, además de que la banda deberá tener recursos iniciales para comenzar su aventura: dinero para la gasolina que consuma la camioneta, dinero de reserva para averías en el transporte o los instrumentos, además de dinero para emergencias médicas por si algún miembro de la agrupación se enfermara. Es mejor prepararte con más de lo que crees llegar a necesitar.

Consigue una camioneta, o un carro con buen motor y un pequeño remolque detrás. Necesitas el espacio extra para guardar todo el equipo y los instrumentos; una camioneta para 12 o 15 personas -estilo “Van”- funciona mejor (por ejemplo, una Chevy Express 3500) porque es lo suficientemente espaciosa pero no consume demasiada gasolina. Junto con el transporte debes tener en cuenta contratar algún tipo de seguro para tener asistencia en caso de accidente mientras viajas, así como mantener el vehículo en buen estado, afinándolo especialmente antes de salir a giras largas.

Encuentra un ruta o plan de locaciones para la gira: decide en qué ciudades te gustaría tocar y cuáles días. Intenta hacer una ruta que tenga sentido: si planeas regresar a cierta ciudad, planea el recorrido en un círculo para que vayas tocando por muchas ciudades en un camino hacia adelante, en lugar de avanzar y retroceder para volver a lugares que ya habías visitado. Lo mejor es agendar un nuevo concierto con 24 horas de separación respecto al anterior, en ciudades que no se encuentren a más de 200 km de distancia entre sí.

Busca contactos en las ciudades en las que aspiras a tocar. Las mejores personas para contactar son integrantes de bandas locales y representantes de establecimientos donde suelan presentarse agrupaciones musicales. Envía a los establecimientos o a las bandas un mensaje por anticipado diciéndoles que revisen el trabajo de tu banda, y les avisen si es viable que tengan una presentación conjunta o en solitario en algún local de la ciudad. No siempre tendrás éxito en tu petición, o no te ofrecerán la oportunidad en los días en que lo tenías planeado, así que debes estar dispuesto a cambiar de ruta y planes según las circunstancias.

• Intenta no tocar en una ciudad durante una noche en que una banda muy importante también se estará presentando (si intentas hacer un concierto de tributo a The Beatles en la misma noche en que Paul McCartney toca en la ciudad, nadie va a querer ir a verte).
• Si estás buscando tocar en cierta ciudad en una noche en la que ya está agendada otra presentación musical de tu mismo género, intenta pedir que te den un lugar en esa presentación en lugar de organizar un show distinto: si estás empezando y nadie te conoce en la ciudad, es poco probable que muchas personas vayan a ver a tu banda, mientras que actuando como teloneros de otra banda más reconocida en la localidad, lograrás que más gente te conozca.

Escribe un contrato para tus promotores y los eventos en que contrate a la banda. No necesitas pagarle a un abogado para que lo redacte, sólo usa tu sentido común. Incluye un formulario para anotar la dirección del edificio o local donde estarán tocando, el número de teléfono de contacto, la hora en la que puedan descargar el equipo, el horario de la prueba de sonido, la hora que empieza su presentación, y los detalles del pago. Esto funciona tanto para impedir que alguien incumpla un acuerdo que ofrezca a la banda para tocar, como para llevar con ustedes a todas partes y recordar exactamente el itinerario que debe seguir según las presentaciones que tienen contratadas.

• Envía estos contratos desde el correo electrónico oficial de la banda, o por correo postal si es posible, a todos los promotores y administradores d establecimientos con los que hayas llegado a un acuerdo para tocar. Pídeles que completen el formulario con la información detallada del evento, que pongan su firma aceptando el pago acordado, y les envíen los papeles de regreso.
• Las probabilidades indican que en tus primeras experiencias te toparás con presentaciones que se cancelan de última hora, promotores a los que se les "olvidará" pagar a la banda, y otras jugadas por el estilo. No debes desalentarte: es casi imposible para cualquier banda que empieza a hacerse un nombre evitar estas situaciones negativas; recuerda que por eso es bueno prepararse llevando dinero extra y redactando el contrato para reducir las posibilidades de que un promotor quiera engañarlos.

Manda a hacer discos y mercancía alusiva a tu banda. Aunque su álbum no sea de larga duración, pueden grabar un demo con varias canciones y mandarlo a producción en pequeña escala, haciendo copias con su portada bien impresa. Si tu banda le agrada a las personas, pero no tienen manera de adquirir un CD con su música, es poco probable que los recuerden; incluye en el disco el nombre del sitio web de la banda entre otros datos de contacto. Si tienes un poco de dinero extra, manda a hacer camisetas con el logo o la imagen distintiva de la banda; empieza con artículos muy sencillos y económicos porque no hay mucha gente que buscará comprar mercancía de una banda a la que recién conocen, pero lleva unos cuantos modelos diferentes de estampado para los fans que se sientan inclinados a comprar una camiseta a bajo precio. Es una forma de ganar un poco de dinero, además de que al usarlas les estarán dando publicidad gratuita.

Haz un volante promocional para cada uno de los eventos en que vayas a presentarte. En ciertos casos, puede que el promotor o el administrador del local se encargue de preparar el volante y simplemente enviarte una copia. Aunque sea así, asegúrate de subirla a tu página web y tus perfiles de Facebook y MySpace para que más gente esté enterada: si tienes varias presentaciones agendadas, puedes subir un póster colectivo para informar a tus fans del calendario de tus próximos shows.

Asegúrate de que todos los miembros de la banda tienen su equipo e instrumentos en buen estado. Cuerdas nuevas para las guitarras suelen ser necesarias antes de una gira larga, y recuerda llevar bastantes plumillas de repuesto. Asegúrate de que todo esté guardado en tu camioneta o remolque de la manera más ordenada posible para evitar que algo se rompa. Asegúrate de nos salir de casa hasta tener cada cable y pieza del equipo en buen estado: nada puede verse menos profesional que estar pidiendo prestado un amplificador o un afinador cada vez que llegues auna presentación.

Escribe un inventario de todos y cada uno de los artículos que subes a la camioneta al comienzo de la gira, y haz varias copias para tener siempre una lista a la mano y poder comprobar que no están olvidando empacar nada antes de despedirse de la ciudad: es más que probable que después de las emociones del día, la cerveza y el cansancio su mente no esté tan clara como para recordar todas sus pertenencias sin ayuda del inventario.

Cada integrante de la banda debe traer tan poco equipaje como sea posible, dos como máximo. En una puedes tener tus pertenencias personales y artículos de limpieza (libros, iPod, pasta de dientes), mientras que en una segunda puedes tener un par de cambios de ropa para guardar en la camioneta. Dale prioridad a llevar muchos juegos de ropa interior: los pantalones y las chaquetas pueden usarse varias veces en el escenario, mientras lo que traes puesto debajo esté muy limpio. Si tocas en ciudades diferentes, nadie se ve a dar cuenta de que usaron el mismo vestuario dos noches seguidas. Recuerda que cuando los pantalones y las chaquetas terminen empapados en sudor, es inevitable llevarlos a la lavandería más cercana junto con tu carga habitual de ropa interior para lavar.