Cómo responder a un correo electrónico que solicita la confirmación de asistencia a un evento social

Con el aumento de la popularidad de los correos electrónicos como una alternativa a los servicios de correo tradicionales, las invitaciones a eventos sociales por medio del primer medio son increíblemente populares para matrimonios, cumpleaños, reuniones vacacionales y más. Hoy en día, los organizadores de eventos confían mucho más en los correos electrónicos que solicitan confirmación de asistencia (lo que se conoce como RSVP, el cual deriva de la expresión francesa conocida en español como Responda por favor) mucho más que antes. Sin embargo, debido a que los correos electrónicos que solicitan respuesta son tan nuevos, muchas personas no comprenden cómo responder apropiadamente a estos. Afortunadamente, al saber cómo y cuándo responder, saber cómo elaborar una respuesta y verificar la recepción de la invitación, estarás en mejor posición para responder un correo electrónico RSVP.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Decidir cómo y cuándo responder

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Analiza si realmente irás al evento. El primer paso y decisión será determinar si realmente irás. Debes reflexionar si asistirás al evento tan pronto como recibas la invitación por correo electrónico RSVP.
- Ten en cuenta el lugar donde se realizará el evento y si tendrás que viajar. Por ejemplo, si alguien te invita a un matrimonio fuera de la ciudad, tal vez necesites comprar un boleto de avión para llegar allí. Esto puede resultar costoso.
- Planifica para que estés seguro de que no tienes ningún otro evento ese mismo día y a esa misma hora.
- Conversa con tu pareja y otros miembros de tu familia para asegurarte que estarán disponibles. Tal vez algunos familiares declinen y otros acepten.^{[1]
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Identifica el tipo de invitación. Los diferentes tipos de eventos requieren distintos tonos y niveles de formalidad. Por tanto, necesitarás pensar respecto al tipo de evento antes de responder a la invitación. Esto ayudará a asegurarse de que no se comete un error social.
- Si se trata de un evento social informal. Por ejemplo, ¿se trata de una invitación a una parrillada que un vecino realiza sin ningún motivo específico y envía una invitación por correo electrónico de manera informal? Este tipo de invitaciones tal vez ameriten un tono informal en tu respuesta y quizás tengas menos tiempo para responder.
- Si se trata de un evento social formal. Las invitaciones a matrimonios, fiestas de cumpleaños, Bar o Bat Mitzvahs requieren una respuesta con un tono formal, tal como se recibió la invitación.^{[2]
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Responde en un tiempo oportuno. Después de tomar una decisión y reflexionar sobre la invitación, deberás responder de forma oportuna. Finalmente, este es uno de los aspectos más importantes al responder un correo electrónico RSVP, debido a que debes dar a la persona la confirmación necesaria de si asistirás o no a la invitación.
- Lee la invitación para verificar que se “solicita una fecha para responder al correo electrónico RSVP”. Esta fecha no es una sugerencia. Asegúrate de responder dentro del plazo indicado.
- Responde tan pronto como sea posible. Si bien la persona que realiza la invitación puede otorgar uno o dos meses para responder, esto no quiere decir que debas tomar todo ese periodo. Por el contrario, debes responder tan pronto como tomes una decisión concreta respecto a si irás o no.^{[3]
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Elaborar una respuesta

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Completa el campo del asunto. Después de decidir cómo y cuándo responder, deberás preparar un borrador de la respuesta que darás. Comenzarás con el campo del asunto. Este debe incluir un mensaje de aceptación o rechazo a la invitación y reflejar el tono del evento.
- Para eventos formales, debes usar un tono formal. Por ejemplo, escribe “Roger y Ana no podrán asistir al banquete del 11 de mayo conforme a la invitación extendida”.
- Para eventos informales, tales como una parrillada en la casa de un vecino, puedes escribir “Imposible asistir a la parrillada el día 11”.^{[4]
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Dirige la respuesta. Dirigir la respuesta de forma apropiada es importante debido a que fija el tono de la misma. Además, al usar un saludo adecuado, darás a la persona que te invitó una idea de cómo lo ves.
- Elige un saludo que pueda incluir “Estimado”, “Para”, o “Mi buen amigo”.
- Un evento informal requiere un saludo simple a la persona que te envió el correo. Por ejemplo, “Estimados Juan y Marcela”.^{[5]
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Escribe el contenido del mensaje. El contenido es tal vez la parte más importante del correo electrónico RSVP. Este refleja el tono de la invitación y directamente responde a la misma. Algunos ejemplos de cómo aceptar o declinar una invitación incluyen:
- Un evento informal amerita una respuesta informal, tal como: “Tomás, realmente apreciamos la invitación a la parrillada, pero estaremos fuera de la ciudad ese día”.
- Un evento formal amerita un tono similar. Por ejemplo: “La familia Higginson acepta su invitación al matrimonio de José y Belinda el 5 de noviembre de 2019”. Otro ejemplo es: “Juan y Sara Appleby aceptan con alegría su invitación a la fiesta de quince años de Marta Rodriguez”.
- Una declinación formal a una invitación puede ser: “La familia Parker no será capaz de asistir al matrimonio de José y Belinda el 5 de noviembre de 2019”.^{[6]
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Firma y escribe tu nombre. Después de escribir el mensaje, deberás firmar el correo electrónico RSVP. Hacer esto es más que una simple formalidad, demuestra el tipo de relación que tienes con la persona que realiza la invitación. Esto también es una señal respecto a la impresión que tienes de esta persona.
- Elige un mensaje de despedida formal. Por ejemplo, puedes elegir un “Sinceramente tuyo”, “Atentamente”, “Mis mejores deseos” o “Saludos cordiales”.
- Elige un mensaje de despedida informal, como “Se despide”, “Que estés bien”, “Saludos”, o “Sinceramente”.
- Elige un mensaje de cierre apropiado, ya sea que aceptes o rechaces la invitación. Por ejemplo, elige “Con mucho pesar” o “Gracias”.
- Firma con tu nombre después de la frase de cierre. Para eventos más informales, ten la libertad de firmar con tu primer nombre junto con el primer nombre de las personas que también invitaron. Para invitaciones más formales, firma con el primer nombre de todas las personas que invitaron y el apellido luego del nombre de la última persona. En algunas circunstancias, tales como aquellas en las cuales tienes mucha familiaridad con la persona que realizó la invitación, es posible firmar “La familia Sánchez”.^{[7]
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Lidiar con correos electrónicos automáticos y solución de problemas

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Haz clic en rechazar o aceptar, en caso el correo electrónico incluya un botón automatizado. Muchas personas que organizan eventos formales confían cada vez más en los servicios RSPV para enviar correos electrónicos. Si alguien usa un servicio similar para enviar correos electrónicos RSVP, este probablemente se generará por parte de un tercero. Además, probablemente tenga opciones con botones incluidos en el correo electrónico que permiten hacer clic para “aceptar” o “declinar” la invitación.
- No hay necesidad de enviar un correo electrónico de respuesta a la persona, si se recibe una de estas comunicaciones.
- Una vez que aceptes o rechaces la invitación, la respuesta se enviará al tercero que administra el correo y reenviado a la persona que organiza el evento.
- Los servicios de correo electrónico RSVP automatizados a menudo se emplean para eventos semiformales, como fiestas de cumpleaños, reuniones por el 4 de julio y otros similares.
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Haz clic en la opción de confirmación de entrega. Si te preocupa que reciban tu respuesta, tal vez quieras tomar en consideración hacer clic en el botón “confirmación de entrega” en la pantalla de correo electrónico. Al hacer clic en este, el servicio de correo electrónico generará una confirmación de entrega cuando la persona a la que respondes reciba o abra tu correo. De esta forma, sabrás que recibieron tu mensaje.
- El mensaje de confirmación de entrega puede ubicarse en diferentes lugares dependiendo del servicio de correo que utilices.
- Algunos servicios de correo electrónico tal vez no ofrezcan esta opción.
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Envía un correo electrónico de seguimiento en caso cambies de planes. En algunas ocasiones raras, tal vez tengas que cambiar la respuesta. En caso aceptes y no puedas asistir o, declines y de pronto tengas posibilidad de asistir, tendrás que contactar a la persona que te invitó para hacérselo saber.
- Si por accidente hiciste clic en el botón automatizado de aceptar en un correo electrónico RSVP, debes enviar un correo directamente a la persona para corregir el error.
- Si necesitas declinar una invitación que originalmente aceptaste, avísale. Por ejemplo, envía un mensaje bajo el asunto “Cambio mi RSVP” y escribe algo como “Debido a actividades imprevistas, Sara y yo no podremos asistir a su vigésima fiesta de aniversario el día 14. Lamentamos el cambio y esperamos verlos pronto”.
- Si tienes que aceptar una invitación que ya rechazaste, díselo a la persona. Por ejemplo, envíale un correo electrónico y coloca en el asunto “Cambio mi RSVP” y escribe “Me encantaría asistir al evento, si aún tienes disponibilidad de recibir más invitados”.
- Los cambios a las invitaciones RSVP deben hacerse tan pronto como sea posible. Los eventos informales tal vez pueden modificarse después de varios días; sin embargo, para eventos formales (como matrimonios) deben realizarse al menos con un mes de anticipación.^{[8]
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