Cómo utilizar una etiqueta apropiada para un correo electrónico de negocios

Si bien el uso de internet ha provocado una tendencia creciente de prácticas informales de comunicación, sigue siendo una buena idea seguir una etiqueta de correo electrónico de negocios adecuada al comunicarte con un colega con fines profesionales. Al igual que escribir una carta de negocios formal, tus correos electrónicos de negocios no deben tener términos de argot, abreviaturas de mensajes de texto y otras inserciones comunes usadas en correos informales o mensajes instantáneos. Al seguir algunos consejos y pautas, tus correos reflejarán tu profesionalismo y harán que tus credenciales deslumbren.

Método 1
Método 1 de 2:
Crear el correo electrónico

  1. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 1
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    Etiqueta los correos electrónicos con una línea de asunto profesional. La línea de asunto del correo debe ser clara y objetiva. Esta debe hacerle saber al destinatario el fin del correo. En lugar de decir "Necesitamos hablar," prueba decir "diálogo de X tema".[1]
    • El asunto debe tener entre seis y ocho palabras.[2]
    • Si vas a enviar el correo para una solicitud de empleo, incluye tu nombre y el puesto que vas a solicitar. Si vas a enviarle un correo a un compañero de trabajo, incluye el nombre del proyecto que contiene el correo.
  2. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 2
    2
    Ten una dirección de correo electrónico profesional. Si vas a usar tu dirección de correo electrónico personal para fines de negocios, la dirección del mismo debe comunicar tu nombre (por ejemplo, mary.smith@ o MichaelJones@). Las direcciones de correos electrónicos como sexymama@, pastelito@, o perroslover@ no son adecuados para correos de negocios. Si vas a trabajar para una compañía, siempre debes usar la dirección de correo del trabajo.[3]
  3. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 3
    3
    Usa un saludo formal. El correo electrónico siempre debe comenzar con un saludo profesional. "Hey" o "Qué pasa" no son saludos adecuados. "Hola" o "Buen día" son preferibles.[4] Si vas a incluir el nombre del destinatario en el saludo, no uses una versión abreviada de su nombre (por ejemplo, usa "William" en lugar de "Will").
    • Si alguien tiene un nombre neutral de género, como Chris Smith y no sabes si la persona es Señor, Señora, etc., es mejor que escribas "Un cordial saludo Chris Smith".
  4. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 4
    4
    Usa un lenguaje profesional. Debes usar español formal al escribir correos de negocios. Evita término de argot y coloquialismos en el correo electrónico. No deben usarse abreviaturas, emoticones y lenguaje de mensajes de texto (por ejemplo, jajaja).
    • El correo electrónico debe ser conciso. El destinatario no solo es una persona ocupada, sino que también puede que esté leyendo el correo en un dispositivo móvil. Un correo breve y objetivo es mucho más fácil de leer y responder que uno largo y confuso.
    • Trata de no abordar más de un tema en el correo. Los correos son formas breves de comunicación.[5] Si no puedes abordar un tema de forma breve, es posible que tengas que tomar el teléfono y llamar a la persona.
  5. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 5
    5
    Ten en cuenta el tono. Además de usar un lenguaje claro y conciso, debes leer el correo en voz alta para asegurarte de que este llegue como lo deseas. No quieres sonar hostil o brusco.[6]
    • Recuerda que el correo debe hablar por sí mismo. No estás presente en el lugar para transmitir el tono y la intención al lector. Los correos no vienen con lenguaje corporal ni expresiones faciales. Así también, el humor no se traduce muy bien en un correo.[7]
  6. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 6
    6
    Termina el correo adecuadamente. Es importante que termines el correo electrónico como terminarías cualquier otra conversación. Debes terminar el mismo al decir "Gracias," "Muchas gracias," o "Atentamente" seguido de tu nombre. Los correos también deben incluir una firma.[8]
    • La firma le permite al destinatario saber cómo comunicarse contigo. Debe incluir tu nombre, empresa, dirección, teléfono, dirección de correo electrónico y enlace al sitio web si tienes uno.
  7. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 7
    7
    Corrige antes de enviar. Debes leer el correo varias veces antes de enviarlo. No confíes en el corrector ortográfico. Las personas notarán errores gramaticales y palabras mal escritas o palabras faltantes.[9] Corregir es particularmente importante cuando te presentas por primera vez a través de un correo electrónico. Vas a querer causar una buena impresión y no ser juzgado por errores en el correo.
    • Al corregir debes preguntarte: "¿Está el mensaje claro y conciso?" "¿Incluí información innecesaria?" "¿Hay algo que pueda quitar?"[10]
    • También debes verificar que vas a enviar el correo electrónico al destinatario correcto. Puede ser muy vergonzoso enviar un correo a la persona equivocada.

Método 2
Método 2 de 2:
Corresponder a través de correo electrónico

  1. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 8
    1
    Determina cuándo usar Responder y Responder a todos. Cuando elijas "Responder", estás enviando el correo al remitente original. Cuando presiones "Responder a todos", estás enviando el correo a todos los destinatarios originales. Usa "Responder a todos" con moderación solo cuando sea absolutamente necesarios compartir la respuesta con todos los destinatarios originales.[11]
  2. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 9
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    Conoce la diferencia entre Bcc y Cc. Debes usar "Bcc" cuando la privacidad de los destinatarios del correo es importante. Es posible que sea útil en grupo de correos o listas de distribución grandes. Debes usar "Cc" cuando tengas que incluir a otras personas en la conversación y la privacidad no es un problema. "Cc" es útil cuando solo quieres informarle a alguien sobre lo que está sucediendo.[12]
    • Es muy importante que uses estas dos funciones adecuadamente. "Bcc" no debe usarse para transmitir secretamente información privada o para atrapar personas. Por ejemplo, no debes enviar un correo a tu compañero de trabajo sobre un error que cometieron y mandarlo con"Bcc" al supervisor.
  3. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 10
    3
    Determina cuándo una llamada telefónica puede ser mejor. Es posible que sea más rápido levantar el teléfono en lugar de enviar un sinnúmero de correos de un lado a otro. Puede que sea útil usar las tres reglas de correo electrónico. Si un problema no ha sido resuelto en tres correos, debes levantar el teléfono y llamar a la persona. Hay veces cuando el teléfono es más eficiente que intercambiar múltiples correos.[13]
    • Ten en cuenta que esta regla no está escrita en piedra. Debes ser discreto al decidir cuándo llamar por teléfono.
  4. Imagen titulada Use Proper Business Email Etiquette Step 11
    4
    Determina cuándo comenzar una nueva conversación. Si necesitas hablar sobre un tema diferente con el mismo destinatario, debes comenzar un nuevo correo electrónico. Esto facilitará el seguimiento de las conversaciones y evitará que parezcas perezoso.[14] Por ejemplo, si has estado enviándole correos a alguien sobre una próxima reunión, debes comenzar una nueva conversación si quieres discutir los resultados de un proyecto en el que se está trabajando.

Consejos

  • Trata de usar fuentes profesionales (por ejemplo, Times New Roman, Helvetica, etc.) cuando hagas correos de negocios. Trata de NO usar fuentes como Comic Sans, ya que hará ver poco profesional.
  • Al responderle a un grupo, ten cuidado de elegir el botón "Responder a todos". Esto hará que el correo electrónico llegue a todos en la lista original. Si tienes la intención de solo enviarlo a una o dos personas de la lista, elige solo esos destinatarios.
  • Sé cortés y responde los correos puntualmente. Si no puedes responder un correo electrónico dentro de 24 horas, al menos hazle saber a la persona que recibiste el correo y lo contactarás en breve.
  • Recuerda que el correo electrónico no es privado. Nunca debes poner algo en el correo que no quieras que el público sepa.

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Referencias

  1. ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
  2. ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-email-subject-line-2015-1
  3. ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-4?op=1
  4. ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-4?op=1
  5. ↑ http://www.coloradotech.edu/resources/blogs/october-2015/five-ways-to-improve-your-business-email-etiquette
  6. ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-4?op=1
  7. ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-4?op=1
  8. ↑ http://www.qcc.cuny.edu/business/theBusinessSociety/brochures/Business-Etiquette-124-13.pdf
  9. ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-4?op=1
  1. ↑ http://www.forbes.com/sites/dailymuse/2014/03/11/are-your-emails-too-long-hint-probably/2/
  2. ↑ http://www.pstcc.edu/itsc/_files/pdf/Email/EmailEtiquette.pdf
  3. ↑ http://www.pstcc.edu/itsc/_files/pdf/Email/EmailEtiquette.pdf
  4. ↑ http://www.coloradotech.edu/resources/blogs/october-2015/five-ways-to-improve-your-business-email-etiquette
  5. ↑ http://www.pstcc.edu/itsc/_files/pdf/Email/EmailEtiquette.pdf

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