Comment organiser une fête d’anniversaire pour une amie

Commencez à préparer l'évènement au moins trois mois à l'avance. Les plus grandes fêtes d'anniversaires avec plus de 25 invités nécessitent souvent plus de préparation pour réussir. Réduisez les contraintes et soyez prête en commençant plus tôt. Commencez par faire une liste de vérification et un planning de la fête pour savoir quand vous finirez les préparatifs. Les choses importantes à prendre en compte consistent à ^{[19] [20]} réserver un local, organiser si possible l'aspect festif (un DJ, une cabine photo, des jeux, des anecdotes, etc.), envoyer les invitations, faire le point des réponses à l'invitation, faire la décoration, planifier la nourriture et les boissons ^[21] .

• Demandez de l'aide. N'essayez pas de tout faire vous-même. Faites appel à un groupe d'amis et à des parents et déléguez les tâches. Créez un « poste de commande central » comme une chaine de courriels ou un groupe privé sur Facebook pour mettre tout le monde au même niveau d'information. Parlez-en régulièrement avec vos assistants pour voir comment les choses évoluent.
• Créez un budget et tâchez de vous y conformer. Demandez à d'autres amis ou des parents de vous aider à établir la liste des dépenses. Utilisez votre liste de vérification pour vous orienter quant aux dépenses. Renseignez-vous quant aux prix des fournitures, des locaux et de l'aspect récréatif. Écrivez ces estimations à côté de chaque rubrique, utilisez-les pour négocier de bon prix et gardez une traçabilité de vos dépenses au fur et à mesure.

Faites une liste des invités. Décidez du nombre de personnes que vous et votre amie voulez inviter. Organisez la liste en deux sections : vos parents et vos amis.

• N'invitez pas plus de 20 % du nombre de personnes que peut contenir le local, normalement 70 à 80 % de tous les invités seront présents ^[22] .
• Pour déterminer le nombre d'invités, prenez aussi en compte les compagnons de vos convives et essayez de savoir s'ils viendront ou pas à la fête.

Choisissez la date et réservez le local devant accueillir la fête. Si la fête doit se tenir dans un lieu autre que votre maison, cet aspect est très important. Selon vos moyens, vous pourriez faire la réservation des semaines ou des mois à l'avance. Si vous ne voulez pas subir les tracas liés à l'organisation d'une fête dans votre maison, vous pouvez réserver des salles de centres communautaires ou des salles paroissiales à moindre cout. Ces locaux ont en plus l'avantage de fournir des tables et des chaises et un accès à la cuisine.

• Au moment de choisir le local devant accueillir la fête, vous devez prendre en compte l'espace de stationnement, la contenance de la salle pour que les invités y soient à l'aise. Cherchez aussi à savoir s'il est possible de servir de la nourriture et qui se chargera de l'installation et du nettoyage.

Envoyez les invitations. Pour de plus grandes fêtes et lorsque vous avez des invités qui doivent venir d'une autre ville, vous devriez envoyer les invitations au moins 60 jours à l'avance ^[23] . Les invitations doivent être imprimées, envoyées par poste ou par email au moins 60 jours à l'avance. Assurez-vous d'y inclure les instructions pour ce qui est de répondre à l'invitation (par exemple par téléphone, email, etc.). Vos cartes d'invitation doivent contenir le nom des organisateurs (vous), l'objet de la fête (l'anniversaire de votre amie), la date, l'heure (démarrage et fin), le lieu, le code vestimentaire (décontracté, thématique, formel) et la carte de réponse ^[24] .

• Personnalisez vos cartes d'invitation afin qu'elles reflètent le thème de l'évènement ou ajoutez-y les photos préférées de votre amie. Vous pouvez visiter des sites comme Zazzle.com ou Shutterfly.com pour personnaliser vos cartes d'invitation.
• Informez régulièrement vos invités en créant un groupe privé sur Facebook.

Prenez un disque-jockey (facultatif). Pour de plus grands évènements, jouer de la musique par un professionnel animera non seulement la fête, mais facilitera aussi son bon déroulement. Assurez-vous d'embaucher un DJ réputé. Ce dernier devrait faire preuve de franchise quant aux couts impliqués à sa prestation et vous envoyer un contrat stipulant les termes de son service. N'envoyez aucun paiement jusqu'à ce que vous voyez le contrat.

Prévoyez le menu. Prévoyez le menu en tenant compte du type de fête et du nombre d'invités. Par exemple, demandez à votre amie si elle voudrait au menu de la pizza et de la crème glacée ou quelque chose de plus formel. Le genre de nourriture que vous allez servir dépend aussi de votre budget. Vous pouvez faire des économies en faisant tout par vous-même ou vous pouvez gagner du temps pour éviter les tracasseries en prenant un service traiteur. La plupart des services traiteurs facturent par personne et ajoutent des frais supplémentaires pour le service. Bien qu'ils puissent couter cher, en prendre un pourrait réduire le stress et les tracas liés à l'organisation de la fête. En plus, ils mettent tout en place avant le démarrage de la fête et s'occupent du nettoyage après ^[25] . Lorsque vous prenez en charge la nourriture ou prenez un service traiteur, il est important de prendre en compte ^[26]  :

• différents types de repas, tels que les apéritifs et les collations, les salades, les plats de résistance et les desserts,
• le type d'alimentation de vos invités (végétalien, végétarien) ou s'ils ont des allergies alimentaires,
• d'autres types de boissons (des boissons alcoolisées, non alcoolisées, du café, du thé, de l'eau et la glace).

Préparez la décoration. Faites une liste des fournitures nécessaires et commencez les achats plusieurs semaines à l'avance. Faites des recherches sur Internet ou visitez un magasin qui se spécialise dans les décorations d'anniversaire ou dans la vente d'articles thématiques. Si possible, commandez des articles thématiques un ou plusieurs mois à l'avance afin qu'ils vous soient livrés à temps pour la fête ^[27] .

• Comme articles de décoration basiques, vous pouvez acheter des bougies d'anniversaire, des banderoles marquées « Joyeux anniversaire », des rubans, des ballons, des chapeaux d'anniversaire et des nappes de table.
• S'il s'agit d'un anniversaire spécial (par exemple le 21e, 30e, 40e ou 50e anniversaire de votre amie), achetez des assiettes, des chapeaux, des nappes de table, des ballons, etc. et personnalisez-les en écrivant l'âge de votre amie. Pensez aussi à faire un album avec des photos de famille ou d'amis.

Organisez le décor et la nourriture. Faites une liste de vérification pour tous ceux dont vous avez besoin et préparez tout deux heures avant l'arrivée des invités. Apprêtez ce qui suit ^{[28] [29]} .

• Les meubles : des tables et chaises pour les invités, des tables pour la nourriture et le gâteau et un espace pour les cartes et les cadeaux.
• Les boissons : des boissons gazeuses, des carafes d'eau avec de la glace (ou si vous le voulez avec des tranches de citrons ou d'oranges), une urne à café et de l'eau chaude pour le thé, des accompagnements pour le café (crème, lait, sucre, bâtonnets), du vin (rouge et blanc), de la bière, des cocktails, de la glace et un entrepôt frigorifique.
• La nourriture et les boissons : des gobelets en plastique ou en verre, des verres à vin, les couverts (couteaux, fourchettes, cuillères), de petites assiettes pour les apéritifs, de grandes assiettes pour le repas principal, des saladiers, des poivrières et des salières, des beurriers et le beurre, des couteaux à beurre et des pots à eau.
• Les couverts et autres : des cuillères et des fourchettes, des couteaux à découper, des bols supplémentaires, des supports de pots et des dessous-de-plat, des poubelles et des sacs à ordures.

Assurez-vous du bon déroulement de la fête. Attribuez diverses tâches à vos assistants comme celui qui se chargera de la nourriture, des boissons, du nettoyage, des cadeaux, de la cuisine et de l'installation. Au cas où vous auriez contacté un service traiteur, ils s'occuperont de la plupart de ces tâches ^[30] . Plus important encore, assurez-vous que votre amie prenne du plaisir et passe une journée sans stress !

• Mêlez-vous à la foule et créez de petites discussions. Essayez d'approcher chaque invité et remerciez-les d'être venu ^[31] .
• Si vous comptez servir de l'alcool, assurez-vous que les invités rejoignent en toute sécurité leur domicile. Demandez à certains de vos amis de raccompagner vos invités ou appelez un taxi. Aussi, si certains invités s'enivrent ou deviennent agressifs, mettez-les simplement de côté et demandez à un ami sobre de les conduire chez eux ^[32] .

Planifiez ce genre de fête, tout comme vous l'auriez fait pour une fête ordinaire. Planifiez les choses, tout comme vous l'auriez fait pour une petite ou grande fête en tenant compte du nombre d'invités (pour plus de 20 invités, il s'agit d'une grande fête). Pour une plus petite fête, commencez à planifier les choses 3 à 4 semaines, mais pour une grande fête, pensez à tout planifier au moins 60 à 80 jours en avance. Faites une liste de vérification pour avoir un suivi des différents détails de l'organisation ^{[33] [34]} .

• Choisissez une date et un lieu.
• Faites la liste des invités, décidez du thème et engagez un traiteur et un DJ.
• Envoyez les invitations, planifiez le menu ainsi que les autres activités, comme les jeux.
• Achetez les articles de décoration, collectez les cartes de réponse et prévoyez de faire des activités divertissantes pour occuper votre amie le jour de la fête.
• Nettoyez le local, dressez la nourriture et faites la décoration.

Assurez-vous que tous les invités soient informés. Collaborez avec vos invités pour qu'ils sachent qu'il s'agit en fait d'une fête surprise. Restez en contact avec quelqu'un qui vit ou qui est proche de votre amie. Demandez-lui si votre amie compte faire quelque chose pour son anniversaire ^[35] . Sans gâcher la surprise, assurez-vous que votre amie ne soit pas occupée ce jour-là pour lui annoncer que vous l'inviterez à un petit déjeuner ou à un diner d'anniversaire.

• Sinon, organisez la fête à quelques jours avant ou après l'anniversaire. Dites-lui que vous l'emmenez au cinéma ou à un concert, mais en fait, vous lui préparez une surprise.

Créez une distraction. Afin de maintenir l'effet de surprise, assurez-vous que votre amie soit distraite et ne soit pas à la maison le jour de sa fête ^[36] . Dites-lui que vous êtes occupé et que vous allez célébrer son anniversaire avec elle plus tard. Faites en sorte que des amis l'invitent à un déjeuner, à un évènement sportif, à passer une journée au spa ou à aller voir un film. Assurez-vous qu'ils ne soient pas dans les environs du lieu de la fête pendant que vous faites les installations et pendant que les invités arrivent.